Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работодателям рассказали, как определить срок хранения приказов по охране труда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Много ли справок и отчетов накапливается в компаниях, зависит от разных факторов: чем занимается организация, насколько опасны и вредны условия труда и др. Чтобы разгрузить архивы, многие документы переводят в электронную форму. Но большая часть все еще остается на бумаге. Они особенно подвержены порче при воздействии огня, воды, света и плесени. Отсюда и требования к их хранению.
Сроки хранения иных документов по охране труда
Отдельные инструкции оставляют в архиве всего на год, другие на 5 лет, а есть и те, которые хранят постоянно или до замены новыми. Меньше всего (1 год) остаются в архиве ведомости по выдаче спецодежды, молока и другого подобного питания (п. 428); наряды-допуски на выполнение тяжелых и вредных работ и журналы их выдачи (после закрытия нарядов-допусков), но при производственных травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет (п. 415, 416).
Трехлетний период отведен для заключений, докладных записок и переписок об обеспечении рабочих и служащих индивидуальными средствами защиты, питанием (п. 427).
Пять лет нельзя уничтожать:
- сертификаты безопасности (п. 408);
- протоколы обучения по ОТ (п. 422);
- журналы и книги учета профилактических работ, по контролю знаний по ОТ (п. 423 б);
- справки, переписку о мерах по улучшению ОТ (п. 409);
- справки о причинах болезни работников (п. 418);
- договоры добровольного страхования от несчастных случаев на производстве (п. 420) и др.
Как указано в приказе Росархива, 45 лет составляет срок хранения журналов по технике безопасности (п. 423 а), книг, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий (п. 424), справок и протоколов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях (исключение — при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах хранить постоянно) (п. 425 а).
В перечне есть и двойной срок (50/75), в зависимости от того, когда завершился документооборот. Если до 01.01.2003 — 75 лет, если после — 50. Такой срок указан для:
- протоколов психофизиологических обследований работников (п. 413);
- списков людей, которые работают на тяжелом и опасном производстве (п. 414);
- актов расследования и учета профзаболеваний (п. 419).
Некоторые документы придется сохранять постоянно (по месту утверждения) или до замены новыми (в других организациях):
- перечни работ с вредными, опасными условиями (п. 410, 411);
- порядки, рекомендации об экспертизе профпригодности работников (п. 412);
- гигиенические требования к условиям труда инвалидов (п. 417).
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Когда документы можно не хранить
Любой приказ, распоряжение, инструкцию, акт или иной документ, связанный с обеспечением нормальных условий труда, работодатель обязан сохранять. При этом не имеет значения, оформлены эти документы по унифицированной форме или имеют произвольный вид.
Подробнее об унифицированных формах учетных документов вы можете узнать из материалов, размещенных на нашем сайте, например из статьи «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».
Периоды хранения, закрепленные в перечне, утв. приказом № 236, можно условно разделить на следующие группы:
- В течение 1 года надлежит хранить наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ, журнали регистрации этих нарядов, а также списки (ведомости) выдачи спецодежды и спецпитания.
- 3-летний период хранения отведен для документов (докладных записок, актов, заключений, переписки) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием.
- 5 лет надлежит сохранять следующие документы по охране труда: сертификаты безопасности, документы о состоянии и мерах по улучшению охраны труда, договоры добровольного страхования работников от НС на производстве и ПЗ, документы и протоколы по обучению работников по охране труда и др.
- Период длиной в 45 лет определен для хранения документов по СОУТ, журналов и книг учета инструктажа по охране труда, документов, книг, журналов регистрации, баз данных несчастных случаев на производстве, учета аварий.
- 50/75-летний отрезок отведен для хранения списков работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда; их табелей и нарядов; актов расследования профзаболеваний и др. 50 лет — для документов 2003 года и свежее, 75 лет — для документов до 2003 года.
О том, какие условия труда расцениваются как вредные, читайте в материале «Что относится к вредным условиям труда (нюансы)?».
