Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовый аппарат в деятельности ИП и ООО: регистрация в ИФНС». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.
Онлайн-касса должна обладать характеристиками:
- наличие на корпусе уникального серийного кода;
- возможность подключения к интернету и передачи данных в онлайн-режиме;
- наличие печатающего устройства для ФД и ячейки для установки фискального накопителя.
Кроме того, кассы нового образца способны наносить на чек QR-код и ссылку для проверки достоверности.
Проведение регистрации ОФД кассы в налоговой возможно либо через персональный кабинет на официальном портале ФНС, либо личным визитом. Если предприниматель решил отправить документы по интернету, ему предварительно нужно получить КЭП (квалифицированную электронную подпись). Только такой вид подписи дает право совершать подобные операции в «удаленном» формате.
Регистрация кассового аппарата в налоговой для ИП и юрлиц
ФЗ № 54 определяет перечень субъектов, освобожденных от применения онлайн-ККТ, например, ларьки, торгующие периодикой, точки по ремонту обуви, изготовители металлической галантереи и т. д. С полным перечнем таких сфер можно ознакомиться в ст. 2 указанного НПА. Все остальные предприниматели и организации (в том числе бюджетные учреждения, оказывающие платные услуги) обязаны устанавливать кассовые аппараты и регистрировать их в налоговой.
Магазины, расположенные в местностях, где нет интернета, могут использовать ККТ автономно, то есть не передавать данные в ФНС в режиме реального времени. Но регистрация в налоговой обязательна и для них. В этом случае чеки шифруются и хранятся на ФН. Инспекция запросит эту информацию, когда владелец ККМ будет перерегистрировать ее в связи с заменой накопителя.
Ниже рассмотрим подробную процедуру, как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой, которая позволит избежать ошибок и поставить устройство на учет за 15 минут.
Подключение ККТ к личному кабинету ОФД
После получения карточки работа на ККМ уже возможна, но еще не законна, так как устройство пока не настроено на передачу данных ОФД. Договор с оператором уже заключен, но касса не подключена к сервису. Как это сделать, рассмотрим на примере компании «Платформа ОФД».
Для начала необходимо открыть драйвер торгового оборудования (на кассе или ПК) и внести в ККТ данные ОФД (хост, порт, ИНН компании). Следующий этап — подключение устройства к ЛК. Эта опция доступна в разделе «Кассы». Для добавление новой модели нужно выбрать пункт «Подключить», заполнить все поля в открывшемся окне и подтвердить операцию кнопкой ОК. Если все сделано правильно, с этого момента касса готова для расчетов с покупателями.
Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП
Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:
- за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
- за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
- за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
- за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.
Когда производится перерегистрация кассового аппарата?
Эта процедура осуществляется в том случае, когда:
-
заменяется фискальная память или накопитель фискальной памяти (ЭКЛЗ);
-
меняется адрес расположения кассового аппарата;
-
меняется фамилия (имя, отчество) индивидуального предпринимателя или наименование организации;
-
сменяется центр технического обслуживания.
Чтобы перерегистрировать ККМ, следует обратиться в ИФНС (где стоит на учёте кассовый аппарат) со следующими документами:
- заявлением о перерегистрации;
- паспортом ККТ;
- карточкой регистрации контрольно-кассовой техники;
- договором с центром технического обслуживания (если производится замена ЭКЛЗ).
Особенности перехода на ФФД 1.2
В письме ФНС напоминает, что в случае проведения расчетов за маркированные товары следует применять формат фискальных документов (ФФД) версии 1.2. Переход на этот стандарт будет постепенным и не затронет всю кассовую технику сразу.
Ведомство обращает внимание: если пользователи используют ККТ, которая поддерживает работу с фискальным накопителем версии 1.1 и была поставлена на учет до 6 августа 2021 года, то такая касса может применяться при проведении расчетов за маркированную продукцию до окончания срока действия ключей фискального признака. В такой ситуации допустимо формировать фискальные документы в соответствии с версиями 1.05 и 1.1.
После 6 августа для продажи товаров с маркировкой к регистрации допускается только ККТ из реестра, поддерживающая ФФД 1.2. Если ранее поставленная на учет техника уже подходит под это требование, то следует перейти на формат 1.2 до 1 февраля 2022 года. Замена фискального накопителя не нужна.
