Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выписка из приказа об увольнении (образец): где взять, как правильно оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.
Разновидности выписок
Выписки подразделяются на эти разновидности:
- Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
- Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.
Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.
Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:
- О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
- Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
- Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
- Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
- О назначении на должность.
- О назначении премий.
- О командировке.
Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.
Заверение копий документов
В копии воспроизводится весь документ целиком. Обычно копии изготавливаются на ксероксе, очень редко – документ переписывается вручную. При этом все реквизиты и текст оригинала копируется в неизменном виде.
Обычная ксерокопия никакой юридической силы не имеет и не принимается ни в качестве доказательств, ни в качестве подтверждения. Другое дело, если копия заверена.
Заверяется копия так:
- непосредственно под текстом напишите или проштампуйте слово «Верно»;
- рядом пропишите должность, инициалы и фамилию заверяющего;
- завизируйте документ подписью и проставьте дату заверения;
- поставьте печать.
Важно: кадровик не имеет право заверять копии, если он не уполномочен доверенностью.
Чтобы упростить работу и себе, и директору, оформите доверенность на изготовление копий . Благо, что гражданским кодексом сейчас разрешено выдавать доверенности на неограниченный срок.
Особняком стоит копия трудовой, так как заверяется с некоторыми нюансами.
Разновидности выписок
Выписки подразделяются на эти разновидности:
- Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
- Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.
Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.
Выписки также подразделяются на виды в зависимости от того, с какого оригинала они делаются. К примеру, могут быть следующие копии:
- О приеме в компанию. Документ обычно запрашивается для подтверждения трудоустройства, оформления пенсии. К примеру, копия может потребоваться при оформлении кредита.
- Об увольнении. Обычно запрашивается при поступлении на новое место работы, при потере трудовой книжки.
- Об учетной политике. Копия нужна для налогового учета или бухучета.
- Об отпуске. В документ нужно включить основание для предоставления отпуска.
- О назначении на должность.
- О назначении премий.
- О командировке.
Для внутренних целей может понадобиться выписка, касающаяся основной деятельности компании.
Как правильно оформить выписку из документа образец
Выписка часто запрашивается этими лицами:
- Бывшие сотрудники.
- Сотрудники, работающие в компании.
- Контрагенты.
- Клиенты.
- Пенсионный фонд.
- Налоговая.
Как правило, выписки запрашиваются именно государственными органами.
В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах:
- подлинник (оригинал);
- копия;
- выписка.
Подлинник документа – это первоисточник, главный документ, закрепляющий сведения или условия работы. Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров. Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.
Заверенная копия – это дословный повтор всего документа, закреплённый печатью, визой и заверительной надписью.
Выписка из документа – это повтор какой-то части документа, которая относится непосредственно к конкретному работнику и содержит преамбулу и распорядительную часть.
Внимание!
Важно: выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью. Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи. Обычно это директор фирмы.
Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика. При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров.
Требования к оформлению выписки из документа
Некоторые ведомства устанавливают жесткие требования к оформлению выписки из отдельных документов, но для частной компании эти требования необязательны. Достаточно будет учесть главные принципы формирования этого типа документа.
Обратите внимание, что на выписке из документа секретарь должен указать номер и дату внутренней регистрации оригинала документа, на который оформляется выписка. Также помните, что личная подпись руководителя или автора документа не нужна для оформления выписки.
Выписки подразделяются на эти разновидности:
- Копия касается только личного состава. В бумаге фиксируется только распорядительная часть.
- Копия касается только основной деятельности. В бумаге фиксируется только констатирующая часть.
Как правило, выписка включает в себя только одну смысловую единицу. К примеру, это может быть копия, касающаяся перевода сотрудника на другую должность, о переводе работника, увольнении.
Нет закона, который ограничивал бы срок действия выписки. Следовательно, она может считаться бессрочной.
Не установлен также порядок хранения документа. Как правило, копия хранится в личном деле. Не оговорен также срок хранения документа в компании. Обычно этот срок соответствует сроку хранения личного дела сотрудника.
