Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Статьи журнала «Налоговый вестник»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кодовый идентификатор закрепляется за имуществом в момент постановки на учет и закрепляет его статус в качестве предмета, подлежащего инвентаризации. Номерное значение наносится различными способами: с помощью лакокрасочных средств, фиксации жетона, гравировки или штрихового кода. Возможны и другие варианты, соответствующие двум приоритетным критериям — невозможность быстрого удаления, и простота визуальной идентификации при проведении ревизионных мероприятий.
Не существует законодательных положений, которые бы строго определяли, как правильно присвоить инвентарный номер основному средству. Есть инструкция № 174н, опубликованная Минфином, и содержащая общие рекомендации, а также регламент № 157н, актуальный для муниципальных унитарных предприятий. Указанные документы рассматриваются в качестве базиса, используемого организациями при самостоятельной разработке инвентаризационных кодификаторов и порядка их назначения. Алгоритмы закрепляются локальными актами, либо определяются в рамках ведомственной иерархии, будучи установленными вышестоящими органами.
Алгоритм присвоения кодовых обозначений
Идентификаторы наносятся на товарно-материальные ценности ответственным сотрудником, в присутствии представителей отдельно учрежденной группы, занимающейся контролем поступления и выбытия активов. Основные критерии — видимость и читабельность, надежность, отсутствие возможности исправления, а также соответствие инвентарного номера образцу, определенному в рамках учетной политики организации.
Некоторые объекты обладают свойствами и характеристиками, не позволяющими произвести физическую маркировку, либо делающими ее нецелесообразной ввиду особенностей эксплуатации. В этих случаях рекомендации по ведению бухгалтерского учета предписывают занести в реестр описание и код, а также указать, что на самом предмете идентификатор отсутствует.
Как присвоить номера основных средств и прочих типов объектов
Код наносится сотрудником, который несёт материальную ответственность. Процедура проводится под наблюдением члена комиссии по поступлению и выбытию активов.
Номера наносятся на объекты учёта. Удобнее использовать нестираемые полипропиленовые этикетки. Также номер можно наносить краской, прикреплять к предмету металлический жетон с надписью. Можно использовать также другие способы нанесения: гравировка, сварка, проставление штампа. Наносить код нужно таким способом, чтобы его нельзя было исправить или подменить. Номер должен быть чётким, легко читаться.
Иногда объект имеет особые свойства при эксплуатации, что не позволяет проставить на нём номер. В таком случае, в бухгалтерском учёте описывают предмет и его номер, отмечают отсутствие номера непосредственно на объекте.
Структура инвентарного номера
Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:
Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:
Получаем инвентарный номер 040302.
Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:
Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.
Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.
В Кадастровой палате рассказали, как присваиваются номера объектам недвижимости
Законодательством Российской Федерации предусмотрено присвоение уникального цифрового кода всем зарегистрированным объектам недвижимости – кадастрового номера, который позволяет идентифицировать все объекты.
Кадастровый номер присваивается органом регистрации прав единожды при государственном кадастровом учете в связи с образованием или созданием объекта недвижимости или при внесении сведений о ранее учтенном объекте недвижимости в Единый государственный реестр недвижимости (ЕГРН). Такой номер не изменяется и не повторяется во времени и на территории Российской Федерации.
В целях его присвоения территория РФ поделена на кадастровые округа, районы и кварталы, что позволяет однозначно определить местоположение объектов на территории страны. Например, кадастровый номер 29:09:010101:1, означает, что объект расположен в Архангельской области (29 регион), в Ленском районе (кадастровый район 09), в кадастровом квартале 010101; и имеет порядковый номер – 1.
Исключение составляют объекты, которые располагаются на территории нескольких единиц кадастрового деления, это, например, линейные объекты – дороги, ЛЭП, трубопроводы. Для таких объектов создаются «Условные» единицы кадастрового деления, с учетным номером «0».
Всем учтенным объектам недвижимости присвоен кадастровый номер и в настоящее время все сведения об объектах содержатся в единой базе – Едином государственном реестре недвижимости, который образовался в 2017 году путем объединения двух ресурсов – государственного кадастра недвижимости и Единого государственного реестра прав.
В то же время, в старых свидетельствах на землю, технических паспортах или кадастровых паспортах объектов капитального строительства указаны номера, наименование и структура которых не соответствует «современному» кадастровому номеру.
Это связано с тем, что до 2000 года земельным участкам присваивались условные номера, на основании которых производился их учет. Данный номер можно увидеть в старом свидетельстве о праве собственности на землю. Объектам капитального строительства до 2012 года в процессе технического учета, который осуществляло Бюро технической инвентаризации, присваивались инвентарные, либо кадастровые номера.