Представление документов в ИФНС
После прохождения процедуры оформления в ЦТО организация или ИП должна представить в ИФНС пакет документов.
| Группы документов | Подробный перечень |
| Заявление | Документ составляется по форме установленного образца |
| Учредительные и общие документы предприятия | Оригиналы и копии свидетельства ОГРН (листа учетной записи), ИНН, документа о праве собственности или аренды помещения, в котором будет находится кассовый аппарат |
| Документы, предоставленные ЦТО | Договор об обслуживании, акт ввода в эксплуатацию, журнал вызова техника, пронумерованный и прошитый в установленном порядке, пломбирующие марки, голографическая марка сервисного центра |
| Документы, сопровождающие ККМ | Накладная на приобретение оборудования, техпаспорт ККМ, заполненный специалистом ЦТО, паспорт ККМ и дополнительный лист к нему, паспорт ЭКЛЗ |
| Документы для осуществления работы с техникой | Приказ о назначении кассира, журнал кассира-операциониста, пронумерованный, заполненный, прошитый и заверенный руководителем предприятия либо ИП |
| Формы на представителя интересов | Доверенность (документ не требуется для руководителя или ИП, имеющих право представлять интересы без доверенности), паспорт, печать организации |
Наряду с общим перечнем документов, отдел учета ККМ территориального органа ИФНС может запросить представления дополнительных документов.
Регистрация онлайн ККМ через личный кабинет
Постановка касс с онлайн системой передачи информации через личный кабинет налогоплательщика требует предварительной регистрации на официальном сайте ИФНС. Портал содержит подробную инструкцию о порядке проведения процедуры. Для получения доступа и проведения процедуры необходимо оформить квалифицированную ЭЦП. После получения доступа можно осуществить постановку оборудования на учет.
| Порядок действий | Описание |
| Вход в личный кабинет и вкладку «ККТ» | Необходимо воспользоваться функцией «Зарегистрировать ККТ» |
| Вод адреса | Указывают адрес месторасположения, по которому будет расположено кассовое оборудование и наименование точки или офиса |
| Данные о кассовом оборудовании | Вносят данные о модели, заводском номере, Марка указывается на основании данных выпадающего списка. Отсутствие типа техники в перечне свидетельствует о несоответствии ККТ требованиям |
| Номер фискального накопителя | Указывают данные, имеющиеся в паспорте ККМ |
| Режим применения кассы | При использовании оборудования в обычном режиме дополнительная информация не указывается |
| Данные об операторе ОФД | Требуется воспользоваться перечнем официально зарегистрированных в ИФНС операторов |
После окончания ввода данных документ необходимо подписать и отправить. По результатам запроса ИФНС должна выслать номер, присвоенный ККМ. Номер необходимо занести в данные оборудования, распечатать чек и произвести окончательное действие – «завершить регистрацию». В личном кабинете производится запись с распечатанного чека о времени регистрации, номеров фискального документа и признака.
Что лучше: сделать все самому или обратиться за помощью к специалистам
Представьте себе такую картину: начинающий индивидуальный предприниматель открывает первый в своей жизни магазин. Он самостоятельно делает там ремонт, договаривается с поставщиками товара, ездит по банкам в поисках кредита и делает еще миллион дел. Помимо всего прочего ему нужно еще и заниматься кассовым оборудованием — делать все то, о чем мы написали выше.
Часто времени на все это просто не хватает. Практически нереально садиться за компьютер и разбираться в тонкостях регистрации пока сохнет первый слой краски перед тем, как нанести следующий.
Поэтому многие бизнесмены готовы отдать энную сумму денег, чтобы работу сделали за них. Предложений этой услуги на рынке хватает — нужно только найти и выбрать надежную компанию.
Средняя стоимость услуги — 3000 рублей. В нее входит заключение договора с ОФД и регистрация кассового аппарата в налоговой. Если доплатить еще примерно столько же, вам подключат и настроят оборудование и проведут обучение персонала. Вообще, лучшее решение — заказ всех работ под ключ.
Типичные ошибки при регистрации устройства
- Несовпадение регистрационной информации и реальных настроек кассы. Ошибка возникает из-за того, что эти данные между собой не синхронизируются, поэтому гражданину стоит самому проверять соответствие внесенных сведений. Если, например, не соответствует адрес применения гаджета, то касса будет работать, но порядок её использования нарушается.
- Неверный рег. номер, внесенный в параметры устройства, выведет фискальную флешку из строя, его придется заменить.
- Неверно указан оператор данных. Причиной этому часто служит факт изменения оператора на сайте и невнесения изменения в прибор. В таком случае порядок применения кассы нарушается, хотя она и продолжает работать.
- Многократная перерегистрация онлайн-устройства. ФН выдерживает 12 таких процедур.
При нарушении порядка использования кассы лучше постараться сразу исправить все ошибки. В противном случае в организацию могут прийти налоговые инспекторы с камеральной проверкой, например, по заявлению потребителя, который не получил чек, или запросить информацию в кредитно-финансовой организации: по банковскому счету сразу видно, что на счет поступают средства от покупателей или платежных агентов. При обнаружении нарушений предпринимателя или юрлицо оштрафуют на крупную сумму.