Кто ведет и хранит журнал
Вводный журнал не должен находиться в каждом подразделении предприятия. Однако если организация занята активным привлечением подрядчиков со стороны или регулярно набирает людей для прохождения производственной практики, специалисты рекомендуют нанять штатных специалистов для каждого подразделения.
Ответственным за заполнение страниц журнала вводного инструктажа назначается одно лицо. Если на предприятии выделана должность начальника службы охраны труда, он занимается ознакомлением с правилами безопасности вновь прибывших на предприятие. Если предприятие большое, могут назначить другое ответственное лицо.
Не каждая организация может позволить себе нанять 50 работников. Если сотрудников меньшее количество, в штате необязательна должность специалиста по охране труда. По мере надобности проведения инструктажа, ответственного человека назначает начальник. При этом сотрудник должен соответствовать таким требованиям:
- прошел обучение по охране труда с отрывом от производственного процесса;
- обучение длилось не менее 40 часов;
- есть документ, подтверждающий прохождение обучения.
Хранить журнал по закону необходимо в течение 10 лет.
СОУТ: периодичность проведения и сроки
Начиная свою деятельность, новая организация порой даже не подозревает, какие мероприятия ей необходимо будет провести – даже если они носят сугубо формальный характер. Любое предприятие в России по закону обязано пройти процедуру СОУТ. Сроки проведения впервые (для новых организаций) составляют не более полугода. То есть, после регистрации компании работодатель должен провести проверку условий труда в первые 6 месяцев своей работы. Если предприятие существует свыше полугода, а проверка с момента его образования ни разу не проводилась, то сделать это необходимо как можно быстрее, а лучше, как говорится, еще вчера.
Результаты спецоценки действуют 5 лет, с момента выдачи отчета по итогам проверки.
Проведение СОУТ на рабочем месте, согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, объясняется тем, что работодатель обязуется обеспечить:
- безопасность и охрану труда работников;
- информирование сотрудников о том, в каких условиях они работают и др.
Также из ст.219 Трудового кодекса следует, что сотрудники могут рассчитывать на:
- безопасность и охрану условий, в которых они трудятся;
- информирование об опасности/вредности этих условий.
Нанимаясь на работу, человек имеет полное право потребовать у своего работодателя информацию об уровне риска и потенциальных (или реальных) вредных факторах в процессе работы. Даже если это касается банального нахождения у экрана компьютера.
Если работодатель игнорирует это право и не озвучивают информацию наемному сотруднику, тот может обратиться в орган госнадзора. Сам факт такого обращения уже означает для работодателя штраф в размере 80 тысяч рублей и требование срочной спецоценки условий труда. Если предписание госнадзора остается без внимания, организации грозит приостановка деятельности до 90 календарных дней.
Как оформить результаты проведения в организации аттестации рабочих мест?
Результаты проведения в организации аттестации рабочих мест очень важны для деятельности каждого предприятия. Они, как правило, оформляются в виде пакета документов, который является подлинным подтверждением проведения аттестации.
Весь перечень необходимых документов представлен в Приказе Минздравсоцразвития РФ № 342н, в котором также содержатся пошаговые рекомендации по их заполнению и даются образцы бланков. Инструкции даны в приложениях Приказа:
- Приложение № 1 – Образец перечня рабочих мест и рекомендации по его заполнению;
- Приложение № 2 – Образец карты аттестации рабочих мест;
- Приложение № 3 – Рекомендации по заполнению карты;
- Приложение № 4 – Образец протокола оценки травмоопасности рабочего места;
- Приложение № 5 – Образец протокола оценки обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты на рабочем месте;
- Приложение № 6 – Образец сводной ведомости результатов АРМ;
- Приложение № 7 – Образец сводной таблицы классов условий труда;
- Приложение № 8 – Образец плана мероприятий по улучшению и оздоровлению условий труда;
- Приложение № 9 – Образец протокола заседания аттестационной комиссии по результатам АРМ;
- Приложение № 10 – Образец сведений об аттестующей организации.
