Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда сдавать в архив Журнал инструктажа по охране труда?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Сроки хранения иных документов по охране труда
Отдельные инструкции оставляют в архиве всего на год, другие на 5 лет, а есть и те, которые хранят постоянно или до замены новыми. Меньше всего (1 год) остаются в архиве ведомости по выдаче спецодежды, молока и другого подобного питания (п. 428); наряды-допуски на выполнение тяжелых и вредных работ и журналы их выдачи (после закрытия нарядов-допусков), но при производственных травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет (п. 415, 416).
Трехлетний период отведен для заключений, докладных записок и переписок об обеспечении рабочих и служащих индивидуальными средствами защиты, питанием (п. 427).
Пять лет нельзя уничтожать:
- сертификаты безопасности (п. 408);
- протоколы обучения по ОТ (п. 422);
- журналы и книги учета профилактических работ, по контролю знаний по ОТ (п. 423 б);
- справки, переписку о мерах по улучшению ОТ (п. 409);
- справки о причинах болезни работников (п. 418);
- договоры добровольного страхования от несчастных случаев на производстве (п. 420) и др.
Как указано в приказе Росархива, 45 лет составляет срок хранения журналов по технике безопасности (п. 423 а), книг, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424), справок и протоколов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях (исключение — при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах хранить постоянно) (п. 425 а).
В перечне есть и двойной срок (50/75), в зависимости от того, когда завершился документооборот. Если до 01.01.2003 — 75 лет, если после — 50. Такой срок указан для:
- протоколов психофизиологических обследований работников (п. 413);
- списков людей, которые работают на тяжелом и опасном производстве (п. 414);
- актов расследования и учета профзаболеваний (п. 419).
Некоторые документы придется сохранять постоянно (по месту утверждения) или до замены новыми (в других организациях):
- перечни работ с вредными, опасными условиями (п. 410, 411);
- порядки, рекомендации об экспертизе профпригодности работников (п. 412);
- гигиенические требования к условиям труда инвалидов (п. 417).
Как изменился состав документов по охране труда?
Сократилось количество статей. В Перечне 2010 их было 46, в Перечне 2019 осталось 24. Так, все статьи, в которых упоминалась переписка, объединены в одну статью «Переписка по вопросам охраны труда». Отдельные статьи исключены из перечня как морально устаревшие.
Документы по СОУТ объединены в одну статью. В Перечне 2019 для документов по СОУТ появилась статья 407, которая объединяет все документы, связанные с документирование процедуры СОУТ, — «Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий охраны труда)».
Скорректированы сроки хранения документов. Сроки хранения документов по личному составу приведены в соответствие с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017). По отношению к таким документам в Перечне 2019 теперь указан двойной срок хранения 50/75. Это означает, что 50 лет необходимо хранить документы, созданные после 2003 г., 75 — созданные до 2003 г.
Для некоторых документов срок хранения был сокращен.
В Перечне 2019 появился новый вид срока хранения — «до ликвидации организации», который означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
После проведения вводного инструктажа необходимо сделать запись в специальном журнале регистрации: дата проведения, данные инструктируемого и инструктирующего лиц, а также подразделение компании, где трудоустроен сотрудник. Записи обязательно должны быть заверены подписями инструктируемого и инструктирующего (п. 2.1.3 Порядка обучения).
Кроме того, запись о проведении первичного инструктажа производится в личной карточке прохождения обучения, если она применяется (Приложение А к ГОСТ 12.0.004-2015 (форма А.2), п. 6.11 ГОСТ 12.0.004-2015).
Надо отметить, что формы журнала регистрации и личной карточки прохождения обучения безопасности труда приведены в Приложении А к ГОСТ 12.0.004-2015 (формы А.4 и А.2). Однако они являются не обязательными, а рекомендованными, поэтому каждая фирма может разработать для себя более удобные формы.
Инструктаж считается завершенным только после регистрации в журнале. На титульной странице журнала обязательно проставляется дата начала его ведения.
Когда журнал заканчивается, на титульной странице ставится дата его окончания и журнал сдается в архив организации либо хранится у ответственного лица. Срок хранения журнала не регламентируется законодательно. Но стоит учесть, что данные о проведении вводного инструктажа прикладываются к материалам расследования несчастных случаев.
Каждый документ, созданный работодателем в процессе обеспечения нормальных условий труда для своих работников, подлежит хранению. Сроки, в течение которых документы по охране труда уничтожать запрещено, различны. Отдельные документы надлежит хранить всего 1 год, другие — от 3 до 10 лет. Для части документации придется организовать сохранность в течение 50/75 лет, на постоянной основе либо до момента замены их новыми.
Итак, мы рассмотрели, как заполнять журналы по охране труда, которые считаются наиболее востребованными в кадровом менеджменте. При работе с графами журналов по охране труда необходимо уделять внимание корректности заполнения каждой из них, но есть элементы структуры, в которых по возможности следует принципиально исключать ошибки.