В процессе «земельных реформ», произошедших в 2000 и 2012 годах, учет земельных участков и объектов капитального строительства был передан в орган кадастрового учета. Как, соответственно, и вся информация о ранее учтенных объектах.
Орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, также вел учет объектов по регистрационным номерам, которые указаны в свидетельствах о регистрации права собственности.
В результате всех произошедших изменений в земельном законодательстве, объектам недвижимости, у которых ранее имелся условный, инвентарный, либо регистрационный номер, был присвоен кадастровый. Ранее присвоенные номера не аннулируются, в данном случае они считаются предшествующими.
При этом, зная условный номер, можно узнать, содержатся ли сведения об объекте недвижимости в ЕГРН и присвоен ли ему кадастровый номер.
Если вы не нашли свой объект, или сведения о нем отсутствуют в ЕГРН, вы также вправе обратиться с необходимыми документами в многофункциональный центр.
Как не нужно присваивать инвентарные номера: примеры ошибок
Нарушение стандарта, как правило, негативно сказывается на общих процессах учета, а в отдельных случаях может стать причиной проблем с проверяющими и контролирующими ведомствами. Четкость кодификации представляет особую значимость в рамках деятельности государственных и муниципальных учреждений, а также подведомственных структур — даже одно неверно указанное кодовое значение способно нарушить порядок строгой отчетности и стать причиной применения дисциплинарных мер.
Поводом для ошибок обычно служит недостаточный уровень квалификации — далеко не все ответственные сотрудники на самом деле знают, как правильно поставить инвентарные номера на основные средства, и с какой суммы они присваиваются. Среди распространенных проблем стоит выделить:
Во избежание подобных ситуаций рекомендуется строго придерживаться правил, определяющих необходимость присутствия специальной комиссии во время распределения инвентарных номеров объектов — это гарантирует соблюдение стандартов, и уменьшает вероятность возникновения ошибок.
Что такое инвентарный номер
Основные средства могут использоваться в работе только после принятия их к бухучёту. Единица такого учёта — инвентарный объект. Чтобы следить за сохранностью предметов, их использованием и состоянием, им присваивают номера.
Для организации бухгалтерского учёта и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учёту соответствующий инвентарный номер.
Приказ Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учёту основных средств», п. 1, пп. 11
Особенности присвоения номера:
- Номер указывают на каждом объекте.
- Изменять код во время использования нельзя.
- Номер можно присвоить объекту, части которого имеют равный срок полезного использования.
Частям единого объекта нельзя присваивать разные коды. Также не предусмотрено объединение нескольких объектов под одним номером. Этот вид нумерации используется только во внутреннем учёте компании. При передаче прав собственности номер не сохраняется.
Структура инвентарного номера
Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:
- ее размеров;
- структуры и наличия подразделений;
- возможностей и ресурсов в процессе организации БУ.
Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:
- 04 — счет учета НМА;
- 03 — код подразделения, в котором находится объект;
- 02 — номер по порядку этого объекта в подразделении.
Получаем инвентарный номер 040302.
Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:
- «АХО» — для бухгалтерии и финансовой службы хозяйственной службы;
- «СКЛ» — склад и др.
Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.
Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.
По большому счету, к инвентарному номеру можно предъявить всего два требования: номер должен быть уникальным, а система нумерации должна быть упорядоченной.
Под уникальностью понимается присвоение одному объекту только одного неповторимого инвентарного номера. Проще говоря, один и тот же номер не может быть присвоен двум или более объектам и, наоборот, одному объекту не стоит присваивать два или более инвентарных номера. Причем, мы рекомендуем придерживаться этого правила даже если объект выбыл с балансового учета. Во избежание возможной путаницы лучше не присваивать номер выбывшего объекта новому. Ведь документация по выбывшему объекту продолжает храниться в организации, и смешение номеров может привести к ошибкам.
Что касается упорядоченности, то здесь речь идет о выстраивании их в некую систему, а не о создании номеров случайным образом. Это дает возможность бухгалтеру, не заглядывая в карточку объекта, по первым цифрам узнать его основные характеристики, что значительно ускоряет процесс инвентаризации и учета. Согласитесь, когда по номеру сразу ясно, что это за вид объекта, когда он приобретен и где расположен, это удобно.
Инвентарный номер как средство контроля
Имущество организации в целях учёта состоит из инвентарных объектов. Инвентарный номер подтверждает, что объект оприходован и поставлен на учёт. Методические указания № 91н регламентируют общие требования к учёту инвентарных объектов и устанавливают правила присвоения инвентарных номеров. Название объекта, номер, местонахождение позволяют идентифицировать имущество, контролировать состояние активов, перемещение, срок использования.
Инвентарный номер сохраняется за объектом постоянно. Один номер всегда принадлежит только одному инвентарному объекту. Организация присваивает номера по порядку. Очерёдность устанавливается по журналу (книге) учёта инвентарных номеров. В инвентарной карточке объекта обязательно указывается инвентарный номер.