Что собой представляет выписка?
Иногда возникает потребность предоставить сторонним пользователям копию части какого-либо документа. К примеру, такими пользователями могут быть сторонние фирмы, бывшие или нынешние сотрудники. Однако, в большинстве случаев, предоставить копию всего документа не представляется возможным. Есть бумаги, предназначенные только для внутреннего пользования, включающие в себя конфиденциальные сведения.
В подобных случаях оформляется выписка. То есть, копия нужной части документа. Она и предоставляется для стороннего использования. Выписка необходима при наличии этих обстоятельств:
- Сделать копию всего документа нельзя из-за того, что в нем есть конфиденциальные сведения.
- Делать копию просто нецелесообразно из-за того, что большая часть документа пользователю не нужна.
Иногда форма выписок оговорена законом. Все зависит от того, копия какого документа делается. К примеру, регламентирована форма выписки из протокола собрания Военного совета. Установлена она приказом Минобороны №280 от 24 июля 2006 года.
Существует определённые правила оформления выписки. Документ по своей структуре условно делится на три составных элемента: реквизиты, предмет и отметка о подлинности. Разберёмся с каждым из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке официальной бумаги прописываем полное наименование организации со ссылкой на её организационно-правовую форму. Далее пишется слово «выписка» и оставляется ссылка на документ, из которого приводится отрывок (дата, номер).
Следующим шагом копируются те сведения, которые и интересуют третью сторону. Как только все данные будут обозначены, можно переходить к подписанию. Делается отметка «выписка верна», ставится дата оформления, заверяется автографом сотрудника компании.
Обычно сотрудником, занимающимся оформлением выписки, является работник организации. Конкретная должность лица зависит от вида документа, с которым придётся взаимодействовать. Если речь идёт об оформлении выписки из трудовой, заниматься этим будет кадровик или начальник кадровой службы. В случае с протоколом собрания таким человеком выступит секретарь.
Выписка из номенклатуры дел: как оформить?
Как оформить выписку из сводной номенклатуры дел для структурных подразделений? Какие сведения приводятся на титульном листе выписки? Какая форма принята для последующих листов, где приводится номенклатура структурного подразделения?
Нужно ли в конце выписки указывать:
– составителя;
– начальника отдела делопроизводства;
– с кем согласовано (руководитель архива предприятия);
– дату составления выписки? Следует ли давать ссылку на перечень со сроками хранения?
Существуют ли нормативные документы по правилам оформления выписок из номенклатуры дел? В п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организации указано только то, что структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе. Где можно найти более подробную информацию по правилам их оформления?
Нормативных документов, регламентирующих оформление выписок из номенклатуры дел, нет. Порядок действий, предписанный Основными правилами работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002[1], такой: сначала структурные подразделения формируют собственную номенклатуру дел и оформляют ее титульный лист в соответствии с приложением 8 к п. 3.4.6 Основных правил. Затем номенклатуры дел подразделений сводятся в единую номенклатуру дел организации (приложение 7 к п. 3.4.6), которая подписывается и утверждается в установленном порядке. Наконец, готовая сводная номенклатура дел снова «разбирается» на выписки по структурным подразделениям.
Согласно п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Поскольку форма выписки в Основных правилах не приведена, она оформляется по общим правилам, содержащихся в Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (в ред. от 08.12.2003; далее – Указ).
Общие правила подготовки выписок документов для внутреннего использования, сложившиеся из общей практики делового оборота и порядка, предписанного Указом, следующие.
Особенности составления
Но для большинства видов выписок форма не утверждена. Но отсутствие жестко регламентированной формы не обозначает, что при составлении документа человек имеет полную свободу. В выписке должны присутствовать обязательные реквизиты:
- Наименование документа: «выписка из…». К примеру, если это копия информации из приказа, документ называется «выписка из приказа».
- Дата регистрации бумаги, из которой делается копия. То есть, нужно указывать именно дату составления оригинала документа, а не дату оформления выписки.
