Как принять сотрудников на работу: инструкция для ИП и ООО

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как принять сотрудников на работу: инструкция для ИП и ООО». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Должен ли предприниматель оформлять договор, если у него работают родственники? Здесь всё зависит от характера отношений. Понятия семейного бизнеса для ИП нет, даже если речь идет о супругах, имеющих общий бюджет.

Надо ли оформлять на работу родственников ИП

Если это действительно нерегулярная помощь, за которую предприниматель не платит, то здесь можно применять статью 37 Конституции РФ. Согласно этой норме каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, в том числе, оказывать кому-то услуги или выполнять работы безвозмездно.

Но чаще всего под якобы безвозмездной помощью родственников скрываются всё-таки трудовые отношения, имеющие регулярный характер, предполагающие выполнение конкретных обязанностей и получение определённого вознаграждения.

Даже если вы заключите письменный договор безвозмездного оказания услуг, решать, есть ли здесь признаки трудовых отношений, будет суд. ФНС и Роструд при обнаружении неоформленного работника, конечно, настаивают на том, что это нарушение трудового законодательства и прав самого сотрудника. Положительная судебная практика по вопросу привлечения к ответственности работодателя-ИП имеется, но разбирательство в суде будет тщательным.

Таким образом, деятельность ИП с работниками, которые являются его родственниками, тоже подпадает под нормы трудового законодательства. Кроме того, не забывайте, что неоформленный вами родственник не будет иметь трудового стажа и пенсионных накоплений. Будете ли вы за свой счет содержать его в пожилом возрасте? Не лучше ли заключить трудовой договор и обеспечить ему получение пенсии?

Как налоговая может вычислить нарушителей закона

• Физически невозможно вести бизнес без работников. Например, у вас несколько мясных магазинов, но из сотрудников числитесь только вы.

• Трудозатратная деятельность и большие доходы. Прибыль говорит о том, что вы работаете, а код ОКВЭД указывает на то, что в одиночку с задачами не справиться. Например, один человек не может сам построить здание.

• Подписи несуществующих работников. Например, в накладных на грузоперевозку стоит подпись неизвестного человека.

• Справки для банков. Часто неофициально оформленные сотрудники просят предоставить им справку о доходах для получения кредитов и ипотеки.

• Выплаты зарплаты на карты. Регулярные платежи на один и тот же счет говорят сами за себя.

Лицензия — это разрешение на право заниматься определённым видом деятельности. В IT-сфере закон от 04.05.2011 № 99-ФЗ относит к лицензионным следующие направления:

• Разработка, производство, распространение шифровальных средств, информационных систем и телекоммуникационных систем, выполнение работ, оказание услуг, техобслуживание в этой области, за исключением собственных нужд организации или ИП;
• Разработка, производство, реализация и приобретение в целях продажи специальных технических средств, предназначенных для негласного получения информации;
• Деятельность по выявлению электронных устройств, предназначенных для негласного получения информации, за исключением собственных нужд организации или ИП;
• Разработка и производство средств защиты, деятельность по технической защите конфиденциальной информации.

Подробнее о видах деятельности

Мы с вами уже затронули вопрос о недостатках совмещения предпринимательской деятельности с основной работой. Помочь или навредить этому сможет выбранный вид деятельности.

Желательно, чтобы одна работа могла помогать другой, чтобы благодаря каждой из них обе развивали вас как профессионала. Приведем пример: человек работает ландшафтным дизайнером в одной из крупнейших компаний города. Он имеет достаточный опыт проектирования, художественного иллюстрирования проектов. Он решил открыть свой бизнес и заняться частным изготовлением проектов, уплачивая налоги. Если сил и времени у него на это хватит, то такому дизайнеру работа должна пойти только в плюс. Во-первых, он совершенствует свои профессиональные качества. Во-вторых, он приобретает опыт самостоятельного взаимодействия с клиентами, что позволяет ему самостоятельно назначать условия сотрудничества.

В точности до наоборот может сложиться ситуация, если тот же дизайнер захочет открыть, к примеру, салон красоты и в нем же работать мастером. Возможно, он справится, но с большей долей вероятности заработает немного, так как сможет принимать клиентов только после работы. Хорошо, когда есть своя клиентская база, которая готова пойти на уступки и прийти к вам в удобное время. Но эту клиентскую базу еще нужно наработать, а это долго.

Если сложить воедино все хлопоты, нервы и траты на данное предприятие, то ненароком возникает вопрос: «А оно надо»? При таком раскладе все положительные стороны вопроса стремительно теряют свою привлекательность.

Оформление работника на полставки

Алгоритм принятия сотрудника на неполный рабочий день практически не отличается от приема на полную ставку. Но есть несколько нюансов:

1. Принять заявление. В заявлении о приеме на работу работник указывает желаемую должность и размер ставки.

