Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Разница между секретарем и офис-менеджером». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Личные и деловые качества
Предлагаем список личных качеств и умений, подходящих на должность офис-менеджера:
- ответственность;
- активная жизненная позиция;
- высокая работоспособность;
- коммуникабельность;
- стрессоустойчивость;
- энергичность;
- не конфликтность;
- организованность;
- самостоятельность;
- организаторские способности;
- быстрая обучаемость;
- внимательность;
- добросовестность;
- грамотная речь;
- инициативность;
- честность;
- пунктуальность.
Требования к кандидатам
Теперь выясним, какие предъявляются требования к кандидатам:
- наличие высшего или среднего специального образования;
- знание руководящих и нормативных документов вышестоящих органов;
- опыт работы на похожей должности не менее года;
- владение знаниями по деловой этике, психологии, делопроизводству и культуре труда;
- важно быть уверенным пользователем компьютера и интернета, а также программного обеспечения Microsoft Office;
- знания законодательства об охране труда;
- знания основ экономики, организации управления и труда;
- знания порядка заключения договоров и порядок ведения деловой документации;
- навыки обращения с оргтехникой – факсом, компьютером, копиром, сканером и принтером.
Что входит в должностную инструкцию утверждает директор компании. В разных компаниях она может содержать разные обязанности, но чаще всего основные положения остаются без изменений. В общих положениях указывается, кто берет на работу офис-менеджера, кто может его уволить, кому подчиняется работник, а также кто подчиняется ему и кто будет выполнять его обязанности в его отсутствие.
Офис-менеджер как фундамент компании
В каждой компании индивидуально разрабатывается штатное расписание и должностные инструкции к каждой должности. Генеральный директор своей подписью утверждает документ, и должностная инструкция офис-менеджера, как и любого другого специалиста, вступает в силу.
С документацией, подробно описывающей рабочие моменты профессионально-трудовой деятельности менеджера, следует ознакомиться на первоначальном этапе знакомства с компанией, ранее, чем будет утвержден трудовой Договор. В противном случае не исключены спорные ситуации, возникающие на почве незнания сотрудников своих обязанностей или нежелания их выполнять. Работа офис-менеджера предполагает высокий уровень самоорганизации и ответственности.
Ответственность офис-менеджера
В настоящее время на многих предприятиях требуется офис-менеджер, вакансии публикуются в СМИ и в кадровых агентствах. Соискателям следует знать, что работа в должности офис-менеджера предполагает наличие определенной ответственности. Точные параметры и условия наступления этой ответственности каждый работодатель определяет по-своему, с учетом норм действующего законодательства. В перечень пунктов, предусмотренных должностной инструкцией в части наступления ответственности офис-менеджера, входят основные статьи, согласно которым этот сотрудник несет ответственность за:
- в Москве — 15-22 тыс. рублей;
- в Санкт-Петербурге — 11-16 тыс. рублей;
- в Екатеринбурге — 8-13 тыс. рублей;
- в Новосибирске — 7-12 тыс. рублей.
- Управленческая функция. Прежде всего, это разработка организационной структуры, планирование офисного распорядка, руководство над персоналом или его вспомогательной частью, контроль над их работой, разработка корпоративной культуры и т.д.
- Административная функция. Выполнение такой функции предполагает организацию делопроизводственной работы, построение взаимоотношений между отделами, разделение офиса на зоны и т.д.
- Хозяйственная функция. Организация приобретения офисной техники, канцтоваров и прочих расходников, снабжение ими офисного персонала, выполнение техобслуживания, взаимодействие с сервисом и т.д.
- Контрольная функция. Организация контроля над выполнением поставленных руководством задач, проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, выполнение прочих контролирующих функций.
- Отчетная функция. Подготовка внутренней и внешней отчетности, предоставление документации руководству, сбор и аккумуляция отчетов по отделам.
Ненадлежащее отношение к должностным обязанностям. Халатность, необязательность, несвоевременное выполнение распоряжений руководства – это недоработки сотрудника, в результате которых он должен нести ответственность.
Разглашение информации конфиденциального характера. Если вас заинтересовала должность офис-менеджер, обязанности этого специалиста в части конфиденциальности необходимо хорошо знать;
Нарушение границ компетентности. Выходя за рамки компетентности, сотрудник рискует получить взыскание административного характера. Должность «офис-менеджер» требует соблюдения норм и границ компетентности.
Несоблюдение трудового распорядка и правил безопасности влечет за собой наступление ответственности.