Сроки хранения документов по охране труда в 2020 году
В 2020 году вступает в силу Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
7.3. Охрана труда | |||
407. | Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда): | (1) При вредных и опасных условиях труда -50/75 лет | |
а) по месту проведения; | 45 лет (1) | ||
б) в других организациях | 5 лет | ||
408. | Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия сертификата |
409. | Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда | 5 лет | |
410. | Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин: | ||
а) по месту утверждения; | Постоянно | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
411. | Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования): | ||
а) по месту утверждения; | Постоянно | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
412. | Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников: | ||
а) по месту утверждения; | Постоянно | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
413. | Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников | 50/75 лет | |
414. | Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда | 50/75 лет | |
415. | Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ | 1 год (1)(2) | (1) После закрытия наряда-допуска (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет |
416. | Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ | 1 год (1)(2) | (1) После закрытия нарядов-допусков (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет |
417. | Гигиенические требования к условиям труда инвалидов: | ||
а) по месту утверждения; | Постоянно | ||
б) в других организациях | До замены новыми | ||
418. | Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций | 5 лет ЭПК | |
419. | Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний | 50/75 лет | |
420. | Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
421. | Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда | 5 лет | |
422. | Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | |
423. | Журналы, книги учета: | ||
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); | 45 лет | ||
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда | 5 лет | ||
424. | Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | |
425. | Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: | (1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — Постоянно | |
а) по месту составления; | 45 лет (1) | ||
б) в других организациях | 5 лет | ||
426. | Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием: | (1) После замены новыми | |
а) по месту утверждения; | Постоянно | ||
б) в других организациях | 3 года (1) | ||
427. | Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием | 3 года (1) | (1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 50/75 лет |
428. | Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием | 1 год | |
429. | Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств | 5 лет ЭПК | |
430. | Переписка по вопросам охраны труда | 5 лет |
Росархив утвердил обязательные сроки хранения документов по охране труда
Росархив опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Приказ Приказ Росархива от 20.12.
2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» вступает в действие 18 февраля 2020. Ранее действовавший приказ Минкультуры утратил силу.
Перечень включает документы, которые создаются в процессе деятельности организаций независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности при осуществлении однотипных управленческих функций, с указанием сроков хранения.
В приказ для удобства включен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены все виды документов.
Кто утверждает сроки хранения
Каждый акт, инструкцию, приказ или любой другой документ по охране труда работодатель обязан сохранить. Как долго — решает Федеральная архивная служба России.
С 18.02.2020 действуют новые сроки хранения документов по охране труда, они указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов. Росархив утвердил его приказом от 20.12.2019 № 236. Документы по ОТ регламентированы п. 7.3 раздела II.
Сколько времени нельзя выбрасывать книги учета, инструкции и протоколы, зависит от важности информации в конкретном акте. В Росархиве учли эти факторы в новом приказе и изменили периоды сохранения некоторых актов. Например, сроки хранения журналов инструктажей по охране труда увеличились с 10 до 45 лет.
Как организовать проведение вводного инструктажа
Для организации обучения безопасности труда на своей территории работодатель должен решить, кто проводит необходимые мероприятия, а также подготовить необходимые документы.
Ответственными лицами могут быть назначены специалисты по охране труда, работники кадровой службы, лично директор или индивидуальный предприниматель, сторонние исполнители по договору ГПХ.
Обратите внимание, что лица, ответственные за проведение инструктажей, сами должны пройти обучение требованиям охраны труда в организациях или у ИП, которые оказывают соответствующие услуги.
В каком именно формате проводить вводный инструктаж при приёме на работу, законами не регулируется. Способ донесения нужных сведений до работника остаётся на усмотрение работодателей. Это может быть личная беседа с ответственным лицом, видеоролик, текстовые инструкции.
Примерный перечень вопросов, по которым проводится вводный инструктаж по охране труда, перечислен выше. На практике новому работнику обычно сообщают следующие сведения:
- основные положения правил внутреннего трудового распорядка и корпоративной культуры;
- условия труда на рабочем месте, возможные негативные факторы;
- где можно провести гигиенические процедуры, принять пищу, получить медицинскую помощь, если это предусмотрено спецификой деятельности работодателя;
- к кому обращаться и что делать при возникновении чрезвычайной или опасной ситуации, производственной или технологической проблемы;
- как на месте оказать первую помощь пострадавшему и др.
Важно, чтобы после проведённого инструктажа работник чётко знал и понимал общие правила безопасности труда на территории работодателя. Полученные знания надо обязательно проверить, и если работник показал неудовлетворительный результат, его нельзя допускать к работе. В течение 30 дней после проведения вводного инструктажа необходимо провести повторную проверку.