2. Ознакомление с локальными актами под подпись.

3. Заключение трудового договора, где особое внимание уделяется пунктам о выработке часов и размеру ставке.

4. Издание приказа, в котором обязательно указывается информация, что работник принят на полставки.

5. Запись в трудовую книжку. Информация о ставке не указывается.

При заключении трудового договора следует рассчитать количество часов для неполной ставки. Необходимо конкретно указать количество часов, отрабатываемых в день, неделю или месяц. Эта информация нужна для того, чтобы правильно рассчитать заработную плату. При этом в трудовом договоре рекомендуют указывать зарплату за полную ставку, но следует уточнить, что работник принят на полставки и зарплата составляет меньшую сумму.

Законом РФ установлена минимальная оплата труда. Но, работая на полставки, работник может получать ниже этой суммы. Уточнение в трудовом договоре помогут избежать проблем с трудовой инспекцией и объяснить, почему оплата производится в меньшем размере, чем установленный минимум.

Чаще всего работники устраиваются на полставки, имея основное место работы. В этом случае трудовая книжка остается на основном месте и никакие записи о подработке не заносятся.

Оплата отчислений с заработной платы

При выплате зарплаты из дохода работника удерживается налог на доходы физ.лиц (НДФЛ) — 13%, оставшаяся часть выдается работнику

Кроме НДФЛ ИП платит за свой счет отчисления в фонды:

• в Пенсионный фонд (ПФР) — 22% от зарплаты (дохода сотрудника до вычета НДФЛ);
• в Фонд медицинского страхования (ФОМС) — 5,1%;
• в Фонд социального страхования (ФСС) — 2,9%.

В 2021 году действуют пониженные ставки страховых взносов для зарплат, выше МРОТ.С той части зарплаты, которая превышает МРОТ, действуют льготные тарифы:

• ПРФ — 10%;
• ФОМС — 5%;
• ФСС — 0%.

Также уплачивается взнос в Фонд социального страхования на случай получения травмы на работе. Размер взноса зависит от вида деятельности и от класса профессионального риска, присвоенного этому виду деятельности.

• 1 класс риска — самый низкий. Тариф составляет 0,2% от дохода работника, это например, оптовая и розничная торговля.
• Страховой тариф для самого высокого (32-го) класса риска составляет 8,5%. К нему относятся добывающие производства.

Открытие ИП: сколько может быть работников и как их оформлять

Открытие любого нового предприятия требует подготовки документов и определенных действий. ИП — тоже новый субъект хозяйствования, и при его открытии также необходимо соблюдение пунктов закона. Сегодня открыть ИП в России просто, нужно собрать документы: заявление, копию паспорта, квитанцию об оплате пошлины. Регистрируют ИП исполнительные органы, а данные поступают в налоговую инспекцию того района, где он прописан.

После официального обретения статуса ИП человек начинает свою деятельность как самостоятельная хозяйственная единица в государстве. С этого времени он начинает платить налоги и отчитываться за доходы. Суммы налогов зависят от выбранного режима налогообложения и от размера заработка.

Если при открытии предприятия ИП намеревается взять наемных работников, он должен быть готовым нести за них ответственность — платить за них налоги и взносы, а также отчитываться. Но, прежде всего, ему нужно будет правильно оформить каждого нового сотрудника (ст. 22 ТК РФ).

Согласно закону, если открывать ИП с УСН и ЕНВД, то можно нанимать не более 100 работников, при патенте — до 15, с общей системой (ОСНО) — сколько угодно. Напомним, общая система налогообложения устанавливается предпринимателю с момента попадания его в реестр налогоплательщиков (ЕГРН), если при открытии ИП не написал соответствующее заявление. Это самый сложный налоговый режим, но он позволяет принять в штат неограниченное количество сотрудников.

Действия предпринимателя при оформлении в штат наемных работников: заключение официального трудового договора (статья 57 ТК РФ); отправка данных о работнике в ФСС (Фонд соцстрахования); оформление документов в отделе кадров.

Возможность открыть бизнес с наемными работниками для ИП — это значит воспользоваться трудом других людей по официальному праву нанимателя, предусмотренному законом. Сюда входит, в первую очередь, заключение договора. Для оформления будущий работник должен принести паспорт, трудовую книжку, воинский билет, диплом или другие документы об образовании. Далее он пишет заявление о принятии на работу и подписывает договор. В типовом договоре указывают:

• персональные данные работодателя и его банковские реквизиты;
• ФИО сотрудника и данные его паспорта;
• должность принятого на работу;
• права и обязанности сторон;
• дату и срок заключения;
• рабочий график;
• размер зарплаты и доплат;
• способ оплаты (наличными или на карту).

