Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вернуть излишне удержанный НДФЛ работнику?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Порядок возврата НДФЛ, удержанного излишне из доходов, содержится в НК РФ ст. 231-1. Возврат сумм работодателю, которые он излишне перечислил за сотрудника в ФНС, регулируется НК РФ, ст. 78. Статья 231 не исключает возможность выплаты гражданину сумм НДФЛ из средств работодателя до момента, когда ИФНС произведет возврат этих денег на счет фирмы-работодателя.
Возврат переплаченного НДФЛ работнику
Работодатели обязаны сообщать своим сотрудникам обо всех случаях излишнего удержания НДФЛ. Такое сообщение направляется работнику в течение 10 дней со дня обнаружения факта излишнего удержания налога.
НК РФ не определяет форму и способ сообщения работнику о факте излишнего удержания налога и его сумме. Работодатель вправе сообщать работнику о факте излишнего удержания НДФЛ в любой форме, предварительно согласовав с ним порядок направления указанного сообщения. В частности, сообщить об излишнем удержании разрешается путем направления уведомления по почте или электронного сообщения. Направлять сотруднику справку по форме 2-НДФЛ с указанием излишне уплаченного налога не требуется (письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).
Далее, чтобы вернуть работнику излишне удержанный и уплаченный с его доходов НДФЛ, с работника потребуется получить заявление о возврате налоговой переплаты (абз. 1 п. 1 ст. 231 НК РФ). Обратиться с таким заявлением к работодателю сотруднику разрешается в течение 3 лет с даты, когда работодатель перечислил в бюджет излишне удержанную сумму (п. 7 ст. 78 НК РФ). Никакой специальной формы для такого заявления в настоящее время также не предусмотрено. Заявление представляется сотрудниками в произвольной письменной форме, где указывается период, в котором произошла переплата, сумма налога, подлежащая возврату, а также реквизиты счета, на который должны быть перечислены деньги.
Излишне удержанный НДФЛ в таком случае возвращается работодателем в течение 3 месяцев со дня получения заявления (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Возврат осуществляется за счет сумм этого налога, подлежащих уплате в счет предстоящих платежей, как по самому этому сотруднику, так и по другим работникам, с доходов которых работодатель удерживает НДФЛ. Иными словами, для возврата излишне удержанной суммы налога работодатель уменьшает предстоящие платежи по НДФЛ, исчисляемого как по самому плательщику, так и по другим работникам организации. Возврат НДФЛ производится строго в безналичной форме.
О возврате сотруднику переплаты по НДФЛ работодатель налоговую инспекцию не информирует. Налоговики самостоятельно об этом узнают при получении от работодателя расчета по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@).
Если работодатель нарушит 3-месячный срок для возврата налога, НДФЛ возвращается сотруднику с уже начисленными на него процентами по ставке рефинансирования Центробанка за каждый день просрочки.
В ряде случаев работодатель не может в течение 3 месяцев вернуть сотруднику излишне удержанный налог, поскольку сумма к возврату превышает величину НДФЛ, которую можно удержать со всех работников компании за 3 месяца. В этих случаях работодатель может вернуть такой НДФЛ из бюджета, выплатив работнику налог за счет собственных средств. При этом повторное заявление самого сотрудника о возврате излишне удержанных сумм налога не требуется.
Возврат сотруднику переплаченного НДФЛ
Работодатели должна оповещать своих сотрудников обо всех ситуациях, когда НДФЛ был излишне удержан. Это уведомление передается работнику не позже 10 дней с момента выявления факта удержания в излишнем размере.
В налоговом законодательстве не указаны форма и способ оповещения сотрудника об излишне удержанном НДФЛ и его величине. Работодатель может сообщать работнику об этом в любой форме, но нужно предварительно согласовать с сотрудником порядок направления такого сообщения. К примеру, сообщить об излишнем удержании НДФЛ можно через отправку бумажного уведомления по почте или в виде электронного сообщения. При этом не нужно направлять работнику справку 2-НДФЛ с отражением излишне удержанного и уплаченного налога (Письмо Минфина от 16.05.2011 г. № 03-04-06/6-112).