Когда обучение и проверка знаний работника будут завершены, об этом надо сделать отметку в журнале регистрации вводного инструктажа. В качестве шаблона журнала можно использовать форму А-4 из ГОСТ 12.0.004-2015.
Если работодатель использует свой вариант документа, надо убедиться, что в нём предусмотрены все пункты, указанные в пункте 86 Постановления № 2464:
- дата проведения инструктажа;
- полное имя, дата рождения, профессия (должность) работника, прошедшего инструктаж;
- наименование подразделения, где он будет работать;
- полное имя и профессия (должность) лица, проводившего инструктаж;
- подписи работника и инспектора.
Кого можно освободить от вводного инструктажа
Проинструктировать по охране труда нужно всех работников, то есть освобождению никто не подлежит.
Возможность освободиться есть только от процедуры вводного инструктажа и только у определенных категорий, установленных п. 2.1.4 Порядка 1/29. Своим распорядительным документом работодатель вправе освободить от прохождения первичного обучения и не инструктировать тех работников, работа которых не связана с определенными процессами в учреждении:
- эксплуатация;
- обслуживание;
- испытание;
- наладка;
- ремонт оборудования;
- использование электро- или иного инструмента;
- хранение и применение сырья и материалов.
Список конкретных должностей и профессий, не подлежащих вводному инструктажу, определяется распорядительным документом работодателя.
Как заполнять журналы регистрации инструктажа
Также обязательным является журнал, в котором фиксируют предрейсовый или послерейсовый медосмотр. Осмотр средств индивидуальной защиты, инструмента и приспособлений также должен быть зафиксирован в журналах. Обязательным является и журнал регистрации несчастных случаев. Все это – обязательные к ведению журналы.
Журналы по охране труда в организации, которые вести не обязательно. Можно таблицы и распечатать несколько копий для использования.
Сюда включены документы по СОУТ, по медосмотрам, по обучению по ОТ, по несчастным случаям и профзаболеваниям, по спецодежде, по молоку, наряды-допуски, и многие другие. Стоит отметить, что хранению подлежат также докладные записки и отдельным пунктом указана «Переписка по вопросам охраны труда», срок хранения которой должен составлять 5 лет.
Ответственность работодателя за несоблюдение сроков хранения документов
Подписание приказа в конце 2019 года, когда уже была утверждена номенклатура ведения дел на 2020 год, внесло неразбериху. Далеко не до всех специалистов по охране труда информация была своевременно доведена и не исключено, что предновогоднее подписание приказа могло привести к нарушению сроков хранения документации, а последствия такого нарушения:
- Штраф, который теперь назначается на должностное лицо, а не на организацию, как было раньше. Сумма составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Но это “цветочки”, по сравнению с основным вторым пунктом ответственности за отсутствие документов.
- Мероприятия, отмеченные в уничтоженном раньше времени документе, подлежат засчитывать как не проведенные (инструктажи, обучение, проверки и т.д.) и тут штраф уже расценивается по ст. 5.27.1 КоАП РФ, которые в десятки раз существеннеы “бьют” по бюджету организации и должностного лица.
Сейчас многие документы ведутся в электронном варианте, но большинство материалов по охране труда храниться в бумажном виде и далеко не во всех организациях есть возможность для безопасного хранения. Но лучше учесть, что информация по работникам, задействованным в опасных и вредных условиях труда храниться более длительный срок.
Где хранить документы по охране труда
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Состояние и условия хранения архивных протоколов и инструкций контролирует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Из-за длительного срока хранения инструкций по охране труда комиссия дает рекомендации, как подготовить хранилища. Главное требование — оставлять акты и протоколы на долгое время следует в сухих и проветриваемых комнатах. Вдали от попадания осадков и света, желательно без окон, но с вентиляцией.
Помещения предстоит обеспечить:
- средствами пожаротушения;
- охранной и противопожарной сигнализацией;
- специальным оборудованием — шкафами, стеллажами, сейфами и т. д.
Общие правила заполнения журналов по охране труда
Все журналы должны содержать на лицевой странице «дату начала» ведения журнала, наименование структурного подразделения, страницы должны быть пронумерованы, журнал прошнурован и опечатан, печатью организации.
При заполнении журнала ЗАПРЕЩЕНО вырывать листы, пропускать страницы и строки, вносить исправления, зачёркивания, закрашивать корректирующими жидкостями. При обнаружении ошибки, строку необходимо взять в скобки и ниже не пропуская строк, вновь внести запись.
Все журналы заполняются от руки и только лицом ответственным за ведение и хранение журнала.
В случае утраты или порчи, журнал необходимо списать с оформлением акта произвольной формы, в котором указать причину порчи или потери.
По окончанию ведения журнала, лицо ответственное за его ведение вносит запись на титульном листе о дате его окончания и передает на хранение специалисту по охране труда.
Срок хранения журналов регистрации инструктажа по охране труда составляет 10 лет.