Документы должны соответствовать требованиям Приказа, потому как стандарт есть стандарт и он должен выполняться в надлежащем виде. В противном случае, если при передаче в органы государственной инспекции по труду, будет найдена ошибка в оформлении, документы вернут на доработку.
Какая документация необходима специалисту по охране труда
Документация по охране труда, которую работодателю необходимо вести, может охватывать:
а) политику и цели организации по охране труда;
б) распределение ключевых управленческих ролей (функций) по охране труда и обязанностей;
в) наиболее значительные опасности / риски, вытекающие из деятельности организации, и мероприятия по их предупреждению и регулированию;
г) положения, методики, инструкции или другие внутренние документы, используемые в системе управления охраной труда.
Такие рекомендации даны в Руководстве МОТ-СУОТ 2001 и стандартах по системам управления охраной труда (межгосударственный ГОСТ 12.0.230-2007, национальный (российский) ГОСТ Р 12.0.007-2009).
Из всего разнообразия документов можно выделить несколько основных типов.
Во-первых, это локальные нормативные акты работодателя, устанавливающие организационно-управленческие правила соблюдения работниками требований охраны труда. К ним относятся:
-
правила внутреннего трудового распорядка;
-
коллективный договор;
-
должностные инструкции;
-
инструкции по охране труда;
-
различные приказы, связанные с вопросами охраны труда;
-
программы обучения, инструктажей и т. п.
Во-вторых, это различные фиксирующие документы, так называемые «записи». Это самый большой тип документов по охране труда у работодателя. Он документирует всю конкретную деятельность, а главное – мероприятия по профилактике производственного травматизма и профессиональной заболеваемости.
К такой документации следует отнести также и результаты специальной оценки условий труда (ранее – аттестация рабочих мест), и материалы расследования несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
В-третьих, Трудовой кодекс обязывает каждого работодателя иметь документы, содержащие государственные нормативные требования охраны труда. Это комплект нормативной документации по специфике своей деятельности. Все они нужны не только для их выполнения и для информирования работников об условиях труда, их правах и обязанностях, но и для разработки локальных нормативных актов работодателя.
|
Грамотно оформленная документация по охране труда при спорных ситуациях между работником и работодателем всегда станет надежным помощником в разрешении возникших разногласий. А если произойдет несчастный случай, работодатель всегда сможет объяснить сотруднику, что произошло, что нарушено, по чьей вине и что делать на основе документации по охране труда. |
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Новые сроки хранения документов по охране труда
- Акт проверки выполнения соглашения по охране труда (два раза в год).
- Акты о несчастных случаях на производстве (Н-1) и с учащимися (Н-2).
- Должностные обязанности руководителей по охране труда.
- Журнал регистрации несчастных случаев.
- Отчет о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях труда (1-Т (условия труда)).
- Отчет о числе дней неявок в связи с временной нетрудоспособностью пострадавших при несчастных случаях (форма 7-травматизм).
- Перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день.
- Перечень работ и профессий, дающий право рабочим и служащим право на получение молока или других равноценных пищевых продуктов в связи с вредными условиями труда.
- План мероприятий по предупреждению детского дорожно-транспортного травматизма.
- План организационно-технических мероприятий по улучшению условий и охраны труда.
- Положение о порядке проведения 3-х ступенчатого контроля обеспечения безопасности труда.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Предписания государственных органов надзора по устранению нарушений правил охраны труда.
- Приказ о назначении лиц, ответственных за газовое хозяйство.
- Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию охраны труда и технику безопасности.
- Приказы руководителя образовательного учреждения по личному составу и личные дела, включая трудовые книжки работников.
- Санитарно-технические паспорта лабораторий, мастерских с актами приемки их в эксплуатацию.
- Соглашение администрации и профсоюзного комитета по охране труда (на текущий календарный год).
- Список опасных работ, профессий и специальностей, на которых запрещено применение труда лиц, не достигших 18 летнего возраста.
