Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Медосмотр при поступлении на работу: НДФЛ и страховые взносы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На практике организации нередко практикуют самостоятельную оплату работником расходов на медосмотр. Поступив на работу, сотрудник предъявляет работодателю документы, подтверждающие расходы, после чего получает компенсацию.
Для целей исчисления НДФЛ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главой 23 НК РФ (п. 1 ст. 41 НК РФ).
В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах.
К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).
Перечень доходов, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения), установлен ст. 217 НК РФ. Данный перечень является исчерпывающим, соответственно, все иные доходы облагаются НДФЛ в общем порядке (письмо Минфина России от 17.02.2016 N 03-04-09/8848).
Пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлено, что не являются объектом обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Обязанность по оплате расходов на проведение в предусмотренных законом случаях медицинского осмотра работников возложена на работодателя (ст. 69, часть вторая ст. 212, ст. 213 ТК РФ, часть пятая ст. 24 Федерального закона от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ»).
В случае если осмотр оплачен работником самостоятельно, то расходы по его проведению должны быть работодателем компенсированы (смотрите, например апелляционное определение СК по гражданским делам Краснодарского краевого суда от 14.06.2016 по делу N 33-17011/2016, определение СК по гражданским делам Приморского краевого суда от 10.05. 2016 по делу N 33-4389/2016, апелляционное определение СК по гражданским делам Курганского областного суда от 15.04.2014 N 33-905/2014).
Поэтому, считаем, что если сотрудники за свой счет проходят обязательный медицинский осмотр, а организация впоследствии эти расходы компенсирует, то такие компенсации не облагаются НДФЛ в случае, если проведение медосмотра предусмотрено для данной профессии в силу закона (смотрите также письмо Минфина России от 21.11.2008 N 03-03-06/4/84, постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.08.2006 по делу N А56-31936/2005).
При этом в письме Минфина России от 08.02.2018 N 03-15-06/7527 (далее — Письмо) отмечается, что предусмотренные ст. 213 ТК РФ медицинские осмотры (обследования) осуществляются за счет средств работодателя. На основании этого специалисты финансового ведомства полагают, что оплата обязательных медицинских осмотров (обследований) работников за счет собственных средств работников с последующим возмещением таких расходов работодателем ст. 213 ТК РФ не предусмотрена.
Представители Минфина России считают, что не подлежат обложению НДФЛ суммы возмещения организацией работникам стоимости проведения медицинских осмотров на основании п. 10 ст. 217 НК РФ в случае соблюдения условий, установленных п. 10 ст. 217 НК РФ.
Напомним, что согласно п. 10 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ суммы, уплаченные работодателями за оказание медицинских услуг, в частности, своим работникам, и оставшиеся в распоряжении работодателей после уплаты налога на прибыль организаций. Отметим, что и ранее представители финансового ведомства приводили аналогичные разъяснения (письмо Минфина России от 05.03.2005 N 03-03-01-04/1/100).
Работодатель требует пройти медосмотр за свой счет
Практика, когда работодатели просто отправляют вновь принятых работников на предварительные медосмотры за свой счёт, очень распространена в России. Работник идёт проходить медосмотр и оплачивает его сначала из своего кармана. Потом работодатель возмещает ему затраты.
Тоже самое произошло в случае с гражданином Л. Но в связи с тяжёлым материальным положением работник не смог оплатить медосмотр. Поэтому гражданин Л. обратился в суд с требованием, признать незаконным бездействие работодателя, выразившееся в необеспечении прохождения истцом обязательного предварительного медицинского осмотра при поступлении на работу уборщиком территории с вредными и опасными факторами. Также работник потребовал взыскать с ответчика компенсацию морального вреда 1 млн. рублей.
Районный суд Екатеринбурга частично удовлетворил исковые требования, обязав работодателя оплатить медосмотр работнику в течение 5 дней после вступления в силу судебного решения, а также возместить моральный вред в размере 1 тысяча рублей.
Ндфл с суммы компенсации работнику расходов на медосмотр
Компенсация работодателем расходов работника на медосмотр: ндфл
Согласно Трудового кодекса РФ, обязательные и периодические медицинские осмотры работников должны проводится за счет средств работодателя. Данные о таких осмотрах заносятся в Личную медкнижку работника.
Медосмотр обязаны проходить следующие категории работников:
- организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли;
- работники водопроводных сооружений;
- медицинские организации;
- детские учреждения и некоторые другие организации.
На практике встречаются 2 ситуации:
- Согласно письма Минфина России от 8 февраля 2018 г. N 03-15-06/7527, в первом случае расходы освобождаются от налогообложения ндфл, во втором случае работодатель обязан удержать ндфл с суммы компенсации в бюджет:
- указанные доходы освобождаются от налогообложения в случае безналичной оплаты работодателями медицинским организациям расходов на оказание медицинских услуг налогоплательщикам, а также в случае выдачи наличных денежных средств, предназначенных на эти цели, непосредственно налогоплательщику (членам его семьи, родителям, законным представителям) или зачисления средств, предназначенных на эти цели, на счета налогоплательщиков в банках.