Дальше для возврата сотруднику этой части налога с него требуется получить письменное заявление о возврате переплаты (абз. 1 п. 1 ст. 231 НК). Сотрудник может подать такое заявление не позже трех лет с даты, когда работодатель заплатил излишне удержанный НДФЛ (п. 7 ст. 78 НК). Для этого заявления нет какой-то специальной формы — его можно написать в произвольном виде с обозначением периода, в котором была переплата НДФЛ, суммы налога к возврату, реквизитов расчетного счета для перевода денег.
Излишне удержанный налог возвращается работодателем не позже трех месяцев с даты поступления заявления (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК). Возврат производится из сумм НДФЛ, которые подлежат уплате в счет будущих перечислений как по этому работнику, так и по другим сотрудникам, с чьих доходов удерживается и перечисляется налог. Получается, что для возврата излишне удержанного НДФЛ работодатель уменьшает будущие перечисления по налогу, рассчитываемому как по самому налогоплательщику, так и по другим сотрудникам компании. Возврат налога осуществляется только в безналичной форме.
Работодателю не нужно извещать ИФНС о возврате сотруднику переплаченного НДФЛ. Налоговая инспекция сама об этом узнает, когда работодатель подаст расчет 6-НДФЛ (Письмо ФНС от 18.07.2016 г. № БС-4-11/12881@).
Если работодатель не соблюдает трехмесячный срок по возврату НДФЛ, налог возвращается работнику с начисленными процентами за задержку — по ставке рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки.
Иногда работодатель не имеет возможности вернуть работнику лишний НДФЛ в срок три месяца, поскольку сумма к возврату больше величины НДФЛ, которую можно удержать со всех сотрудников организации за этот период. В такой ситуации работодатель вправе вернуть налог из бюджета, для чего выплачивает сотруднику налог из своих средств. При этом с работника не нужно снова брать заявление о возврате налога.
В данном случае работодатель от своего имени подает в ИФНС заявление на возврат НДФЛ и прикладывает к нему выписку из регистра налогового учета за год переплаты, а также документы, которые подтверждают излишнее удержание и перечисление налога. Заявление и документы передаются в ИФНС в течение 10 дней с даты получения заявления от сотрудника (абз. 6 п. 1 ст. 231 НК). Налог вернут работодателю на банковский расчетный счет в течение месяца. Если до этого работодатель не перечислит сотруднику переплату по НДФЛ из своего бюджета, он переведет суммы, которые поступили из ИФНС.
Наряду с возвратом НДФЛ через работодателя налоговым законодательством предусмотрен также самостоятельный возврат сотрудником переплаты напрямую через ИФНС. Но это возможно лишь при отсутствии работодателя, к примеру, из-за его ликвидации. В данной ситуации сотрудник имеет право самостоятельно подать в налоговую инспекцию заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ одновременно с подачей налоговой декларации по окончании налогового периода (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК).
Однако если работодатель не отсутствует, то сотрудник не вправе самостоятельно возвращать НДФЛ из налоговой инспекции, а ИФНС не может возвращать излишне удержанный НДФЛ без обращения самого работодателя.
Кроме того, невозможно вернуть налог и через того работодателя, который не удерживал НДФЛ с сотрудника, к примеру, при устройстве на новое место работы. Возврат излишне удержанного НДФЛ производится всегда работодателем, непосредственно удержавшим эту сумму. Иными словами, в налоговом законодательстве отсутствует возможность вернуть переплату по НДФЛ иным налоговым агентом (Письмо Минфина от 06.07.2016 г. № 03-04-10/39533).
НДФЛ (налог на доходы физлиц) – это прямой налог, который взимают с таких лиц на территории Российской Федерации. Им облагают весь доход в совокупности, как правило, в размере 13% от его денежной или натуральной формы. Все люди трудоспособного возраста, так или иначе, являются плательщиками НДФЛ. К примеру, его удерживают со следующих денежных средств:
- с выплат по больничным листам;
- с зарплат;
- с премий;
- с ценных подарков стоимостью более 4 тысяч рублей;
- с поступлений за сдачу недвижимости в аренду;
- с доходов при продаже недвижимости;
- с гонораров;
- с выигрышей и др.