- Список профессий и работ с тяжелыми и вредными условиями труда, на которых запрещается применение труда женщин.
- График проведения периодических медицинских осмотров.
- Заключительный акт по результатам периодического медицинского осмотра.
- Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений.
- Перечень бесплатной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты.
- Перечень профессий, для которых обязательно прохождение медицинских осмотров.
- Список работников, обязанных проходить периодические медицинские осмотры.
- Журнал инструктажа на рабочем месте.
- Журнал инструктажа учащихся по технике безопасности при организации общественного полезного, производительного труда и при проведении внеклассных и внешкольных мероприятий.
- Журнал учета вводных инструктажей.
- Журнал учета выдачи инструкций по охране труда.
- Журнал учета инструкций по охране труда.
- Инструкции по охране труда, наименование инструкций должно соответствовать перечню.
- Классные журналы с записями о проведении вводного инструктажа и первичного инструктажа на рабочем месте учащихся по химии, физике, биологии, трудовому и профессиональному обучению, информатике, физическому воспитанию, обеспечению безопасности жизнедеятельности (ОБЖ).
- Перечень профессий и видов работ, по которым должны быть разработаны инструкции.
- Перечень профессий с указанием продолжительности стажировки на рабочем месте.
- Приказ по учебному учреждению о разработке и продлении инструкций по охране труда.
- Программа вводного инструктажа.
- Программа первичного инструктажа.
- График проверки знаний по безопасности труда.
- Журнал регистрации выдачи удостоверений по охране труда.
- Перечень должностей и профессий, работа по которым требует прохождения проверки специальных знаний.
- Перечень профессий, утвержденный руководителем, освобождаемых от первичного и повторных инструктажей по охране труда.
- Приказ о назначении комиссий по проверке знаний по безопасности труда.
- Программа обучения руководителей и специалистов по охране труда.
- Программы обучения рабочих безопасности труда.
- Протоколы заседания комиссии по проверке знаний по безопасности труда.
- Экзаменационные билеты по охране труда и технике безопасности.
- Журнал регистрации нарядов-допусков на работы повышенной опасности.
- Инструкция о порядке выполнения работ повышенной опасности.
- Перечень профессий и видов работ, к которым предъявляются повышенные требования по технике безопасности.
- Перечень работ повышенной опасности, выполняемых по специальным правилам.
- Приказы о назначении ответственных лиц за производство работ повышенной опасности.
- Журнал учета периодических осмотров механизмов и агрегатов, не подконтрольных Госгортехнадзору РФ
- Приказы по организации работы автотранспортных средств.
- Приказ создания комиссии по наблюдению за состоянием и эксплуатацией зданий и сооружений.
- Технический журнал по эксплуатации здания (сооружения).
- Технический паспорт на здание образовательного учреждения.
Важнейшей особенностью мероприятий по охране труда является необходимость их документального подтверждения. При этом перечень обязательных документов по охране труда, подлежащих проверке надзорных органов, регламентирован нормативными правовыми актами: Трудовым кодексом, типовым положением о системе управления охраной труда, правилами по ОТ и т.д.
Специалисты по охране тру��а часто грешат двумя крайностями: или они погружаются в разработку документации, не оставляя время на живой диалог с работниками, на проверку объектов, или они не составляют даже необходимый минимум документов, что делает бесполезным все проведенные мероприятия.
Обе ситуации влекут за собой негативные последствия – излишняя, необоснованная документация имитирует бурную деятельность, отвлекая от главной задачи – предотвращения травматизма. Отсутствие минимума документов приводит к уязвимости предприятия во время проверок бизнеса. Нет документа, значит, не было и обязательного мероприятия.