- В письме выше речь идет о первой ситуации, а не о компенсации уже фактически понесенных работником расходов на медосмотр.
- Но в то же время, согласно письма Минфина России от 26 июля 2018 г. N 03-04-06/52404, работодатель и во втором случае имеет право не удерживать ндфл в бюджет:
суммы возмещения работодателем стоимости проведения обязательных медицинских осмотров работников, прохождение которых обусловлено требованиями статьи 213 Трудового кодекса, не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) работников, соответственно, доходов, подлежащих обложению налогом на доходы физических лиц, в таком случае не возникает.
Следует отметить следующее: есть решение Октябрьского районного суда г. Самары Самарской области от 13.05.2015 № 12‑232/2015, согласно которому, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение законодательства в сфере охраны труда в случае, если он сам не оплачивает медосмотры медучреждениям, а только компенсирует эти затраты своим работникам.
Какие документы подтверждают оплату пройденного медосмотра
Итак, чтобы получить компенсацию, соискатель должен предъявить нанимателю и бухгалтерии документы, которые доказывают факт оплаты и виды оказанных мед. услуг. Наниматель оплату за мед. услуги производит, руководствуясь подтверждающими документами. Законодательство перечень таких документов не устанавливает.
Между тем закон выдвигает вполне четкое требование к подтверждению подобных трат. Оно гласит, что все траты по медосмотрам нужно подтверждать документами, оформление которых соответствует предписаниям и нормам законодательства РФ. Если речь идет о первичной документации, подтверждающие хозяйственные операции, они должны составляться согласно утвержденным типовым формам. Если форма какого-то документа разрабатывается самостоятельно, то она должна содержать обязательные реквизиты и т. д.
В ситуации, когда наниматель заключил договор с мед. организацией, подтверждающим документом может быть, например, платежное поручение либо акт оказания конкретных услуг. Акт унифицированной формы не имеет, поэтому при его составлении следует включать в него требуемые законом реквизиты.
Если соискатель обращался в мед. организацию лично, и сам оплачивал услуги, то, соответственно, предъявляются совершенно иные документы, удостоверяющие факт оплаты. Это может быть, к примеру, кассовый чек либо другие документы, из которых следует, что такая-то мед. услуга оказана.
Медосмотр при поступлении на работу
Необходимость прохождения медосмотра при приеме на работу зафиксирована в ст. 213 ТК РФ. Согласно нормам трудового законодательства, первичный медосмотр обязателен в случаях, когда гражданин принимается:
- на работу с вредными и/или опасными условиями труда;
- на должность, связанную с движением автотранспорта (водители);
- на подземные работы.
Кроме того, обязательный первичный медосмотр предусмотрен для работников:
- сферы общепита;
- медицинских учреждений;
- сферы торговли;
- детских садов.
Цель проведения медосмотра для работников тяжелого труда – определение пригодности гражданина для выполняемой работы. Медосмотры в медучреждениях и в сфере общепита проводятся с целью предупреждения распространения заболеваний.
Согласно абзацу 8 ст. 213 ТК РФ расходы, связанные с прохождением гражданином медосмотра при приеме на работу, оплачиваются за счет работодателя.
Компенсация расходов на медосмотр сотруднику: НДФЛ и страховые взносы
На практике организации нередко практикуют самостоятельную оплату работником расходов на медосмотр. Поступив на работу, сотрудник предъявляет работодателю документы, подтверждающие расходы, после чего получает компенсацию.
Компании применяют данный метод оплаты первичного медосмотра с целью снизить собственные расходы. Представим, что речь идет о крупном производственном предприятия с огромным штатом, где процесс приема на работу является постоянным и непрерывным, а многие кандидаты после прохождения медосмотра отказываются от дальнейшего трудоустройства. В таком случае для работодателя будет вполне резонно компенсировать расходы на медосмотр уже принятому в штат работнику, а за кандидата, который прошел медосмотр и на работу не устроился, расходы нести не нужно.
При этом на основании разъяснений Минфина (письмо 03-15-06/7527 от 08.02.2021 года) работодатель, компенсирующий расходы на первичный медосмотр кандидату или принятому в штат сотруднику, обязан начислить и выплатить НДФЛ по ставке 13%. Таким образом, при компенсации расходов у работодателя возникают дополнительные налоговые обязательства.
Что касается страховых взносов, то, аналогично оплате расходов напрямую медучреждению, при компенсации стоимости первичного медосмотра сотруднику начислять взносы и выплачивать их в фонды работодателю не нужно.