Присвоение инвентарных номеров земельным участкам
Земельные участки и объекты недвижимости подлежат кадастровому учёту. На каждый участок и объект недвижимого имущества заводится кадастровое дело. Комитет по земельным ресурсам и землеустройству района учитывает инвентарные номера кадастровых дел. Когда на участке построен жилой или дачный дом, формируется единое кадастровое дело на земельный участок и первичный объект недвижимости. Инвентарный номер присваивается один.
Инвентарные номера недвижимых объектов регистрируются по порядку в Книге учёта инвентарных дел. Форма Книги устанавливается приказом руководителя учреждения. В структуру номера кадастрового дела входит номер из Книги учёта и код района Комитета по земельным ресурсам и землеустройству.
Чтобы узнать инвентарный номер квартиры, достаточно заполнить форму на сайте Росреестра.
Как присвоить инвентарный номер основному средству
- инвентарный номер не должен повторяться, т.е. нескольких объектов, пронумерованных одинаково, в компании быть не должно;
- при сочленении единого объекта из нескольких элементов всему комплексу присваивается один инвентарный номер;
- номера присваиваются в соответствии с порядком числового ряда;
- инвентарный номер объекта не может измениться при перемещениях внутри одной фирмы, прикрепленный к активу при принятии к учету, он остается за ним в течение всего периода нахождения в организации;
- инвентарные номера не сохраняются при выбытии, например, реализации. Компании, приобретающие ОС, присваивают объектам номера в соответствии с разработанной внутрифирменной методикой;
- за арендованными ОФ инвентарные номера могут сохраняться (на усмотрение арендатора).
Как правильно наносить инвентарный номер?
Для начала нужно определиться, куда именно будут наноситься инвентарные номера, ведь однотипность подхода позволит быстрее и качественнее проводить дальнейшую сверку. Например, если речь идет об инвентаризации столов, то проще и понятнее будет, если у всех столов номера будут располагаться с обратной стороны столешницы. При этом выбранное место не должно быть труднодоступным, так как далеко не все объекты можно перевернуть или передвинуть.
Естественно, выбранное для нумерации место должно быть максимально защищено от внешних воздействий, так как номер должен продержаться на объекте весь срок эксплуатации.
Выбирая способ нанесения инвентарного номера, помните, что любое непосредственное воздействие на предметы может привести к порче имущества, а значит, наносить номера лучше всего на специальные жетоны или стикеры.
Кстати, пронумеровать можно далеко не все предметы, некоторые из них просто слишком малы. В этом случае проще обойтись соответствующей пометкой в журнале учета. А чтобы объекты без номера было проще найти — опишите их местоположение.
Организация бухгалтерского учета любой компании предполагает строгий учет основных средств: средств труда, с помощью которых производятся продукция, работы или услуги. Одним из основных механизмов контроля за сохранностью и перемещением ОС является присвоение им инвентарных номеров: уникальных цифровых и символьных комбинаций, которые не изменяются на протяжении всего эксплуатационного срока ОС. При присвоении инвентарного номера пользуются определенными приемами, позволяющими закодировать в цифрах и символах всю основную информацию о каждом ОС. Помимо ОС, инвентарные номера присваиваются еще некоторым важным для функционирования компании объектам.
Как присвоить инвентарный номер
Особенности этой процедуры регулирует приказ Минфина РФ от 13.10.2003 №91н, утверждающий Методические указания по учету ОС (п.1 п/п 11). Отдельному инвентарному объекту присваивают один номер, который обязательно наносится на объект: краской, креплением металлического жетона или другим методом. Номер должен быть понятным, хорошо читаемым. Если объект нематериален (например, лицензионная программа) и в ходе использования нет возможности зафиксировать на нем номер, то отражают его только в бухгалтерской документации.
На объекты-комплексы, состоящие из нескольких единиц с разными сроками полезной эксплуатации, каждой части присваивают отдельный номер. Если же в комплекс входят единые объекты с одинаковым СПИ, то весь объект числится под одним номером.
Инвентарный номер, присвоенный одному инвентарному объекту неизменен на протяжении всего периода нахождения в компании, однако, как правило, не передается другому предприятию, например, при продаже имущества. Компания, приобретающая такой объект, присваивает ему инвентарный номер в соответствии с собственной нумерацией.
Номер выбывшего объекта обычно не присваивают вновь поступающему имуществу, выдерживая пять лет после факта выбытия.
Законом не предусмотрено объединение нескольких единиц под одним номером, но внутренний учет фирмы приемлет этот способ учета. При поступлении нескольких однотипных объектов (например, компьютеров) бухгалтер фирмы может объединить их под одним номером.