- Подпись лица, который подписывал оригинал. Подпись на выписке ставить не обязательно.
- Реквизиты бланка. Как правильно, реквизиты оригинала полностью переносятся в копию.
Выписка – это один из видов копий. Для того чтобы документ получил юридическую силу, требуется его заверить. А потому в бумаге рекомендуется проставить реквизит «отметка о заверении». Если компания решает заверять документ печатью, нужно закрепить этот способ в локальном акте.
Как оформить выписку из документа образец
Различные службы предприятия обычно взаимосвязаны между собой. Именно поэтому документы одного подразделения могут пригодиться другому для работы.
Например, бухгалтерии для начисления заработной платы работникам обязательно нужен приказ по основной деятельности. Или отделу кадров для оформления личного дела сотрудника необходима выписка из приказа о приеме на работу.
Также в кадры может обратиться бывший сотрудник, который утерял трудовую книжку. Для подтверждения своей трудовой деятельности он может затребовать копии документов о приеме, всевозможных переводах и увольнении с работы.
В этом случае специалист безотлагательно должен предоставить ему в трехдневный срок все необходимые документы. По каждому факту составляется отдельная выписка из приказа.
Иногда выписки нужны для другой организации: вышестоящей или контролирующей организации, либо в органы соцзащиты для оформления пенсии работнику.
Часто такие документы готовятся для предоставления в суд или органы милиции в случае утери документов. Выписка из приказа дает возможность получить нужную информацию соответствующего образца. Вариантов множество.
В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия).
Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см.
Пример 1).
- полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа, при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», регистрационный номер и дату приказа не изменяют в выписке,
- начальную часть (преамбулу) приказа повторяют полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом «приказываю:»,
- в выписку из распорядительной части переносят только необходимый пункт (ы) приказа,
- указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа,
- необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать) – аналогично заверению копии документов, подробнее на эту тему в отдельной статье.
Для начала разберёмся, что представляет собой цитата и почему она влияет на уникальность работ.
Цитата – это дословная выдержка из какого-либо текста, документа, высказывания. Например, из учебника или из научной работы известного учёного. Использование цитат в текстах не требует согласия автора, но требует указания авторства и источника заимствования – согласно правилам оформления работ. Отрывок включается в текст без изменений – дословно и без искажений.
Задача студента – сделать так, чтобы цитата не влияла на уникальность дипломной или курсовой работы. Антиплагиат, проводя анализ работы, сравнивает отдельные участки с миллионами источников – это десятки тысяч учебных пособий, библиотеки научных работ, другие рефераты и работы, библиотеки периодических изданий, законодательные базы и базы нормативно-правовых актов, базы статей и публикаций. Наличие в работе дословно скопированного из этих источников текста – повод снизить уникальность. Но написание дипломных и курсовых работ просто немыслимо без использования цитирования.
Как оформить цитату, чтобы антиплагиат показал цитирование, и не засчитал его при подсчёте процента уникальности? Нельзя просто взять и скопировать текст из источника напрямую – итоги окажутся неутешительными, работу придётся сдавать заново. Но и переписать цитируемые участки своими словами нельзя – они потеряют статус цитат. А зная возможности системы антиплагиат, можно предположить, что она засчитает такой подход за рерайт – антиплагиат легко распознаёт видоизменённые участки.
Системы Антиплагиат.ВУЗ и Антиплагиат.РУ умеют распознавать цитаты. Для этого нужно отметить их кавычками – вот и весь секрет. Давайте посмотрим, как правильно ставить цитирование для антиплагиата. В качестве примера возьмём выдержку из ст. 78 Конституции Российской Федерации:
«Российская Федерация может участвовать в межгосударственных объединениях и передавать им часть своих полномочий в соответствии с международными договорами, если это не влечет ограничения прав и свобод человека и гражданина и не противоречит основам конституционного строя Российской Федерации».