Кому нужно проходить медкомиссию при трудоустройстве
Существуют определённые категории сотрудников, для которых прохождение медосмотра предопределено действующим законодательством, например, для таких как:
- водители — обязательно прохождение нарколога и психолога;
- персонал, задействованный на предприятиях с вредными и опасными условиями труда (ч. 1 ст. 213 ТК РФ) — фактор вредности определяется специальной оценкой. При этом перечни вредных и опасных работ указаны в Приказе Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н;
- офисные служащие, вынужденные проводить за компьютером больше половины рабочего времени — ежегодно;
- сотрудники предприятий общепита — оформление медкнижки (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
- работники пищевых предприятий — оформление медкнижки(ч. 2 ст. 213 ТК РФ) ;
- персонал, работающий в непосредственном контакте с детьми — преподавательский состав дошкольных и школьных учреждений, включая группы временного пребывания (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
- сотрудники сфер бытового обслуживания — банно-прачечные комплексы, парикмахерские, салоны красоты и пр. (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
- медперсонал — поликлиники, лаборатории, стационары (ч. 2 ст. 213 ТК РФ).
Помимо этого, медкомиссии проходят несовершеннолетние сотрудники и персонал, откомандированный на Крайний Север и районы с аналогичными условиями.
Кому нужно проходить медкомиссию при трудоустройстве
Существуют определённые категории сотрудников, для которых прохождение медосмотра предопределено действующим законодательством:
- водители — обязательно прохождение нарколога и психолога;
- персонал, задействованный на предприятиях с вредными и опасными условиями труда — фактор вредности определяется специальной оценкой;
- офисные служащие, вынужденные проводить за компьютером больше половины рабочего времени — ежегодно;
- сотрудники предприятий общепита — оформление медкнижки;
- работники пищевых предприятий — оформление медкнижки;
- персонал, работающий в непосредственном контакте с детьми — преподавательский состав дошкольных и школьных учреждений, включая группы временного пребывания;
- сотрудники сфер бытового обслуживания — банно-прачечные комплексы, парикмахерские, салоны красоты и пр.;
- медперсонал — поликлиники, лаборатории, стационары.
Помимо этого, медкомиссии проходят несовершеннолетние сотрудники и персонал, откомандированный на Крайний Север и районы с аналогичными условиями.
Совмещение ОСНО и ЕНВД
Расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 9 ст. 274, п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Поэтому затраты (возмещение расходов) на прохождение обязательного медосмотра сотрудниками, которые одновременно заняты в деятельности, облагаемой ЕНВД, и в деятельности на общей системе налогообложения, нужно распределять.
Затраты (возмещение расходов) на прохождение обязательного медосмотра сотрудниками, занятыми только в одном виде деятельности, распределять не нужно.
Пример распределения расходов на проведение обязательного медосмотра за счет средств организации. Организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД
ООО «Торговая фирма «Гермес»» продает продовольственные товары оптом и в розницу. По оптовым операциям организация применяет общую систему налогообложения. Розничная торговля переведена на ЕНВД.
Налог на прибыль «Гермес» начисляет ежемесячно.
В учетной политике организации сказано, что общехозяйственные расходы распределяются пропорционально доходам за каждый месяц отчетного (налогового) периода.
Суммы доходов, полученных «Гермесом» от различных видов деятельности в мае, составляют:
- по оптовой торговле (без НДС) – 10 500 000 руб.;
- по розничной торговле – 6 000 000 руб.
Других доходов у организации не было.
В мае Н.И. Коровина (занята в двух видах деятельности) была направлена в поликлинику на обязательный периодический медосмотр. Стоимость медосмотра по договору составляет 12 000 руб. (без НДС).
Чтобы распределить эту сумму между расходами по разным видам деятельности, бухгалтер «Гермеса» сопоставил доходы по оптовой торговле с общим объемом доходов организации.
Кто оплачивает расходы соискателя при отказе в подписании трудового договора?
Если инициатором медосмотра при трудоустройстве выступает сам сотрудник, а законом это не предписано и работодатель не требует справки о состоянии здоровья, то денежные средства за обследование не возмещаются сотруднику. Оплата обследования ложится на плечи самого работника, как в случае подписания трудового договора, так и в случае отказа в приеме на работу.
Если случай прохождения обследования в медицинском учреждении перед трудоустройством соответствует законодательным требованиям, или же работодатель настаивает на его прохождении, то сотрудник не несет никакие расходы.
Прохождение медосмотра при трудоустройстве имеет плюсы, как для работодателя, так и для самого работника. Руководитель будет уверен, что состояние здоровья принимаемого в штат сотрудника не имеет противопоказаний к имеющимся условиям работы, а сам сотрудник имеет возможность выявить возможные проблемы на ранних стадиях.
