Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учёт расходов на командировку в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Авансовый отчёт – это документ, который составляется перед командировкой для оформления и контроля расходов, связанных с этой поездкой. Он имеет обязательный для заполнения вид и структуру, определенные командировочными правилами или руководством организации, в которой работает сотрудник.
Назначение авансового отчёта
Назначение авансового отчёта заключается в том, чтобы определить, какие расходы будут понесены во время командировки и какие суммы нужны для их покрытия. Такой отчёт нужен для того, чтобы организация могла заранее выделить необходимые средства и обеспечить командировочными авансами. Это позволяет избежать неурегулированных финансовых вопросов и внести ясность в учет и отчетность.
В авансовом отчёте должны быть указаны общие условия командировки, такие как даты, место и цель поездки. Необходимо также указать расшифровку планируемых расходов: проживание, питание, транспорт и другие издержки, связанные с выполнением деловых задач. Отчёт заполняется по унифицированной форме, чтобы обеспечить однотипность и стандартизацию документа.
Важные требования к заполнению авансового отчёта включают указание даты и подписи, а также полную и точную информацию о планируемых расходах. Документ составляется на основе данных, предоставленных сотрудником, и должен быть проверен руководством организации перед предоставлением авансов. Заполнение авансового отчёта – это необходимый шаг при подготовке к командировке и позволяет организации эффективно планировать и контролировать финансовые ресурсы.
Как составить отчет в свободном виде?
Составление отчета о командировке в свободном виде — это процесс, которым готовит каждый сотрудник, отправляющийся в командировку. Отчет помогает закрепить информацию о командировочных расходах, сроках и других важных деталях командировки.
Для заполнения формы отчета о командировке нужно знать обязательные условия и требования. Одним из главных правил составления отчета является заполнение унифицированной формы, предложенной руководством компании. Форма отчета содержит структуру, в которой указываются все общие и кто-то специфические для данной командировке данные.
Что нужно заполнить в отчете о командировке? В отчетной форме обычно указываются цели командировки, маршрут, расходы на перевозку и проживание, а также авансовый отчет о командировочных сборах. Заполнение отчета должно происходить по факту используя чеки и другие документы подтверждающие расходы.
Однако необходимо учитывать, что каждая компания может устанавливать свои правила и требования по заполнению отчетов о командировке. Поэтому перед составлением отчета, важно ознакомиться с внутренними правилами компании и проконсультироваться с руководством.
Обязанности плательщиков по счетам
Платежные счета — важный аспект финансовой деятельности организации: в соответствии с новыми подзаконными актами, вступающими в силу в 2023 году, устанавливаются конкретные правила и требования к расчетам по счетам.
Обязанное лицо получает от организации деньги на выполнение служебных обязанностей, в том числе на командировочные расходы. При выдаче денег бухгалтеру необходимо заполнить специальную форму заявления с указанием цели и суммы аванса.
На расчеты с казначеями распространяются новые правила, предусматривающие строгий контроль за использованием выданных денег. Орган власти должен представить отчет о расходовании средств. В нем отражаются все расходы, понесенные в интересах организации.
Если лицо расходует выданную ему сумму на другие цели или в личных целях, оно обязано компенсировать эту сумму. Компенсация может быть произведена наличными или путем перечисления суммы на учетную карточку.
Заполнение отчета о расходовании денежных средств от подотчетного лица является обязательным. В отчете должны быть указаны все расходы по каждой категории. Это расходы на проезд, питание, проживание и другие расходы, связанные с исполнением служебных обязанностей.
Расчеты с кредиторами могут осуществляться в различных формах, включая наличные или банковские переводы. При расчетах с кредиторами важно соблюдать правила и требования новых правил ведения бухгалтерского учета, чтобы избежать мошенничества и штрафных санкций.
Порядок эмиссии выставочных денег
Выдача денег под выставки регулируется новыми правилами, которые вступят в силу с 2023 года. Сотрудники организации, находящиеся в командировке, могут заранее подать заявление на выдачу денег за свой счет, если они хотят использовать их на командировочные расходы.
Основным правилом заполнения заявления на выдачу аванса является указание цели и суммы расходов. Работник должен точно перечислить, на что он собирается потратить деньги во время командировки, т.е. на проезд, проживание, питание, транспорт и другие цели.
Деньги могут выдаваться в различных формах, например, наличными или перечисляться на банковскую карту сотрудника. Это регулируется правилами организации. Однако в целях контроля и прозрачности все расходы должны быть подотчетны и тщательно документированы.
По окончании командировки сотрудник должен представить отчет о затратах, отражающий все расходы, произведенные в интересах агентства. Отчет должен быть оформлен в соответствии с правилами заполнения и представлен в агентство в установленные сроки.
После проверки и подтверждения правильности отчета сотруднику возмещаются расходы, указанные в отчете. Возмещение может осуществляться в виде денежной выплаты или путем удержания суммы из следующей зарплаты.
Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
В некоторых случаях согласия работника недостаточно для составления приказа. Для некоторых категорий граждан командирование под запретом — беременные женщины (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетние (ст. 268).
Перед тем как отправить сотрудника в командировку, нужно также удостовериться, что отсутствуют ограничения медицинского характера. Также важно, чтобы работник не проходил через индивидуальный план реабилитации или был оформлен по ученическому договору.
Обязательное согласие на командирование требуется:
-
для одиноких родителей с детьми до 5 лет;
-
для опекунов детей до 5 лет;
-
для лиц, ухаживающих за больным родственником (на основе медицинского заключения) или за ребенком с инвалидностью.
Компенсация расходов и авансовый отчет
Работник, отправляясь в командировку, имеет право на получение от работодателя аванса для покрытия расходов на проезд, наём жилого помещения и иных расходов, связанных с пребыванием вне места работы.
К сведению! Не облагаемая подоходным налогом и страховыми взносами норма суточных при командировках за границу в 2023 году составляет 2500 рублей.
Сумму командировочных расходов необходимо отразить в приказе о направлении в командировку. Суточные могут быть рассчитаны в большем объеме по решению руководителя предприятия путем издания локального нормативного акта об установлении норм суточных. Ориентиром для определения их размера при командировках за границу могут служить нормативы суточных для бюджетных учреждений, установленные Постановлением Правительства от 26.12.2005 года № 812.
Суточные могут быть рассчитаны как в рублях, так и в валюте и выданы работнику одним из двух способов:
- оформление платежного поручения в банк при переводе работнику безналичных денежных средств;
- выписка расходного кассового ордера при выдаче наличных денег.
Если аванс выдан в рублях
Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).
Это отдельная часть расходов, которая не подтверждена документарно. Деньги выдаются на собственные нужды сотрудника. Размер суточных одинаков для всех населенных пунктов. По закону предельная величина суточных, которые не облагаются НДФЛ, составляет 700 руб. На суммы сверх этой цифры должен начисляться налог по ставке 13 %. Размер суточных для заграничных командировок зависит от страны назначения. Расчет производится по календарным дням, включая выходные и праздники, время нахождения в пути. Выплата может осуществляться наличкой на основе заявления сотрудника или банковским переводом. Чаще используется второй вариант. Но при перечислении таких сумм на «зарплатные» карты могут возникнуть налоговые риски, которые связаны с переквалификацией средств. Чтобы не возникали конфликты, организация должна отразить в учетной политике возможность перечисления денег на любые реквизиты сотрудников. Иначе госорганы могут доначислить на них НДФЛ, страховые взносы, а также пени и штрафы.
Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета
Отчитаться за использование денежных средств компании придется самому сотруднику. Как в этом разобраться, приведем пошаговую инструкцию по заполнению авансового отчета командировочных расходов:
- В бланке авансового отчета (АО-1) вписываем наименование компании;
- Указываем в поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника;
- «Назначение аванса» указываем причину – служебная командировка;
- В левой части бланка ставим сумму полученного аванса и использованных расходов;
- В правой части расходную часть проводками оформляет бухгалтер;
- Второй лист (отрывная часть) является распиской о принятии отчета на проверку;
- Третий лист АО-1 (обратная сторона) заполняется по документам, подтверждающим расходы;
- Заполнив документ, работник относит в бухгалтерию АО-1 и документы для дальнейшего оформления;
- Бухгалтер проверяет, фиксирует проводками суммы по документам;
- Руководитель проверяет и подписывает.
Все ответственные лица утверждают своими подписями согласованный АО-1.
Как видим, ничего сложного в этом нет, но если сотрудник затрудняется, то можно отнести в бухгалтерию расходные документы и бухгалтер сам в бухгалтерской программе заполнит отчет. Останется только проверить и подписать работнику, бухгалтеру и руководителю.
Требования к оформлению БСО
Предположим, что расходы «подотчетника» удостоверены БСО.
На что должен обратить внимание бухгалтер?
Требования к БСО установлены Положением об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 (далее — Положение N 359). Прежде всего бланки строгой отчетности должны быть изготовлены исключительно типографским способом. Отпечатанный в типографии бланк должен содержать следующие сведения об изготовителе: сокращенное наименование, ИНН, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж.
Простой компьютер для тиражирования бланков использован быть не может (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43).
Формы БСО организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать самостоятельно. Однако из этого правила есть немногочисленные исключения, перечисленные в п. п. 5 — 6 Положения N 359. Так, не подлежат изменению формы бланков:
- перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
- услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).
Подчеркнем: постоянные реквизиты, а также шестизначный номер и серия должны быть внесены в бланк исключительно типографским способом. Заполнение этих сведений вручную недопустимо. Это требование сближает БСО с чеками ККМ.
Шаг 3. Оплатите командировку
Командировочные расходы в 2023 году:
- для командировок по России — 700 руб в сутки,
- для командировок за границу — 2500 руб в сутки.
Организация вправе увеличить суточные по внутреннему распоряжению. Также суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т.д. При оплате командировочных расходов сверх указанной суммы необходимо уплатить НДФЛ и страховые взносы (кроме страховых взносов) на сумму превышения).