Мы скопировали текст из статьи Конституции РФ и облачили его в кавычки. Система Антиплагиат.ВУЗ использует для анализа работ базы законов и нормативных документов. В их числе присутствует и Конституция. Студенту нет необходимости переписывать текст статьи Конституции РФ своими словами – так просто не делается.
Чтобы указать цитату в тексте, необходимо отметить её кавычками – никаких дополнительных действий делать не нужно.
Если добавить к цитате кавычки, то предпринимать какие-либо другие действия для её выделения не нужно. Также не нужно и не обязательно:
- Выделять текст подчёркиванием, жирным или косым начертанием;
- Выделять текст иными способами форматирования;
- Ставить какие-либо служебные пометки;
- Указывать источники, пытаясь указать на цитируемые тексты;
- Выделять текст цветом;
- Ставить ссылки на первоисточники.
Просто оберните цитату в кавычки – для антиплагиата этого вполне достаточно.
Как правильно оформить копии и выписки из документов
При наборе дипломной или курсовой работы в Microsoft Word используйте для указания цитаты самые обыкновенные кавычки. Не оборачивайте ими ничего, кроме цитируемой части документа. Этим способом оформляется каждая цитата, даже если они идут одна за другой. Забудьте про дополнительное форматирование и использование каких-либо служебных или невидимых символов – достаточно обыкновенных кавычек.
Теперь вы знаете, как сделать, чтобы антиплагиат видел цитирование – достаточно отметить цитату кавычками. Именно кавычки дают антиплагиату сигнал – этот участок может являться цитированием. Несмотря на наличие кавычек, этот участок продолжает участвовать в проверке. Но при формировании конечных результатов он может быть опущен.
Почему «может»? Всё дело в том, что наличие кавычек – вовсе не абсолютный показатель. Они являются маркером цитируемого текста. Если антиплагиат действительно считает выделенный участок цитатой, то он не повлияет на уникальность работы. Если же отметить кавычками любой другой участок текста, не являющийся цитатой, антиплагиат на это выделение никак не отреагирует – оборачивание кавычками не исключает участок из проверки на уникальность.
Есть случаи, когда антиплагиат не видит цитирования. Помечаем цитату кавычками, а на выходе получаем текст с низким показателем уникальности. Чтобы понять, почему антиплагиат не видит цитирование, вернёмся к терминологии. Цитата – это дословная выдержка из какого-либо документа или источника. Цитата для антиплагиата – это выдержка из:
- Научной работы;
- Опубликованного учебного издания;
- Сборника законов и нормативных актов;
- Периодических изданий.
Как антиплагиат распознаёт цитирование? Всё просто – он использует для распознавания баз подключенные разработчиками библиотеки материалов. Какие-то материалы включены, а какие-то не используются. Именно поэтому половина цитат в работе засчитывается, а другая половина – нет.
Почему в антиплагиате не отображается цитирование? Если это так, значит источник цитаты не включен в список используемых материалов. Иногда цитатами не признаются выдержки из довольно известных журналов, научных изданий и учебных пособий. Почему их не включают в источники цитат – неизвестно.
Также антиплагиат использует в проверке уникальности базу уже написанных работ – рефератов, дипломов и курсовых. И если взять в качестве цитаты выдержку из чужой дипломной работы, то она не засчитается в качестве цитаты. Если хочется использовать часть чужой работы, поработайте над ней и приведите в уникальный вид или воспользуйтесь нашим автоматическим сервисом повышения уникальности. В противном случае уникальность будет низкая – даже если облачить фрагменты текста в кавычки.
Теперь вы знаете, как оформлять цитирование для антиплагиата – с помощью обыкновенных кавычек, без использования каких-либо хитростей, выделений и служебных символов. Скопируйте цитируемый отрезок текста в дипломную или курсовую работу, заключите его в кавычки и отправляйте на поверку.
Цитата будет расценена как цитата в следующих случаях:
- Если выдержка взята из книги, журнала, учебника, кодекса и иного источника;
- Если выбранное издание включено в список источников цитат в антиплагиате (проверяется только опытным путём – с помощью очередной проверки);
- Если выдержка не взята из других рефератов, контрольных, курсовых и дипломных работ;
- Если она обёрнута в самые простые кавычки.