документы по пожарной безопасности
- Охрана труда администрации
- Охрана труда учителя
- Охрана труда учебно-вспомогательного персонала
- Охрана труда обслуживающего персонала
- Вводный инструктаж для работников школы
- Техника безопасности классного руководителя
- Техника безопасности для учащихся
- Инструктажи для учащихся
- Охрана труда психолога
- Техника безопасности в библиотеке
- Охрана труда в школьной столовой
- Перечень инструкций по охране труда в школе
- Кабинет начальной школы
- Кабинет физики
- Кабинет информатики
- Кабинет биологии
- Кабинет химии
- Кабинет технологии
- Учебные мастерские
- Спортивный зал
- Кабинет ОБЖ
- Кружки, студии, секции
- Пожарная безопасность в школе
- Инструктажи по пожарной безопасности в школе
- Пожарная безопасность в ДОУ
- Видео по пожарной безопасности
- Перечень инструкций по пожарной безопасности
- Должностные инструкции для пришкольного лагеря
- Инструкции по охране труда для пришкольного лагеря
- Инструкции для школьного лагеря
- Инструкции для детей пришкольного лагеря
- Инструктажи для детей пришкольного лагеря
- Положения ДОУ
- Документация по коронавирусу
- Журналы по охране труда
- Акты и протоколы по ОТ в ДОУ
- Нормативные документы ОТ
Что должны сделать работодатели в связи с утверждением новых нормативных актов по ОТ:
- Рассмотреть и проанализировать законодательные и нормативные акты по охране труда, которые касаются деятельности организации.
- Актуализировать (привести в соответствие) локальные нормативные акты по охране труда и ознакомить с ними персонал.
- Провести внеплановый инструктаж.
- Организовать и провести внеочередную проверку знаний по ОТ. При этом нужно принимать во внимание новые нормативные акты, содержащие требования охраны труда. Организации имеют право создавать комиссии, которые будут проводить проверки. Члены таких комиссий обязательно должны пройти переобучение.
Кроме того, работодателям необходимо провести оценку профессиональных рисков и постепенно снижать количество рабочих мест с опасными условиями труда (для этих целей рекомендуется внедрять современные технологии производства).
Важные нюансы, затрагивающие нормативно-правовые акты в области охраны труда:
- Поверку знаний по ОТ необходимо провести в обязательном порядке (независимо от даты предыдущей проверки).
- Порядок проведения проверки устанавливается с учетом нормативной документации, регулирующей безопасность конкретных работ.
- В поле «Тип проверки знаний» протокола проверки следует указать «Внеочередная».
- санэпиднадзора; пожналзора; энергонадзора; котлонадзора и др. (указанные документы могут быть заменены записью в Акте готовности образовательного учреждения к новому учебному году, заверенной в установленном порядке представителем соответствующего органа государственного надзора).
- Предписания государственных органов надзора:
- таблица сроков проверки оборудования и защитных средств, а также образцы документов отчетности образовательного учреждения.
- Акт проверки выполнения соглашения по охране труда (два раза в год).
- Акты о несчастных случаях на производстве (Н-1) и с учащимися (Н-2).
- Должностные обязанности руководителей по охране труда.
- Журнал регистрации несчастных случаев.
- Отчет о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях труда (1-Т (условия труда)).
- Отчет о числе дней неявок в связи с временной нетрудоспособностью пострадавших при несчастных случаях (форма 7-травматизм).
- Перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день.
- Перечень работ и профессий, дающий право рабочим и служащим право на получение молока или других равноценных пищевых продуктов в связи с вредными условиями труда.
- План мероприятий по предупреждению детского дорожно-транспортного травматизма.
- План организационно-технических мероприятий по улучшению условий и охраны труда.
- Положение о порядке проведения 3-х ступенчатого контроля обеспечения безопасности труда.
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Предписания государственных органов надзора по устранению нарушений правил охраны труда.
- Приказ о назначении лиц, ответственных за газовое хозяйство.
- Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию охраны труда и технику безопасности.
- Приказы руководителя образовательного учреждения по личному составу и личные дела, включая трудовые книжки работников.
- Санитарно-технические паспорта лабораторий, мастерских с актами приемки их в эксплуатацию.
- Соглашение администрации и профсоюзного комитета по охране труда (на текущий календарный год).
