Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать объяснительную на работе за опоздание на 10 минут из за дороги». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила составления пояснительной об опоздании не прописаны ни в одном нормативном акте, а бланк необходимо взять только у сотрудников отдела кадров компании, если он у них разработан. Но документ относится к внутренней документации, поэтому обращаться к руководству надо в свободной форме.
Что считать доказательством
Главный вопрос — как доказать, что причина уважительная.
Если заклинило замок, то дверь наверняка пришлось «вскрывать», прибегнув к помощи специалиста. В этом случае сотрудник может предоставить квитанцию об оплате услуг и справку с указанием времени выполнения работ.
Проблемы со здоровьем доказываются выпиской из медицинской карты.
Прорыв трубы — справкой коммунальной службы.
Оформление штрафа сотрудниками ГИБДД — копией протокола.
Среди опаздывающих на работу жителей крупных городов лидирует такая объяснительная: опоздание на работу из-за пробок. И тут возникают вопросы: у работника — как доказать, а у работодателя — стоит ли принимать такой аргумент. Подтвердить факт пробки можно с помощью технических средств: скрины компьютерных программ, фиксирующих дорожные проблемы, сойдет даже запись эфира радиоведущего, который сообщил о том, что «на 5 км. Варшавского шоссе с семи утра затор». Чуть ниже приведен пример объяснительной записки об опоздании на работу именно по такой причине.
Как написать записку об опоздании
Работник пишет записку в произвольной форме, но он должен в ней отразить следующее:
- в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
- наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
- должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
- затем указывается название документа. В данном случае, «объяснительная записка», указывается без кавычек и посередине листа;
- дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
- заголовок – то есть основание. В данном случае, «об опоздании на работу»;
- текст документа. Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он опоздал сегодня на работу;
- затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.
Соблюдение трудовой дисциплины должно быть частью корпоративной культуры и поддерживаться на всех уровнях, включая владельцев бизнеса ⏤ только тогда получится снизить количество опозданий. Поэтому для начала стоит избавиться от вредного убеждения, что начальство задерживается, а не опаздывает. Если вы сами склонны к опозданиям, вряд ли вам удастся заставить сотрудников приходить вовремя.
Важно бороться не с сотрудниками, а с опозданиями, чтобы избежать лишней конфронтации и проблем с лояльностью коллектива. Самый эффективный метод ⏤ устранение причин опозданий и создание условий для соблюдения трудовой дисциплины.
Прежде чем решать, как бороться с опозданиями сотрудников, можно провести анализ, чьи опоздания критичны, а чьи допустимы. Опоздание продавца или менеджера, который открывает магазин, негативно скажется на деле, а опоздание маркетолога не повлечет таких последствий.
Что такое объяснительная записка
Формально, не установлена специальная форма для объяснительной о опоздании на работу. Если учесть все нормы законодательства, включая пленумы высших судебных органов, можно прийти к выводу, что существенными составляющими таких объяснительных должны быть:
- причины, по которым совершено нарушение трудового распорядка;
- детальное изложение обстоятельств;
- документы, фактические независимые оценки фактов, имеющих значение для принятия решения работодателем.
Последний пункт особенно важен, поскольку здесь предполагается неэмоциональная, фактическая оценка событий. Речь идет о том, что опоздание на работу из-за транспорта, который был принудительно остановлен вследствие ДТП на узком мосту – это факт. Его легко подтвердить данными, которые существуют независимо от желания опоздавшего:
- опубликованные сводки ДТП с указанием времени и места чрезвычайной ситуации;
- скриншотами видео с места происшествия, показанных по телеканалам, опубликованных сайтами;
- данными о выдаче билета в общественном транспорте с указанием времени;
- скрином из видеокамеры, включенной в автомобиле во время движения по мосту.
Является ли написание объяснительной записки обязательным?
Составлять объяснительную, которая говорит о том, что случилось и по какой причине, не обязательно. Иногда это могут быть личные обстоятельства. Человеку трудно их разглашать и он готов пожертвовать даже карьеройр радитого, чтобы не говорить о них.
К примеру, это могут быть подробности болезни родных или близких людей, которых требовалось срочно транспортировать в больницу. Если идти по общим правилам, тогда пишется в объяснительной все, начиная от имен родных (близких) и заканчивая документами из медицинского учреждения, подтверждающими обстоятельства опоздания.
Сотрудник имеет право при опоздании на работу проигнорировать требование о составлении такого документа. Другое дело, что этот документ с весомыми аргументами послужил бы способом исправить появившуюся напряженность. Более того, рекомендуется подать такой письменный документ с пояснением опоздания и без требования работодателя. Таким образом сотрудник продемонстрирует честность в своих поступках, а менеджмент получит исчерпывающую информацию об инциденте.