В зависимости от подключенных источников, антиплагиат успешно распознает 50-90% включенных в работу цитат. Часть из них цитатами не признаются – уникальность падает. Исправить ситуацию поможет вдумчивая и кропотливая работа над содержимым – неуникальные участки нужно привести в норму.
В интернете полно инструкций по оформлению цитирования для антиплагиата. Но в 99% случаев они не работают. Вот лишь несколько нерабочих инструкций по оформлению цитат:
- Указать источник цитирования – например, что цитата взята из статьи 121 УК РФ или из учебника Михайлова М. М. Этот способ не работает. Всё дело в том, что к антиплагиату подключены многочисленные базы материалов, в которых представлены почти все бумажные издания, кодексы, сводки законов и т. п. антиплагиат самостоятельно определит цитируемый участок, ориентируясь на стандартные кавычки. Указание авторства и источника в работах желательно согласно стандартам оформления, но антиплагиату это не нужно – он разберётся сам, откуда взята та или иная часть текста;
- Указать ссылку на источник цитирования. Инструкция не работает, так как в итогах проверки нет никаких ссылок – они исключаются, так как в проверках не участвуют. К тому же указание десятков и сотен ссылок затруднит чтение работ. Да и переходить по ним никто не станет;
- Отметить цитату форматированием – используется наклонное или жирное начертание, выделение цветом. На самом деле ничего этого не нужно – антиплагиат работает с текстовым содержимым, поэтому на форматирование он не реагирует.
Правильно оформить цитирование для антиплагиата помогут только кавычки. Остальные инструкции заведомо не работают – можно даже не пытаться. Если же система не учитывает цитируемый участок как цитату, следует переработать данный участок. Но добиваться 100% уникальности никто и не требует – допустимых 80% хватит на все цитируемые участки. Также нужно учитывать, что текст не должен состоять из одних цитат.
В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах:
- подлинник (оригинал);
- копия;
- выписка.
Подлинник документа – это первоисточник, главный документ, закрепляющий сведения или условия работы. Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров. Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.
Заверенная копия – это дословный повтор всего документа, закреплённый печатью, визой и заверительной надписью.
Выписка из документа – это повтор какой-то части документа, которая относится непосредственно к конкретному работнику и содержит преамбулу и распорядительную часть.
Внимание!
Важно: выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью. Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи. Обычно это директор фирмы.
Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика. При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров.
В копии воспроизводится весь документ целиком. Обычно копии изготавливаются на ксероксе, очень редко – документ переписывается вручную. При этом все реквизиты и текст оригинала копируется в неизменном виде.
Обычная ксерокопия никакой юридической силы не имеет и не принимается ни в качестве доказательств, ни в качестве подтверждения. Другое дело, если копия заверена.
Заверяется копия так:
- непосредственно под текстом напишите или проштампуйте слово «Верно»;
- рядом пропишите должность, инициалы и фамилию заверяющего;
- завизируйте документ подписью и проставьте дату заверения;
- поставьте печать.
Внимание!
Важно: кадровик не имеет право заверять копии, если он не уполномочен доверенностью.
Чтобы упростить работу и себе, и директору, оформите доверенность на изготовление копий. Благо, что гражданским кодексом сейчас разрешено выдавать доверенности на неограниченный срок.
Оформление сделки купли-продажи квартиры в МФЦ
Доверенность на получение документов, как правило, требуется в следующих случаях: при получении или передаче документации в судебные инстанции, в налоговую службу, ПФР, ФСС, в комитет по имуществу. Может пригодиться при передаче или приемке документов бухгалтерского учета, почтовых отправлениях, получении пенсии, багажа и прочего.
При получении документов по доверенности документация оформляется в простой форме, заверение у нотариуса не осуществляется. Когда производится получение документов от имени физического лица доверенность удостоверяется его личной подписью. Если же доверенность выдается юридическим лицом, то она отмечается подписью руководителя учреждения или заместителя руководителя (который должен иметь соответствующие полномочия), заверяется печатью организации.