После принятия в штат нового члена команды индивидуальный предприниматель составляет приказ о приеме на работу, знакомит с особенностями сотрудничества с ИП. Также работник должен знать суть нормативных документов об охране труда и трудовой дисциплине. ИП обязан открыть на человека рабочую карточку и сделать запись в трудовой книжке.

После открытия бизнеса ИП может заключить с человеком также гражданско-правовое соглашение на временное или проектное сотрудничество — например, на верстку и подготовку к печати двух каталогов продукции. В этом случае данные о сотруднике не нужно отправлять в ФСС (Фонд социального страхования), тогда как в Пенсионном фонде его регистрировать обязательно.

Можно ли использовать ЭП уволенного сотрудника

Электронная подпись оформляется не бесплатно, поэтому может возникнуть ситуация, когда используется одна ЭП несколькими сотрудниками. Насколько это законно и какие могут быть последствия? Согласно Гражданскому Кодексу РФ, электронная подпись приравнивается к рукописной. А передать свою руку для заверки документов никто не может. Соответственно, и ЭП нельзя передавать между сотрудниками. Она выдается конкретному лицу и в сертификате указаны его реквизиты. По сути, за использование ЭЦП уволенного сотрудника должно быть предусмотрено наказание. Тем не менее, прямого запрета на передачу ключа ЭП законом не предусмотрено. Более того, даже Минкомсвязи не видит в этом проблемы. Но указывает, что передавать подпись можно только лицу, наделенными такими же полномочиями, как ее владелец, и только с его согласия. Этого же мнения придерживаются сотрудники ФНС. А вот разработчики ПО не согласны. Чтобы не возникало спорных вопросов, лучше делать ЭП на каждого сотрудника. В любом случае, ответственность за неправомерное использование электронной подписи лежит на ее владельце.

Профессиональный или подоходный налог – что лучше?

Профессиональный налог выглядит выгоднее, чем подоходный: 16% против 10%. К тому же, в 10% уже включены взносы в фонд социальной защиты населения в размере 6%. Это значит, что пенсионеры, которые будут плательщиками НПД, фактически заплатят не 10%, а всего 4% — ведь они освобождены от уплаты страховых взносов. Остальные ИП по итогам года заплатят в ФСЗН не 35% от минимальной зарплаты, а 29%.

Министерство по налогам и сборам сейчас разрабатывает приложение, с помощью которого самозанятые граждане и индивидуальные предприниматели смогут рассчитать и заплатить свои налоги. Анонсируется, что программа сможет учитывать как безналичные платежи, так и наличные оплаты и будет полностью готова к 1 января 2023 года.

Как ИП устроить работника: пошаговая инструкция

Для начала необходимо разобраться с ограничением по численности штата. В частности, если ИП работает по патенту, то он может принять максимум 5 человек. Если частный предприниматель использует ЕНВД, то ему разрешён штат до 100 человек. В противном случае он потеряет право на льготы согласно НК РФ. Причём считаются все сотрудники вне зависимости от их формы занятости (полная или частичная), местоположения и т. д.

Итак, как же индивидуальному предпринимателю устроить работника в свой бизнес? В действительности всё не очень и сложно:

1. Бизнесмену необходимо оформить трудовой договор в письменном виде в 3 экземплярах. Можно воспользоваться шаблоном в Интернете, а можно обратиться к юристам. Чтобы с договором не возникало проблем, он не должен противоречить действующему законодательству, главным образом – трудовому.

2. Предпринимателю надо издать приказ о приёме такого лица на работу и указать его должность.

3. Дальше следует подать документы в Фонд соцстраха (ФСС) и в Пенсионный (ПФР) о том, что предприниматель теперь выступает в качестве работодателя. В первое учреждение данные нужно отослать в рамках 10 дней после заключения договора. Для обращения в ПФР у ИП есть целый месяц.

4. Ознакомить под подпись сотрудника с инструкцией или же с правилами работы.

5. Оформить личную карточку работника по форме Т2. Её можно скачать в Интернете.

6. Составить график отпусков для нового сотрудника и ознакомить с ним.

7. Оформить трудовую книжку по установленным правилам.

8. Составить расписание штата и ознакомить под подпись с ним сотрудника.

9. Заключить с новым сотрудником договор о матответственности, если это актуально.

Обратите внимание на то, что выше перечислены далеко не все документы. Некоторым работодателям, например, важно соблюдение коммерческой тайны. Это всё тоже следует надлежащим образом оформить. Если работнику для выполнения своих непосредственных обязанностей требуется получить допуск, то ИП придётся подготовить соответствующий пакет документов. Особое внимание уделяется технике безопасности: с правилами пользования электроприборами и т. д. тоже желательно ознакомить в письменном виде.

Может показаться, что устроить ИП на работу сотрудника довольно сложно. Но если разобраться с общим алгоритмом, то в дальнейшем будет легче. Многие действия начинают выполняться уже автоматически.