В соответствии с Налоговым кодексом, работодатель, будучи налоговым агентом, обязан высчитать и удержать сумму НДФЛ из заработной платы и иных доходов работника. В последующем, данные средства должны поступить в казну в виде налога.
Ошибка: Работодатель, который ошибочно произвел удержание излишней суммы НДФЛ с доходов сотрудников, по их заявлению вернул суммы налога наличным способом.
Комментарий: Излишне удержанный НДФЛ всегда возвращается исключительно путем безналичного перевода средств. Это касается и случаев, когда зарплата или другой доход, с суммы которого был удержан излишний налог, был выплачен работнику наличными в кассе предприятия.
Ошибка: Работник был переведен внутри группы из одной компании в другую компанию, а в дальнейшем компания бывшего работодателя была ликвидирована. Нужно ли ликвидированной фирме осуществлять сотруднику возврат НДФЛ?
Комментарий: Нет, в подобных ситуациях возвратом налога может заниматься исключительно налоговая инспекция.
Сообщение работнику о переплате
Бухгалтер должен сообщить работнику об излишнем удержании налога в течение 10 дней со дня обнаружения такого факта. Сделать это можно разными способами:
— направить письменное уведомление (образец 2 приведен на с. 49);
— дополнить бухгалтерскую справку строкой об ознакомлении работника с фактом выявления излишнего удержания НДФЛ.
Работник распишется в уведомлении или в справке. Его подпись будет означать, что он ознакомлен. Если работник уже уволился, сообщение можно отправить по почте с уведомлением о вручении.
По мнению специалистов главного финансового ведомства лучше предварительно согласовать с налогоплательщиком порядок направления указанного сообщения (письмо Минфина России от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).
Что можно сделать с переплатой
Поступить можно следующим образом:
1. Зачесть переплату в счет будущих платежей.
Для этого нужно подать в инспекцию заявление по форме КНД 1150057 (приложение № 9 к приказу ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182).
2. Вернуть деньги на расчетный счет.
Для этого тоже нужно подать заявление, только другой формы — КНД 1150058 (приложение № 8 к приказу ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182).
Заявление в ИФНС можно представить любым удобным способом: через Личный кабинет налогоплательщика, по ТКС, почтой или принести в инспекцию лично.
Решение о зачете переплаты или отказе в зачете налоговики должны вынести в течение 10 рабочих дней.
Если подано заявление на возврат — его тоже будут рассматривать 10 рабочих дней. Затем в течение 5 рабочих дней налоговики должны известить налогоплательщика о своем решении. Если оно положительное — переплату вернут на счет в течение одного месяца.
Переплата по НДФЛ может возникнуть и в результате технической ошибки — когда бухгалтер указал в платежном поручении на уплату НДФЛ больше, чем было удержано из доходов работников. То есть, в учете все исчислено верно, но по каким- то причинам при перечислении в бюджет допущена ошибка в сумме.
В такой ситуации, согласно разъяснениями контролирующих органов, сумма переплаты должна быть возвращена организации по ее заявлению, как ошибочно перечисленная.
Порядок возврата таких сумм также регулируется ст. 78 НК РФ, так как ничего иного в НК РФ не установлено, и налоговые агенты также имеют право на своевременный зачет или возврат сумм излишне уплаченного налога, а правила, указанные в ст. 78 НК РФ, распространяются в том числе и на налоговых агентов.
Для возврата переплаты по НДФЛ нужно в налоговую инспекцию предоставить:
То есть, налоговому агенту необходимо предоставить такие документы, из которых будет понятно, что данная переплата не является суммами налога, удержанными из доходов налогоплательщиков — физических лиц, а является именно денежным средствами организации, ошибочно перечисленными в бюджет. Рекомендуется перед написанием заявления подписать с налоговой инспекцией акт сверки по НДФЛ. Тогда налоговики удостоверятся, что все начисления по лицевому счету (которые были отражены на основании расчета 6-НДФЛ) оплачены и имеющаяся переплата действительно уплачена за счет средств компании и подлежит возврату.