Как составляется объяснительная записка
Правила составления пояснительной об опоздании не прописаны ни в одном нормативном акте, а бланк могут предложить только сотрудники отдела кадров компании, если он у них разработан. Но в целом документ относится к внутренней документации, поэтому обращаться к руководству надо в свободной форме.
Но есть некоторые общие требования, которым надо следовать. Все они учтены в образце, который предоставлен ниже. В частности, для записки обязательны следующие реквизиты:
- Ф.И.О. и должность руководителя;
- Ф.И.О. и должность опоздавшего сотрудника;
- наименование документа — объяснительная записка об опоздании на работу;
- текст с непосредственным объяснением причин и обстоятельств опоздания;
- приложение — доказательства (если есть);
- дата составления;
- подпись работника.
Рекомендуем указывать в записке реальную причину опоздания на работу. Иногда сотрудник указывает вымышленную причину, которая представляется ему серьезной и уважительной, но никакая информация ее доказывает. Такой обман вскрывается быстро, и отношение начальства к подчиненному-лгуну резко меняется. Обманывать руководство не стоит. Если проступок совершен не по уважительной причине, правильнее признать ошибку и письменно сообщить об этом в документе.
О доказательствах опозданий
Как правило, одной лишь объяснительной записки бывает мало. К этому документу приходится также прилагать справки и бумаги, доказывающие тот факт, что работник нарушил трудовой договор и дисциплину не по своей вине, а из-за внешних обстоятельств. Именно из-за этого у многих подчиненных постоянно рождается щекотливый вопрос: стоит ли лгать начальству? Ведь руководитель организации вправе потребовать от сотрудника документы, подтверждающие правоту последнего. Стоит также помнить, что умелое признание всегда выглядит выше и правильнее, нежели нелепая ложь.
Если сотрудница какой-либо компании попала в автомобильную аварию и именно из-за этого опоздала на работу, то здесь все довольно просто. Придется взять все необходимые документы из ГИБДД, фотографии, подтверждающие аварию, и положить их на стол начальнику вместе с объяснительной запиской. Сложнее ситуация будет обстоять с другими причинами опозданий. Так, если сотрудник застрял в лифте, доказать это будет не так уж и просто, а зачастую и вовсе невозможно. Конечно же, можно обратиться к консьержу, управляющему компании и так далее, но все подобные действия потребуют некоторого количества времени.
Отказ от написания объяснительной записки
Что будет, если работник откажется писать объяснительную записку? Во-первых, на виновного сотрудника возложат штраф или иное дисциплинарное взыскание. Если подчиненный никак не зарекомендовал с положительной стороны себя ранее, то, вполне вероятно, дело может дойти и до увольнения. Во-вторых, будет оформлен другой специальный нормативный акт, составят который уже свидетели (по правилам их должно быть двое). Они должны будут подтвердить факт отказа от написания документа, зафиксировать это на бумаге и послать руководителю. Скорее всего, руководство вышлет провинившемуся сотруднику пару писем с просьбой о написании объяснительной. Если же работник так и будет стоять на своем, начальство выпишет ему штраф.
Конечно же, бояться написания объяснительной не стоит. Не нужно также идти на конфронтацию с руководством и из принципа стоять на своем. Если же работник считает, что написание объяснительного документа повлечет за собой не самые лучшие последствия (пошатнется репутация, исчезнет премия и т. д.), то, как уже было сказано ранее, придется потратиться на визит к грамотному юристу, дабы оптимально разрешить ситуацию.
Часто задаваемые вопросы
— Что будет, если я откажусь писать объяснительную записку?
— Как уже говорилось выше, ответственность за отказ писать объяснительную не предусмотрена. Однако при нежелании работника объяснять свои действия работодатель должен составить акт об этом (то же самое касается ситуации, когда работник не уложился с подачей записки в двухдневный срок). В «Акте об отказе писать объяснительную записку» должны быть указаны:
- сведения о работнике (ФИО, должность, название подразделения);
- сведения о свидетелях отказа и/или составления акта (их должно быть минимум три человека);
- дата составления акта об отказе;
- ссылка на нормы, требующие от работника написать объяснительную;
- описание ситуации со слов сотрудника (если он согласен объяснять либо «без объяснения причин»);
- указание на то, что акт составлен в двух экземплярах, а работник с ним ознакомлен либо отказался знакомиться;
- перечень свидетелей, их подписи;
- подпись составителя документа и работника (если он согласен подписать).
Невыполнение рабочего плана
Работа каждой компании нацелена на выполнение определенных планов. Будет идеальным, если сотрудник справится с определенным объемом за указанный период времени. Например, мастер изготовит нужное количество деталей за месяц, а продавец продаст товар на определенную сумму.