- Список опасных работ, профессий и специальностей, на которых запрещено применение труда лиц, не достигших 18 летнего возраста.
- Список профессий и работ с тяжелыми и вредными условиями труда, на которых запрещается применение труда женщин.
- График проведения периодических медицинских осмотров.
- Заключительный акт по результатам периодического медицинского осмотра.
- Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений.
- Перечень бесплатной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты.
- Перечень профессий, для которых обязательно прохождение медицинских осмотров.
- Список работников, обязанных проходить периодические медицинские осмотры.
Здесь тоже внесены изменения — утвердили право работодателя устанавливать любую форму общения, которая удобна обеим сторонам. Основное внимание уделите тому, чтобы впоследствии вы смогли доказать, что отправляли работнику корреспонденцию, и он ее получил.
Упростили правила использования электронной подписи — усиленная квалифицированная ЭП применяется только при оформлении допсоглашений и договоров. В остальных случаях можно использовать простую ЭП.
Разработайте ЛНА о переводе на временную удаленную работу в исключительных ситуациях и согласуйте его с профсоюзом. Официально установлено разрешение оформлять перевод работника на удаленную работу дополнительным соглашением к трудовому договору. Внесите в ЛНА способы взаимодействия с удаленными работниками:
- колдоговоре;
- трудовом договоре или допсоглашении к нему.
|
Совет Трудовой договор на бумаге направляйте удаленному сотруднику, если он об этом попросит |
Подробнее об оформлении удаленного работника и разработке ЛНА о временной дистанционной работе читайте в этой статье.
Номенклатура дел по охране труда
Опасные условия труда 4 класса — не редкость на сегодняшних предприятиях. С 1 марта 2022 года рабочие места с этим классом должны быть ликвидированы. Как только СОУТ покажет, что рабочее место отнесено к опасным условиям труда, работа на данном рабочем месте должна приостановлена, работник под подпись ознакомлен с тем, что работает в таких условиях и отстранен от работы на период до устранения оснований, послуживших установлению опасного класса условий труда (статья 214.1 ТК РФ).
Обратите внимание! Работника нужно с его согласия перевести на другое рабочее место, с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Если работник не согласен, он вправе уволиться.
Приступить к работе на своем прежнем месте можно только в том случае, если СОУТ подтвердит, что в результате реализации плана мероприятий по улучшению условий и охраны труда, разработанного совместно с представительным органом работников, условия труда были признаны с улучшением (например, ранее был 4 класс, а стал 3.1-3.4). При этом план мероприятий должен быть направлен в территориальную ГИТ по месту нахождения рабочего места. Если головной офис находится в Москве, а шахта — в Ярославле, то копия плана должна быть направлена в Ярославскую ГИТ.
Запрет на работу в опасных условиях труда не касается МЧС, Росатома, Роскосмоса, отдельных силовых структур. Работа в опасных условиях на предприятиях промышленности, добывающей отрасли, транспорта, гражданской авиации не будет запрещена с 1 марта 2022 года.
➤ С 1 марта 2022 года у работодателей появятся новые права по охране труда. Они смогут контролировать безопасность производства работ дистанционно, то есть с помощью видео- и аудиофиксации. Все это потребует внести в трудовой договор условия, при которых такое видеонаблюдение будет разрешено.
➤ Работодателям разрешили проводить внутренний аудит соблюдения требований трудового законодательства по проверочным листам. Роструд разместит площадку, где работодатели смогут пройти самообследование по проверочным листам. Для этого чек-листы приведут в подходящий для самообследования формат.
Проводить самообследование – это право, а не обязанность работодателя. Если по итогам самопроверки работодатель получит высокую оценку соблюдения обязательных требований, то он сможет подготовить декларацию соблюдения обязательных требований в Роструд, со сроком действия 1-3 года.
В этот период плановые проверки проводиться не будут, а вот внеплановая проверка вполне возможна. И если при внеплановой проверке ГИТ обнаружит, что в организации нарушают требования охраны труда или выявят факты ввода недостоверных сведений при самообследовании, то декларацию отменят.