Какие имеются исключения?
Какими бы ни были правила, из них всегда найдутся исключения. На практике встречаются ситуации, когда работодатель не вправе передавать средства сотруднику. При этом человек вынужден напрямую идти в ФНС. Здесь многое зависит от типа переплаты.
Так, если ситуация сложилась из-за ошибки или изменения статуса работника (к примеру, он поменялся с нерезидента на резидента), пересчет НДФЛ и возврат излишней суммы осуществляется через ФНС. Это правило указано в НК РФ (статье 231, пункте 1.1). Следовательно, уведомление о такой ситуации не направляется, а также не принимается заявление о возврате средств.
Существует еще одна ситуация, которая требует детального пояснения. К примеру, при отсутствии налогового агента сотрудник предприятия вправе прийти в ФНС. Но здесь важно учесть, что задача возврата налога лежит на том же агенте, который его и удерживал. Следовательно, если сотрудник переводился из фирмы в фирму, после чего прошлое место работы было ликвидировано, вернуть налог по прошлому месту трудоустройства не получится.
Излишнее удержание НДФЛ из дохода налогоплательщика может обнаружить как сам налогоплательщик, так и налоговый агент. В последнем случае абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ обязывает работодателя — налогового агента сообщить своему работнику-налогоплательщику о каждом ставшем известным ему факте излишнего удержания НДФЛ и, соответственно, сумме излишне удержанного налога. Сделать это необходимо в течение десяти дней со дня обнаружения такого факта.
Излишне удержанная сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика.
При этом Налоговый кодекс не определяет форму и способ сообщения о факте излишнего удержания налога и о его сумме. По мнению чиновников Минфина России, налоговый агент вправе сообщать налогоплательщику о факте излишнего удержания налога и о сумме налога в произвольной форме, предварительно согласовав с налогоплательщиком порядок направления указанного сообщения (Письмо от 16.05.2011 N 03-04-06/6-112).
Удержание НДФЛ из заработной платы и возврат излишне удержанного
Очень часто индивидуальных предпринимателей и ООО при наличии наемных сотрудников, интересует вопрос о том, как произвести удержание НДФЛ из заработной платы работников. В нашем сегодняшнем материале мы разберемся в этом вопросе.
Также мы рассмотрим, как вернуть излишне удержанный налог на доходы физических лиц.
Виды удержаний из заработной платы (или с прочих доходов) можно разделить на такие группы:
1. Обязательные, которые производятся на основании норм действующего законодательства РФ.
2. Удержания по инициативе работодателя (в соответствии с законодательством о труде).
3. Удержания по инициативе работника (на основе соответствующего заявления, написанного им).
На основании законодательства Российской Федерации, все удержания, которые производятся из зарплаты физического лица, относятся к первой группе удержаний и являются обязательными.
Удержание НДФЛ из заработной платы в 2018 году осуществляется на основе налоговой базы, налоговых вычетов и ставок по налогу. Следует отметить, что они используются для расчета подоходного налога только для резидентов РФ. Размер налоговой ставки в зависимости от отдельных доходов может составлять:
- для резидентов РФ — 9%, 13% и 35%;
- для нерезидентов РФ — 30%.
На расчет НДФЛ влияют налоговые вычеты. Остановимся на них немного подробнее. Налоговый вычет — это сумма, на которую уменьшается налоговая база (перед исчислением суммы налога к оплате).
Итак, налоговый агент получил заявление налогоплательщика о возврате НДФЛ. Теперь в течение 3 месяцев он обязан вернуть излишне перечисленную сумму налога (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Если не сделать этого в установленный законодательством срок, то кроме самого налога работодатель должен будет заплатить сотруднику проценты за нарушение сроков возврата денежных средств. Проценты начисляются за каждый календарный день просрочки, а процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей на тот момент (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).Переплата по НДФЛ в 2019 году возвращается в аналогичном порядке.