Если работник не уложился в данные нормативы, ему придется объясняться перед начальством. В документе указывается, с чем именно он не справился, какой плановый объем работы был установлен, что выполнено по факту. Также требуется объяснить, по какой причине не выполнен план, например, поломка оборудования, низкая посещаемость магазина или иные причины. Кроме того, дополнительно можно предложить, как изменить ситуацию, улучшить производительность труда и производство на предприятии.
Срок составления
В законодательство прописано, что работодатель обязан известить сотрудника о письменном разъяснении ситуации специальным требованием. Данный документ составляется сразу после обнаружения факта какого-либо проступка работника.
Требование подписывается руководителем предприятия либо уполномоченным приказом по предприятию лицом с указанием даты и предоставляет право работнику разъяснить мотивы проступка.
У служащего есть два рабочих дня от даты требования на написание объяснительной записки. Стоит отметить, что работник может и отказаться от письменного объяснения возникшей ситуации. Этот факт никак не влияет на решение руководства объявить сотруднику выговор, замечание или даже уволить за его проступок.
По закону к уважительным причинам относятся:
- Болезнь сотрудника или близкого родственника. При этом данное обстоятельство должно быть подтверждено справкой от лечебного учреждения.
- Сложнее в данном варианте родителям: ребенок может неожиданно приболеть, а в поликлиниках, обычно, большие очереди. Здесь лучше сообщить по телефону руководителю об опоздании, с последующим предоставлением письменного объяснения.
- Умер близкий родственник. Здесь, аналогично нужна подтверждающая справка.
- Коммунальная авария. Чтобы признать причину уважительной, надо предоставить справку ЖЭКа о происшествии.
- Несчастный случай, случившийся не по вине сотрудника. О, не относится к уважительной причине. Точно так же не относится к уважительным – пробки на улицах или другие сбои в дороге.
Однако если сотрудник – ценный специалист, руководство может закрыть глаза на опоздание, при условии, что оно не повторяется и рабочий сознает вину.
Зачем нужна объяснительная записка?
В законодательстве РФ нет закрепленной формы написания данного документа. Он является частью деловой переписки во время внутреннего расследования какого-либо инцидента.
Записка нужна в том случае, если подчиненный совершил какой-либо проступок, имеющий негативный характер, и для точного понимания ситуации руководству необходимо разобраться в причинно-следственной связи.
Данный документ должен просто фиксировать случившиеся факты, без высказывания собственной точки зрения и обвинений в адрес третьих лиц.
По закону каждый работодатель вправе вынести дисциплинарное взыскание своему подчиненному. Однако, прежде он также обязан полностью разобраться в ситуации. Согласно ст. 193 ТК РФ работодатель обязан запросить у служащего объяснительную записку с изложением случившегося. Исходя из его видения ситуации начальство выносит решение о мере наказания.
Как правильно писать объяснительную записку читайте в нашей статье.
Что считать доказательством
Главный вопрос — как доказать, что причина уважительная.
Если заклинило замок, то дверь наверняка пришлось «вскрывать», прибегнув к помощи специалиста. В этом случае сотрудник может предоставить квитанцию об оплате услуг и справку с указанием времени выполнения работ.
Проблемы со здоровьем доказываются выпиской из медицинской карты.
Прорыв трубы — справкой коммунальной службы.
Оформление штрафа сотрудниками ГИБДД — копией протокола.
Среди опаздывающих на работу жителей крупных городов лидирует такая объяснительная: опоздание на работу из-за пробок. И тут возникают вопросы: у работника — как доказать, а у работодателя — стоит ли принимать такой аргумент. Подтвердить факт пробки можно с помощью технических средств: скрины компьютерных программ, фиксирующих дорожные проблемы, сойдет даже запись эфира радиоведущего, который сообщил о том, что «на 5 км. Варшавского шоссе с семи утра затор». Чуть ниже приведен пример объяснительной записки об опоздании на работу именно по такой причине.
Трудовой кодекс не содержит исчерпывающего перечня уважительных оснований, не раскрываются в нем критерии когда верить, а когда не верить работнику. Поэтому «нахождение в пробках», действительно, может помешать человеку вовремя явиться на службу, но не снимает с него ответственности за нарушение трудовой дисциплины. То есть его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за опоздание.
Напомним, что, согласно ст. 192 ТК РФ, в качестве дисциплинарного взыскания к работнику можно применить замечание, выговор или увольнение. За первое опоздание обычно применяют замечание, затем по нарастающей — выговор, а для особо непунктуальных — увольнение. Последняя мера будет не за опоздание как таковое, а за системность подобного поведения.