Возврат денег за прохождение медосмотра при устройстве на работу
Кому нужно проходить медкомиссию при трудоустройстве
Существуют определённые категории сотрудников, для которых прохождение медосмотра предопределено действующим законодательством:
- водители — обязательно прохождение нарколога и психолога;
- персонал, задействованный на предприятиях с вредными и опасными условиями труда — фактор вредности определяется специальной оценкой;
- офисные служащие, вынужденные проводить за компьютером больше половины рабочего времени — ежегодно;
- сотрудники предприятий общепита — оформление медкнижки;
- работники пищевых предприятий — оформление медкнижки;
- персонал, работающий в непосредственном контакте с детьми — преподавательский состав дошкольных и школьных учреждений, включая группы временного пребывания;
- сотрудники сфер бытового обслуживания — банно-прачечные комплексы, парикмахерские, салоны красоты и пр.;
- медперсонал — поликлиники, лаборатории, стационары.
Помимо этого, медкомиссии проходят несовершеннолетние сотрудники и персонал, откомандированный на Крайний Север и районы с аналогичными условиями.
Нужно ли начислять страховые взносы?
В упомянутом выше Письме от 08.02.2018 № 03‑15‑06/7527 Минфин также изложил свою позицию относительно исчисления взносов при компенсации расходов на медосмотр.
Чиновники подтверждают, что затраты самого работодателя на проведение медицинских осмотров работников в соответствии с положениями ст. 213 ТК РФ являются производственными расходами, необходимыми для осуществления деятельности организации, и не являются объектом обложения страховыми взносами.
Однако, по их мнению, возмещаемые организацией своим работникам суммы расходов работников по оплате медицинских осмотров не являются компенсационными выплатами, предусмотренными Трудовым кодексом. То есть к таким выплатам нельзя применить нормы пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
К сведению
Подпункт 2 п. 1 ст. 422 НК РФ содержит исчерпывающий перечень законодательно установленных компенсационных выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами.
Учитывая требования п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421 НК РФ (в базу для начисления страховых взносов организации включают выплаты в пользу физлиц, произведенные, в частности, в рамках трудовых отношений), специалисты финансового ведомства делают вывод: выплаты в возмещение расходов на медосмотр надо облагать страховыми взносами.
Как и в случае с НДФЛ, данная позиция Минфина не бесспорна.
Есть судебные решения, из которых следует, что сумма возмещения организацией расходов физлиц в связи с прохождением ими
медосмотра не является объектом обложения страховыми взносами, поскольку носит компенсационный характер. Арбитры подтверждают, что при оплате работником прохождения медицинского осмотра за счет собственных денежных средств в силу ст. 213 ТК РФ данные расходы подлежат возмещению со стороны работодателя. Такие выводы содержатся в постановлениях АС ПО от 27.01.2016 № Ф06-4898/2015 по делу № А65-11279/2015, АС УО от 23.09.2014 № Ф09-6044/14, ФАС ЗСО от 29.03.2012 № А45-18533/2011 (Определением ВАС РФ от 20.07.2012 № ВАС-
9128/12 в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора отказано).
К сведению
В названных постановлениях выводы построены на нормах утратившего силу Федерального закона от 24.07.2009 № 212‑ФЗ. В главе 34 НК РФ содержатся схожие положения.
Материальная помощь: налогообложение и страховые взносы
Кто же может получить материальную помощь на работе? Давать материальную помощь или не давать — это право работодателя. Материальная помощь может также выплачиваться выборочно. В течение календарного года сотрудник обладает необлагаемым лимитом матпомощи в 4000 рублей на различные цели. Лимит в 4000 рублей не зависит от того, в какой связи были выписаны деньги. Это может быть:
- свадьба;
- день рождения;
- материальная помощь к юбилею (налогообложение 2020);
- приобретения;
- лечение и пр.
Налогообложение материальной помощи в 2020 году и страховые взносы с нее различаются в зависимости от того, превышают ли выплаты 4000 руб.
Исключение составляют только:
- смерть сотрудника или его родственника;
- рождение ребенка;
- стихийные бедствия и террористические акты.
Когда подчиненный становится родителем, ему можно выплатить до 50 000 рублей без расчета страховых взносов. Матпомощь в связи со смертью члена семьи, возмещение ущерба из-за травмы, теракта, ЧП или аварии не включаются в базу для расчета страховых взносов и НДФЛ. Таким образом, налоги на материальную помощь и предельная сумма в 2020 году пока остаются неизменными.
Учтите, что единовременной материальной помощью считается выплата на определенные цели, начисленная не более одного раза в год по одному основанию, то есть по одному приказу (Письмо ФНС России № АС-4-3/13508). Как человек получит деньги — сразу всей суммой или частями в течение года — значения не имеет (Письмо Минфина России № 03-04-05/6-1006).