Бухгалтеры нередко задаются вопросом: если возникла переплата по НДФЛ, то можно ли зачесть в счет текущих платежей по НДФЛ?
Ответ на данный вопрос дал Минфин РФ в письме от 05.12.2012 № 03-04-06/4-342. Вернуть налог можно за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов как самого налогоплательщика, у которого возникла переплата, так и остальных физических лиц, получающих доходы от этого налогового агента (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). При этом не имеет значения ни вид дохода, выплачиваемого другим физическим лицам, ни налоговая ставка, применяемая к данным выплатам.
Без заявления — никуда
Направив работнику подобное извещение, работодатель больше никаких действий предпринимать не обязан. Теперь инициативу должен проявить работник. Ему следует обратиться к налоговому агенту с заявлением на возврат излишне удержанной суммы налога. Срок на составление подобного заявления Налоговый кодекс не устанавливает, но логично предположить, что тянуть более трех лет, установленных статьей 78 НК РФ в качестве общего срока для возврата налога, не стоит. Да, наверное, на практике подобных проволочек со стороны работника и не бывает.
Что должно быть указано в заявлении? Во-первых, ФИО и должность работника, а также наименование организации-адресата заявления. Заявление пишется на имя руководителя организации, т.к. именно он выступает от имени налогового агента в налоговых правоотношениях. Во-вторых, четко выраженное желание вернуть излишне удержанную сумму налога. В-третьих, сумма налога, подлежащая возврату, и, наконец, банковские реквизиты для ее перечисления. Обратите внимание: НДФЛ всегда возвращается только путем безналичного перечисления, даже если заработную плату (иной доход, с которого был излишне удержан налог) сотрудник получает наличными в кассе.
Чтобы работники не фантазировали, сочиняя заявление, можно предложить им использовать готовую форму, сделав ее можно сделать приложением к приведенному выше извещению.
Директору ООО «Роза ветров» Савченко И.С.
от старшего инженера отдела БВО
Заявление
о возврате излишне удержанной суммы налога
В соответствии с п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ прошу осуществить возврат излишне удержанного из моей заработной платы за сентябрь с.г. налога на доходы физических лиц в размере 1023 (одной тысячи двадцати трех) рублей. Возврат прошу произвести по следующим реквизитам:
Наименование банка: Краснодарское ОСБ № 8627 Сбербанка России
Местонахождение банка: г. Краснодар
ИНН банка 2193001987
Ф.И.О.: Иванченков Петр Игоревич
02 декабря 2019 года Иванченков /Иванченков П.И./
Когда переплата не засчитывается?
- При переплате НДФЛ с дивидендов.
Если компания платит дивиденды работнику и ошибается в ставке или происходит сбой в программе. И вместо ставки 9% возникает переплата в 15% по НДФЛ. Эту сумму нельзя засчитать в счет налога с зарплаты, потому что применяются разные налоговые ставки 9% и 15% и рассчитывают разные налоговые базы. Поэтому эти деньги человек может вернуть наличными.
- Если календарный год подошел к концу.
Согласно статье 225 Налогового Кодекса РФ НДФЛ исчисляется на конец календарного года. Если возникает переплата, то перенести ее в будущий период нельзя. Потому что налоговая база нового года начинается с 1 января. Поэтому деньги возвращают работнику.
- Увольнение или уход работника с должности.
При смене работы человек перестает получать заработную плату от данного предприятия или фирмы. Поэтому зачет нельзя осуществить и лишние денежные средства можно получить на руки.
Если НДФЛ нельзя зачесть, значит он возвращается хозяину. Сделать возврат НДФЛ можно в течение 3 лет, после того, как с человека удержали излишний налог.
Заявление о возврате части налога подается в налоговую инспекцию. Подробнее эта процедура описана в 7 статье Налогового Кодекса РФ. Прошение о возврате подается в форме 3-НДФЛ и требует подкрепления справкой 2-НДФЛ. Дополнительно необходимо написать заявление о возврате налога.