➤ Электронный документооборот – тоже право, а не обязанность работодателя. Если у организации имеется возможность выдать электронные цифровые подписи работникам и должностным лицам, то можно вести локальные нормативные акты в электронном виде, в том числе и фиксировать выдачу СИЗ.
Первое, что нас и меня, как специалиста по охране труда, волнует – это Порядок обучения по охране труда. Действующий Порядок 1/29 планируется отменить, а новый порядок сейчас находится на стадии оценки регулирующего воздействия. Список документов, которые изменятся, следующий: это приказы, программы инструктажей, программы обучения, положение об обучении – в общем, все документы, касающиеся обучения.
Перечень локальных нормативных актов по охране труда (законодательный минимум)
| Мероприятия по ОТ | Какие локальные акты нужно разработать работодателю |
|---|---|
| Функционирование Системы управления охраной труда | |
| 1 | Положение о системе управления охраной труда. Положение о СУОТ с учетом специфики деятельности работодателя может содержать следующие разделы (подразделы): а) общий порядок обеспечения функционирования СУОТ; б) порядок разработки и реализации процедур, направленных на достижение целей работодателя в области охраны труда; в) планирование и исполнения мероприятий по охране труда; г) контроль исполнения мероприятий и достижения результатов; д) мониторинг и анализ реализации процедур и исполнения мероприятий по охране труда; е) планирование улучшений функционирования СУОТ; ж) анализ со стороны руководства работодателя эффективности функционирования СУОТ и достижения поставленных целей по охране труда; з) управление документированной информацией СУОТ. Отдельными локальными нормативными актами по охране труда у работодателя могут быть разработаны и утверждены на основе государственных нормативных требований охраны труда: а) порядок управления профессиональными рисками; б) внутренние нормативы обеспечения работников средствами индивидуальной защиты; в) порядок обучения и развития компетенций по охране труда; г) распределение функциональных обязанностей в сфере охраны труда между должностными лицами работодателя с учетом управленческой (организационной) структуры; д) организация работы комиссии по охране труда; е) организация работы комиссии по охране труда и уполномоченных по охране труда; ж) организация работы по соблюдению требований охраны труда подрядных организаций и т.п. |
| 2 | Отчет о проведении оценки профрисков: а) перечень (реестр) опасностей; б) документ (раздел Положения о СУОТ работодателя), описывающий используемый метод (методы) оценки уровня риска; в) документ, подтверждающий проведение оценки уровней рисков, с указанием установленных уровней по каждому риску; г) документ, содержащий перечень мер по исключению, снижению или контролю уровней рисков. |
| 3 | Протокол обсуждения проекта Политики по охране труда с представительным органом работников |
| 4 | Отчет по мониторингу функционирования СУОТ |
| 5 | Предварительный Анализ состояния охраны труда |
| 6 | Политика в области охраны труда |
| 7 | Приказ об организации постов оказания первой помощи, оборудованных аптечками |
| 8 | Приказ, устанавливающий порядок проведения контроля за состоянием условий труда на рабочих местах, а также за правильностью применения работниками средств индивидуальной и коллективной защиты |
| 9 | Перечень работ, при которых перерывы предоставляются в рабочее время на работах, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно |
| 10 | Перечень работ, предусматривающих предоставление работникам в течение рабочего времени специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда продолжительность, а также порядок предоставления таких перерывов |
| Специальная оценка условий труда | |
| 1 | Приказ об утверждении состава комиссии по проведению специальной оценки условий труда |
| 2 | Порядок деятельности комиссии по проведению специальной оценки условий труда |
| 3 | График проведения специальной оценки условий труда |
| 4 | Перечень рабочих мест, на которых проводилась специальная оценка условий труда |
| 5 | План мероприятий по улучшению условий и охраны труда |
| Медицинские осмотры (предварительные и периодические) | |