Обязанности офис менеджера и секретаря
Секретарь часто имеет диплом средней школы. Дополнительное обучение на рабочем месте предоставляется, поэтому секретарь изучает внутренние операции бизнеса и получает возможность использовать компьютерную систему в течение периода обучения. Юридическим и медицинским секретарям может потребоваться дополнительная сертификация от Национальной ассоциации юридических секретарей или Международной ассоциации административных специалистов. Офис-менеджеры часто проходят последипломную подготовку по вопросам офис-менеджмента, административных услуг или поддержки. Послешкольное образование может включать степень бакалавра или ассоциированную степень.
Так как офисные менеджеры имеют обширное образование и управляют другими сотрудниками в офисе, они получают более высокую зарплату, чем секретари, согласно опубликованной информации о зарплате Бюро статистики труда США. По состоянию на 2008 год руководители офисов и руководители наемных работников зарабатывали около 45 790 долл. США в год, а секретариаты зарабатывали в среднем 25 240 долл. США по состоянию на 2010 год. Самые высокооплачиваемые секретари зарабатывают 36 910 долл. США в год, что по-прежнему значительно ниже среднего показателя для руководителей бюро.
Офис-менеджер: кто это такой и чем занимается?
Данная профессия имеет, как и многие другие, ряд достоинств и недостатков. Итак, какие плюсы работы ощущает на себе офис-менеджер?
С каждым годом количество должностей, вводимых современными компаниями, неуклонно растет. Если пару десятков лет назад практически все административные работники назывались секретарями, то сегодня куда более популярным словом стало «менеджер». Достаточно добавить к нему соответствующую приставку, чтобы определить обязанности сотрудника. Менеджеры по персоналу, по рекламе, по работе с клиентами, по продвижению бренда, по продажам – продолжать этот список можно до бесконечности. Мы же поговорим о профессии, должностные функции представителей которой для многих являются тайной за семью печатями.
Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.
Секретарь
Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.
Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и «Секретарь» как взаимозаменяемые. Однако, это не верно.
Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.
По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.
В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.
В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.
Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам.
Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности.
В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.
Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.
Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.
Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:
Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве — до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге — до 20 тыс. рублей, в Новосибирске — до 18 тыс. рублей.
Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге — 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге — 35 тыс. рублей, в Новосибирске — 30 тыс. рублей.
Офис-менеджер — кто это?
Часто путают с профессией секретаря. Но различие между этими специальностями всё-таки есть. Итак, офис-менеджер — кто это?
Менеджер данного направления является офисным управленцем или администратором. Он регулирует офисную работу, являясь важным информативным звеном между сотрудниками и начальством, клиентами и сотрудниками и т.д.
Чем активнее деятельность той или иной организации, тем больше у нее проблем с ежедневными мелкими организаторскими делами и документацией. Их выполнение и обеспечивает офис-менеджер.
Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а также приказы начальства были оформлены должным путем. При этом распоряжения руководящего состава должны быть вовремя донесены до сотрудников фирмы, все жалобы от посетителей должны быть приняты к сведению, а предложения сотрудников доведены до начальства.
Таким образом, делопроизводство, а также коммуникативные связи в компании частично ложатся на плечи офисных менеджеров.
Разница между офис-менеджером и секретарем
Любая серьезная и достаточно крупная компания имеет в своем штате обе этих должности. Менеджер контролирует работу офиса и обеспечивает его необходимыми материалами, следит за состоянием техники и устанавливает связь между сотрудниками и руководителем. В некоторых организациях в его обязанности также входит общение с клиентами. Тогда как секретарь выполняет личные поручения руководителя и является его главным помощником. Он перенаправляет начальству поступающие звонки, организует встречи, подготавливает необходимую документацию. Основное отличие офис-менеджера от секретаря заключается в том, что первый считается управленцем. В его подчинении находится административный персонал, чью работу должен координировать сотрудник. Тогда как секретарь не может похвастаться такими полномочиями. Он состоит в подчинении у руководителя и зачастую не имеет права самостоятельно принимать решения.
Обучение проводит Марина Егорова, основатель и директор компании Smart&Talented,
а также опытные ассистенты ведущих компаний.
Подробнее о ШКОЛЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ АССИСТЕНТОВ
В чем разница между секретарем и офис менеджером?
Курируя офисную работу, такие специалисты занимают одни из ведущих ролей в крупных и мелких российских компаниях. Кто они и что действительно входит в их функции? Как офис-менеджеру, выполняющему действительно огромный объем работы в условиях глубокой экономической нестабильности получить желаемую прибавку к зарплате? Карьерист.ру постарается ответить на эти и некоторые другие вопросы!
Ввиду того что такая работа сопряжена с выполнением некоторых административных функций, многие часто отождествляют данную профессию с работой администратора. В действительности, менеджер выполняет административную работу лишь отчасти – в его должностные обязанности входит гораздо больший спектр задач, чем могут представить даже самые заядлые скептики.