Законодательство позволяет доверителю по своему усмотрению определить способ передачи доверенности:
- Предоставление доверенности напрямую в организацию, где она будет применяться;
- Доверенность передается представителю на руки.
В первом случае в учреждении, куда предоставляется доверенность, личность доверителя проверяется и в предоставленной доверенности ставится отметка. При обращении же в организацию представителя с доверенностью ему нужно будет предъявить паспорт или иной документ для идентификации личности.
Документ для предоставления интересов доверителя прекращает свое действие:
- В случае истечения ее срока;
- Если доверитель отменяет доверенность или поверенный отказывается от нее;
- В случае смерти доверителя;
- Если у него устанавливается недееспособность, ограничение дееспособности, либо он признается безвестно отсутствующим.
Доверенность распечатывается или может быть написана от руки. При этом следует соблюдать следующие условия, а именно в документе в обязательном порядке указываются:
- Дата;
- Сведения из паспорта и адреса регистрации участников;
- Список прав, которые передаются доверенному;
- Подписи обеих сторон;
- Период действия.
Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.
В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».
В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.
Заявление сотрудника на выписку из трудового договора
Форма заявления на получение выписки может быть произвольной, оформляют его в письменном виде на стандартном листе бумаги. Сотрудник может написать его по аналогии с другими обращениями по кадровым вопросам, принятыми в документообороте предприятия.
Заявление на выписку должно содержать следующую информацию:
- данные руководителя, к которому обращаются за выпиской (Ф. И. О. , должность);
- сведения о заявителе (Ф. И. О., контактные данные);
- номер и дату трудового договора, из которого нужна выписка;
- перечень данных для включения в выписку;
- место предоставления выписки;
- дату и подпись заявителя.
Но многие руководители, подстраховывают себя и работников кадрового подразделения, на случай несанкционированного разглашения персональных данных сотрудников. Поэтому просят в заявлении указывать, в какую организацию будет передана выписка.
На практике выписка из приказа готовится, когда основной документ обладает большим объемом. При этом требуемые сведения занимают только небольшую часть.
Также выписка составляется, когда требуется частично сохранить конфиденциальность приказа. Издаваемые по организации приказы могут относиться к основной деятельности либо касаться личного состава.
Точно также различаются и выписки из приказов. Основными отличиями при этом становятся следующие моменты:
Приказы по предприятию могут быть весьма пространными. Это не удивительно, поскольку нужно детально рассмотреть все нюансы и подробно регламентировать каждую мелочь.
Это необходимо для предотвращения возникновения в будущем недопонимания, претензий и неясностей со стороны причастных работников.
Иногда работнику требуется официальный документ, чтобы подтвердить сведения из приказа в сторонних инстанциях. При этом предоставление копии приказа не всегда целесообразно.
Во-первых, нужная информация может содержаться всего в паре предложений и изучение нескольких листов приказа не требуется.
Во-вторых, в приказе может содержаться конфиденциальная информация, не предназначенная для третьих лиц. Потому наиболее рациональным считается составление выписки из приказа.
Какие существуют выписки из приказа
Справки классифицируются подобно приказам и бывают:
- Кадровые – представляют собой выдержки из распоряжений, касающихся персонала: прием на работу, перевод, увольнение, премирование, направление в командировку, предоставление отпуска и т.д. Могут понадобиться для подтверждения трудоустройства, стажа в определенной должности, начисления пенсии, зарплаты, решения трудовых споров, восстановления трудовой книжки, формирования личных дел работников.
- По основной деятельности – могут содержать сведения об учетной политике, реорганизации учреждения, ликвидации, изменении структуры и т.д. Используются для анализа производственных и финансово-хозяйственных процессов учреждения, а также для разработки мер, направленных на их улучшение.
Как правило, документ небольшой по объему. Основной текст включает одно положение, касающееся конкретного вопроса.