| 1 | Приказ об организации медосмотра |
| 2 | Утвержденный список лиц на медосмотр |
| 3 | Утвержденный поименный список на медосмотр и подтверждение его направления в медицинскую организацию |
| 4 | Календарный план медосмотра |
| 5 | Направления на медосмотр |
| 6 | Журнал учета направлений на медосмотр |
| Обучение по охране труда | |
| 1 | Перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте |
| 2 | Программа вводного инструктажа по охране труда |
| 3 | Инструкции по охране труда |
| 4 | Программы первичного инструктажа по охране труда |
| 5 | Программы специального обучения по охране труда |
| 6 | Приказ (распоряжение) о создании комиссии по проверке знаний требований охраны труда |
| 7 | Приказ об организации обучения по охране труда с календарным графиком для ознакомления работников |
| 8 | Протоколы проверки знаний требований охраны |
| 9 | Журналы регистрации инструктажей на рабочем месте |
| 10 | Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда |
| 11 | Перечень работ, профессий и должностей работников, в отношении которых проводится обучение по охране труда в обучающих организациях, а также во внутренней комиссии работодателя |
| Организация работ с повышенной опасностью | |
| 1 | Планы производства работ |
| 2 | Технологические карты |
| 3 | Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию и безопасное проведение работ, о назначении ответственных руководителей работ, ответственных исполнителей работ, за утверждение ППР, за выдачу наряда-допуска, за составление плана мероприятий по эвакуации и спасению работников при возникновении аварийной ситуации и при проведении спасательных работ, за обслуживание и периодический осмотр средств индивидуальной защиты |
| 4 | Журнал учета работ по наряду-допуску |
| 5 | Наряд-допуск на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, акт-допуск, график совместных работ |
| 6 | Перечень работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска |
| 7 | Порядок проведения работ, связанных с повышенной опасностью, выполняемых с оформлением наряда-допуска |
| 8 | Программа первичного инструктажа на рабочем месте на каждый вид работ или на профессию |
| 9 | Программа обучения по охране труда на каждый вид работ или на профессию |
| 10 | Программа стажировки на рабочем месте |
| 11 | Комплект инструкций по охране труда по профессиям и должностям, комплект нормативных правовых актов по охране труда в соответствии с отраслевой спецификой |
| Выдача СИЗ | |
| 1 | Приказ об организации работы по выдаче и уходу за СИЗ |
| 2 | Приказ, утверждающий нормы бесплатной выдачи |
| 3 | Копии сертификатов и деклараций о соответствии |
| 4 | Копии заключений Минпромторга о происхождении продукции |
| 5 | Личные карточки учета выдачи СИЗ |
Кто утверждает сроки хранения
Каждый акт, инструкцию, приказ или любой другой документ по охране труда работодатель обязан сохранить. Как долго — решает Федеральная архивная служба России.
С 18.02.2020 действуют новые сроки хранения документов по охране труда, они указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов. Росархив утвердил его приказом от 20.12.2019 № 236. Документы по ОТ регламентированы п. 7.3 раздела II.
Сколько времени нельзя выбрасывать книги учета, инструкции и протоколы, зависит от важности информации в конкретном акте. В Росархиве учли эти факторы в новом приказе и изменили периоды сохранения некоторых актов. Например, сроки хранения журналов инструктажей по охране труда увеличились с 10 до 45 лет.
Кто утверждает сроки хранения
Каждый акт, инструкцию, приказ или любой другой документ по охране труда работодатель обязан сохранить. Как долго — решает Федеральная архивная служба России.
С 18.02.2020 действуют новые сроки хранения документов по охране труда, они указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов. Росархив утвердил его приказом от 20.12.2019 № 236. Документы по ОТ регламентированы п. 7.3 раздела II.
Сколько времени нельзя выбрасывать книги учета, инструкции и протоколы, зависит от важности информации в конкретном акте. В Росархиве учли эти факторы в новом приказе и изменили периоды сохранения некоторых актов. Например, сроки хранения журналов инструктажей по охране труда увеличились с 10 до 45 лет.