Наиболее точно охарактеризовать эту профессию можно так: офис-менеджер, это специалист, управляющий офисными службами, координирующий их работу и снабжающий их всеми необходимыми инструментами труда и прочими расходными материалами, необходимыми для успешного выполнения поставленных задач.
Поскольку именно на офисного менеджера возлагается функция доведения необходимой коллективу информации и контроля над поставленными задачами практически всегда он подчиняется непосредственно руководителю компании, реже – его заместителю или руководителю отдела по управлению персоналом.
По этой же причине их нельзя причислять к периферийным офисным работникам – более правильно относить их к среднему или даже высшему менеджменту, в зависимости от возложенных обязанностей, предоставленных полномочий и ответственности. Важно понимать, что конкретный круг функциональных обязанностей офис-менеджера зависит от размера компании, ее направленности и размеров административно-управленческой части организации.
Что примечательно, функциональные обязанности офисного менеджера часто путают и с секретарской работой, причем не только обыватели, но и сами руководители. Однако, в отличие от менеджера, секретари лишены властных полномочий и ограничены исключительно технической работой, в большей степени занимаясь организацией труда своего непосредственного руководителя.
В то же время многие отечественные компании часто «размывают» тонкую грань между этими профессиями, определяя офис-менеджера в качестве личного помощника руководителя. Такой подход, по меньшей мере, неправилен – организация офисного быта не может быть полноценной, если занимающийся ей специалист будет одновременно занят задачами своего руководителя.
В то же время совмещение функций офисного менеджера и помощника или секретаря директора, при условии того, что сотрудник реально справится с таким объемом – отличная возможность попросить повышения заработной платы. Логично, что увеличение нагрузки требует и более высокого поощрения труда, а в условиях, когда нанимать дополнительного человека слишком затратно – передать его функции уже имеющемуся работнику за умеренную прибавку к зарплате, будет отличным способом экономии бюджета компании.
К поиску офис-менеджера нужно подходить тщательно
Юлия Ковельская, генеральный директор ГК «Галактика», Москва
В процессе выбора соискателя нами были использованы материалы о трудовых резервах и информация из внешних источников. Прежде всего, для меня представляют интерес сотрудники, работавшие помощником руководителя крупномасштабной компании, а также бывшие руководители административного Департамента, имеющие опыт одновременного ведения нескольких проектов.
Первичным отбором соискателей была занята служба персонала. Она проверяла, насколько потенциальный сотрудник соответствует заявленным требованиям, рассматривались его рабочий потенциал и профессиональные навыки. Нам требуется офис-менеджер, готовый повышать свою квалификацию. Кандидату предложили решить кейсы с конкретными ситуациями. С учетом его решения делались выводы о степени доверия к нему предыдущего руководителя и уровне профессиональной пригодности соискателя.
Информация об авторе и компании
Юлия Конельская, генеральный директор ГК «Галакта», Москва. Группа компаний «Галакта» — российский производитель водочных брендов «Полтина» и «Мороз и солнце». Компания входит в Топ-10 производителей водки. Сеть распространения продукции охватывает все регионы РФ и состоит из более чем 100 дистрибьюторов. В 24 крупнейших регионах созданы региональные представительства группы. В 2006 году общий объем производства предприятий группы составил 2520 тыс. долл. США. Численность персонала — 600 человек.
Получить высокооплачиваемое место работы мечтают многие девушки, особенно, если это место — в тёплом офисе и дружном коллективе. Такие вакансии, как секретарь или офис-менеджер очень востребованы. Когда вас приглашают на работу по одной из специальностей, вы должны чётко понимать, чем они отличаются и в чём будут заключаться обязанности.
Особенности работы секретаря
Секретарь может решать довольно широкий круг задач, а может иметь узкую специализацию. Человека, который совершает звонки, занимается документацией, работает с клиентами, распределяет обязанности между сотрудниками, сопровождает босса на деловых встречах, называют именно так. Однако сотрудницу, которая занимается ведением и организацией дел офиса, правильно будет охарактеризовать понятием «офис-менеджер».
Секретари же, как правило, решают более узкий круг задач, и от этого делятся на несколько видов.
Офис-менеджер: не путать с секретарем
В самом деле, почему не секретарь? В понимании большинства непосвященных людей эти понятия тождественны, и офис-менеджера нередко представляют секретарем руководителя или администратором. Однако, ни секретарь, ни администратор не наделены властными полномочиями (или наделены лишь небольшой частью). В отличие от них, офис-менеджер (от анг. «manager» – директор, управляющий) располагает рядом полномочий управленческого характера.