Помимо командировочных расходов прикомандированный сотрудник получает:
- стоимость аренды жилья;
- командировочные расходы в командировку и обратно;
- иные расходы (например, оплата связи или почтовых услуг), произведенные с разрешения или с ведома работодателя.
Работнику выдается аванс на оплату таких расходов перед его отъездом в командировку.
Как заполнить авансовый отчет по командировке; пример для скачивания
Все растраты, необходимые для реализации служебного задания в командировке, обязан взять на себя работодатель. Это прописано в статье 168 ТК РФ. В число обязательной компенсации трат входит возмещение расходов на перемещение (перелет или проезд), аренду жилья, суточные расходы.
Иными словами, к отчету прикрепляются чеки, билеты и прочая документация о расходах, которые предприятие-работодатель обязано компенсировать. Это объясняется тем, что выплата средств производится по факту возвращения сотрудника на рабочее место. Отметка о прибытии в отделе кадров является финальной точкой, после которой командировка заканчивается, и авансовый отчет считается «готовым к употреблению».
Авансовый отчет обязан подготовить лично командированный сотрудник и предоставить бухгалтерии с приложенными чеками, расписками и иной первичной документацией. При этом работнику в стандартных ситуациях следует заполнять только часть лицевой и оборотной стороны формы – остальное берут на себя специалисты бухгалтерской службы.
На практике встречаются случаи, когда для реализации рабочего задания сотруднику приходится отправляться в другие организации или продлевать переезд по факту решения задач. В этом случае дополнительные расходные пункты следует отражать на оборотной стороне командировочного удостоверения. Там работник должен расписать все пункты, куда, с какой целью и в какой период направляется для решения производственных задач. Эта информация будет незаменима для дальнейшего оформления непредвиденных командировочных расходов.
Чтобы отправить сотрудника в служебную поездку, нужно выполнить ряд обязательных поэтапных действий. После выбора лиц и создания приказа о направлении в командировку необходимо разобраться с финансовой стороной вопроса, поскольку в большинстве случаев любое служебное перемещение работников очень затратно для организации.
Дата пересечения границы имеет значение при расчёте суточных. Ведь их размер в поездках по России и за границей чаще всего отличается. При этом по пути туда суточные по норме для другой страны считаются со дня въезда в неё, а на обратном пути со дня въезда в РФ — по внутрироссийской ставке. Например, если работник командирован в Германию и добирался туда и обратно самолётом, пересекая границы в день вылета, суточные с первого до предпоследнего дня командировки ему полагаются по ставке для Германии, а за день приезда — по российской.
- выступает подтверждением расходов при выдаче аванса перед убытием работника в командировку (а выдать ему аванс — обязанность работодателя, предусмотренная законом);
- служит основанием для перечисления работнику средств, полагающихся ему в виде компенсации его трат.
Если работник был командирован в страну, для въезда в которую достаточно внутреннего паспорта РФ, включая Республику Беларусь (ведь на границе с ней паспортного контроля, как известно, нет), дни приезда и отъезда определяются по билетам или иным документам, позволяющим установить даты прибытия в пункт назначения и возвращения в начальный пункт командировки.
Если работник имеет второе гражданство, дающее ему право на безвизовый въезд в другие страны (например, является не только россиянином, но и одновременно гражданином Литвы, Республики Молдова или Украины, имеющим право на безвизовый въезд в Евросоюз), к отчёту он прилагает копии всех загранпаспортов, использованных в поездке. Ведь из РФ он согласно закону должен выезжать по российскому загранпаспорту.
Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2023 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2023 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.
Командировка работника в 2021 году — какие документы оформить
27 ноября
18844
#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>
Как оформляется командировка в 2021 году: это приказ, распоряжение о выплате аванса и последующий учет расходов. От того, насколько правильно оформлены документы для командировки, зависит обоснование расходов для налоговой инспекции.
| Быстрое согласование внутри компании, контроль исполнения поручений — как оптимизировать рутинные задачи, вы узнаете из нашего курса. |
Оправдательные документы к авансовому отчету с 1 июля 2022
- Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
- Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
- После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы.
- Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки.
- товарные чеки/накладные;
- квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.
Как заполнить авансовый отчет по командировке?
Поскольку оформление и сдача авансового отчета по командировке обычное дело в сегодняшней действительности, то необходимо знать, каким образом составляется данный документ. На законодательном уровне имеется его разработанная и унифицированная форма, а также указание на порядок заполнения (Постановление Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 г.).
При этом он принадлежит к документам первичного учета и необходим в бухгалтерских целях – учет, подлежащих выдаче финансов командируемому лицу. Порядок его формирования подразумевает следующее:
- составляется он лицом, который был в поездке, и работником бухгалтерии;
- устанавливается список прилагаемых документов о произведенных расходах командируемым сотрудником;
- в нем должны быть прописаны суммы затраченных денежных средств с разбивкой по категориям.