Небольшой лайфхак: можно нанять сотрудника по кадрам и делегировать ему все полномочия в связи с решением этого вопроса. Конечно, с оформлением его самого придётся повозиться. Зато потом будет проще!

Помимо прочего, понимание того, как официально устроить работника к индивидуальному предпринимателю, убережёт того от большого количества проблем. В частности, в 2019 году бизнесмену, на которого работают неофициально, угрожает следующее:

• штрафы от 1 до 300 тысяч рублей (очень серьёзные санкции налагаются за иностранцев);
• уголовная ответственность;
• приостановление деятельности на период до 90 дней;
• лишение права заниматься конкретным видом деятельности на определённый срок.

Если продавец не оформлен у ИП

Многие предприниматели задают вопрос, какой штраф, если продавец не оформлен, им грозит. Придется, наверное, некоторых расстроить, но грозит в этом случае не только штраф.

Если вы не хотите брать на себя обязательства по выплате больничных и отпусков продавцу, а также по уплате за него налогов, соблазн не оформлять продавца очень велик.

Понятно, что индивидуальному предпринимателю хочется насколько возможно сократить издержки. Однако сегодня российское законодательство хорошо защищает работников, и, пытаясь поступить таким образом, вы очень рискуете.

Согласно 66 статье Трудового Кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, который проработал у него более пяти дней, и эта работа у сотрудника является основной.

Таким образом, если будет обнаружено, что работник трудится на вас не оформленным или если он оформлен по гражданско-правовому договору (например, договору подряда), закон будет на его стороне.

Уклонение от оформления трудового договора влечет наложение административного штрафа от 5000 до 10000 рублей. Прежде при обнаружении такой ситуации предпринимателя могли также заставить приостановить свою деятельность на срок до 90 суток, сейчас такой меры не предусмотрено.

Однако не стоит думать, что за неоформленного работника вы сможете отделаться лишь небольшим штрафом. В этой ситуации, поскольку за сотрудника вы не платите налоги, вами заинтересуются также налоговые органы, и добавят свои денежные взыскания (статьи 123 и 126 Налогового кодекса РФ).

Более того, наказание может последовать и уголовное. В случае, если будет доказано, что вы совершили преступление по уклонению от уплаты налогов, вы должны будете заплатить штраф от 100000 до 300000 рублей, вам могут грозить принудительные работы на срок до одного года, арест на срок до 6 месяцев или лишение свободы на срок до одного года.

Если будет признано, что уклонение от уплаты налогов было совершено в крупном размере, штраф, а также сроки принудительных работ и лишения свободы, увеличатся. Об этом говорится в статье 198 Уголовного кодекса РФ.

Так что, рекомендуем вам взвесить, стоит ли выгода от неоформленных трудовых отношений таких рисков.

Как выбрать систему налогообложения для ИП

Определиться с системой необходимо за следующие 30 дней с регистрации. Если этого не сделать, ИП автоматически будет работать на ОСНО с самым высоким налогом.

Отобрать режимы, которые подходят по ограничениям. Прежде всего обратите внимание на патент и НПД — потенциально самые выгодные режимы для предпринимателя-новичка. Если работаете в сельском хозяйстве, выбирайте ЕСХН.

Когда ничего из перечисленного не подошло, выбирайте упрощенку. В редких случаях, если вы собираетесь работать с корпорациями, можно оставить ОСНО.

Выбрать систему налогообложения для ИП, на которой проще работать. Учитывайте объем отчетности: выбирайте тот, где нужно реже отчитываться. Помимо патента и самозанятости минимальная отчетность требуется на упрощенке.

Посчитать, какая система дешевле. Это зависит от вида деятельности, местоположения и расходов ИП. Далее рассмотрим, на что обращать внимание.

Что нужно знать о налогообложении для ИП

1. ИП платят фиксированные страховые взносы, чтобы пользоваться медициной и в будущем получать пенсию. Сумма взносов в 2021 году — 40 874 ₽.
2. Также есть дополнительные взносы — это 1% от дохода, превышающего 300 000 ₽.
3. Если у ИП есть сотрудники, за них нужно платить налог 13% и взносы.
4. ИП по умолчанию работает на основной системе налогообложения, она самая дорогая. Может выбрать один из спецрежимов: упрощенка, патент, ЕСХН или самозанятость.
5. Патент подходит для временного бизнеса, самозанятость — для самостоятельного оказания услуг, ЕСХН — для ИП в сельском хозяйстве.
6. Если ни один из этих вариантов не подходит, лучше выбрать упрощенку, если работаете с корпорациями — основную систему.

Похожие записи:

• Можно ли вернуть НДФЛ с покупки квартиры с дивидендов за 2023 год
• Платежка на перечисление дивидендов на карту учредителя в 2022 году
• Налог на нежилую недвижимость в 2023 году