Прославленная в советский (и погруженная в критику в постсоветский) период управленческая стратегия соединяла воедино должности (следовательно, и должностные обязанности) секретаря и администратора. Уровень секретаря напрямую зависел от уровня его руководителя: чем выше директор, тем больше полномочий у секретаря. К чему было вводить новые должности, если можно сэкономить на трудовых ресурсах? Универсальный сотрудник – самый ценный «кадр».
Ответственность офис-менеджера
В настоящее время на многих предприятиях требуется офис-менеджер, вакансии публикуются в СМИ и в кадровых агентствах. Соискателям следует знать, что работа в должности офис-менеджера предполагает наличие определенной ответственности. Точные параметры и условия наступления этой ответственности каждый работодатель определяет по-своему, с учетом норм действующего законодательства. В перечень пунктов, предусмотренных должностной инструкцией в части наступления ответственности офис-менеджера, входят основные статьи, согласно которым этот сотрудник несет ответственность за:
Ненадлежащее отношение к должностным обязанностям. Халатность, необязательность, несвоевременное выполнение распоряжений руководства – это недоработки сотрудника, в результате которых он должен нести ответственность.
Разглашение информации конфиденциального характера. Если вас заинтересовала должность офис-менеджер, обязанности этого специалиста в части конфиденциальности необходимо хорошо знать;
Нарушение границ компетентности. Выходя за рамки компетентности, сотрудник рискует получить взыскание административного характера. Должность «офис-менеджер» требует соблюдения норм и границ компетентности.
Несоблюдение трудового распорядка и правил безопасности влечет за собой наступление ответственности.
Офис-менеджер – сотрудник компании, ответственный за текущую работу офиса. Данная должность является управленческой. Сотрудник становится своеобразным посредником между рядовым персоналом, начальством, а иногда и клиентами. На плечи менеджеров также ложатся делопроизводство, обеспечение офиса канцтоварами и прочими расходными материалами, контроль над рабочим состоянием техники и различные секретарские обязанности. К разряду последних относятся регистрация корреспонденции, ведение учета звонков, организация совещаний, встреча посетителей и т. д. В большой компании может существовать несколько офис-менеджеров, закрепленных за своими отделами. Спрос на таких специалистов является достаточно высоким. Соискатели на данную вакансию должны обладать грамотной речью, навыками ведения делопроизводства, знанием ПК и высокой скоростью печати, опытом административной работы.
Секретарь
Секретарь – офисный работник с широким кругом обязанностей. Он является главным помощником и правой рукой руководителя. Сотрудник принимает телефонные звонки и встречает посетителей, решает организационные вопросы, планирует рабочее время начальника, занимается ведением делопроизводства. К секретарям сегодня предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть ответственными, исполнительными, коммуникабельными, аккуратными, обладать знанием ПК и иностранных языков. Сам термин «секретарь» происходит от латинского «секрет». В Древнем Риме так называли доверенных лиц мужского пола. Секретари при царских дворах не только записывали указы, но и зачастую сосредотачивали в своих руках большую власть. С изобретением печатной машинки профессия стала считаться скорее женской, нежели мужской.
Должностная инструкция офис-менеджера
Не исключено, что за рубежом круг обязанностей такого специалиста несколько отличается от отечественной должностной инструкции. Согласно действующему законодательству и штатному расписанию организации, зарегистрированной на территории РФ, офис-менеджер обязан:
1. Ознакомиться с учетом профиля деятельности компании и, руководствуясь директивными указаниями руководителя, организовать схему зонирования (или структуру) офиса;
Планировать и согласовывать с руководителем графики текущего ремонта и профессионального осмотра имеющегося оборудования, приобретения расходных материалов, сроки и способы утилизации изношенного оборудования соответственно нормам эксплуатации, представленным изготовителями. Чтобы получить основы этих знаний, существуют специальные курсы офис-менеджера.
К поиску офис-менеджера нужно подходить тщательно
Юлия Ковельская, генеральный директор ГК «Галактика», Москва
В процессе выбора соискателя нами были использованы материалы о трудовых резервах и информация из внешних источников. Прежде всего, для меня представляют интерес сотрудники, работавшие помощником руководителя крупномасштабной компании, а также бывшие руководители административного Департамента, имеющие опыт одновременного ведения нескольких проектов.
Первичным отбором соискателей была занята служба персонала. Она проверяла, насколько потенциальный сотрудник соответствует заявленным требованиям, рассматривались его рабочий потенциал и профессиональные навыки. Нам требуется офис-менеджер, готовый повышать свою квалификацию. Кандидату предложили решить кейсы с конкретными ситуациями. С учетом его решения делались выводы о степени доверия к нему предыдущего руководителя и уровне профессиональной пригодности соискателя.