Что нужно сделать перед тем, как зарегистрировать ККТ в ИФНС
Перед регистрацией ККТ в налоговых органах лицу, намеренному ее использовать, необходимо приобрести контрольно-кассовую технику. Сейчас это может быть только онлайн-касса, то есть касса, которая соответствует требованиям ст. 4 закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, обновленного в связи с введением онлайн-касс. Ее основные отличия от кассовой техники, применявшейся ранее, заключаются в том, что она:
- подключается к интернету и обеспечивает передачу сведений о продажах в налоговый орган через оператора фискальных данных в режиме реального времени;
- способна осуществлять расчеты с применением банковских карт;
- имеет фискальный накопитель информации о продажах, сохраняющий эти данные за определенный период и так же, как и сама ККТ, подлежащий регистрации в налоговом органе;
- дает возможность не только печати всех создаваемых документов (в т. ч. сохраненных в фискальном накопителе), но и их формирования в электронном виде;
- обеспечивает формирование документов с определенным (расширенным по сравнению с ранее применявшейся техникой) набором реквизитов, которые зашифровываются в штрих-коде.
Приобретаемая ККТ и фискальный накопитель к ней (подлежащий замене по мере его заполнения информацией или истечения срока действия) должны быть обязательно включены в соответствующие государственные реестры. Наличие договора с ЦТО для регистрации теперь необязательно. Но обязательным условием применения онлайн-ККТ становится заключение договора с оператором фискальных данных.
Как зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно в налоговой пошагово
Для регистрации онлайн-кассы ее пользователь подает заявление либо на бумаге в любую ИФНС региона, либо электронно через кабинет контрольно-кассовой техники. В последнем случае дата подачи этого документа совпадает с датой его размещения в кабинете. Чтобы избежать проблем, лучший выбор — регистрация фирмы под ключ.
В заявлении о регистрации контрольно-кассовой техники в т.ч. указываются (п. 2 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):
- полное название юрлица или Ф. И. О. ИП;
- адрес (для интернет-расчетов — адрес сайта) и то место, где будет использоваться ККТ;
- название модели ККТ и ее заводской номер;
- название модели фискального накопителя и его заводской номер;
- номер применяемого для расчетов автоматического устройства (если оно используется);
- информация о том, будет ли применяться ККТ в режиме, который не предусматривает электронную передачу данных в ИФНС;
- информация об использовании ККТ только для формирования БСО;
- информация о применении ККТ только для интернет-расчетов;
- информация о том, будет ли ККТ применяться для осуществления функций платежного агента или по приему ставок и выдаче выигрышей при ведении деятельности по организации азартных игр.
ИФНС, проверив правомерность регистрации, присваивает ККТ регистрационный номер и не позже 1-го рабочего дня, следующего за днем подачи документа, передает его пользователю. Получив от ИНФС регистрационный номер, пользователь должен на следующий за днем получения этого номера рабочий день занести его в фискальный накопитель вместе со сведениями о себе и применяемой ККТ, сформировать отчет о регистрации и направить его в ИФНС либо через оператора фискальных данных, либо через кабинет ККТ.
Полученные в процессе регистрации сведения ИФНС заносит в журнал учета и карточку регистрации ККТ. Дата оформления карточки считается датой регистрации (п. 7 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Карточка регистрации ККТ
Этот документ имеет установленную форму в соответствии с КНД 1110066. Заполнением ее занимается лично инспектор ИФНС, после чего она подписывается руководителем отделения и ставится печать.
После того, как вы получаете карточку, ее необходимо хранить в том месте, где находится и сам аппарат, поскольку при проверке необходимо будет предъявлять ее. В случае, если она будет испорчена или утеряна, предоставляется возможность заказать изготовление дубликата в инспекции. В дальнейшем, когда аппарат будет сниматься с учета, в его карточке делается соответствующая пометка.
Этот документ можно получить в отделении ОФД или же в личном кабинете на сайте налоговой службы. В случае, если оформление проводилось в онлайн режиме, дополнительно можно запросить изготовление бумажного варианта. Кроме того, вы также получите и технический паспорт ККМ, в котором указываются все данные оборудования и индивидуальный регистрационный номер. Также если для проверки данных в налоговую подавались оригиналы документов, то они будут возвращены владельцу.
По факту завершения регистрации владелец может подать заявление, на основании которого будет выдан КРУ. Также отметим, что датой снятия с учета ККТ будет не тот день, в который было подано заявление и необходимые документы, а тот, когда инспекцией была оформлена карточка регистрации.
На что обратить внимание при выборе модели кассового аппарата
Если руководство решило заменить контрольно-кассовую технику, то необходимо осознанно выбрать модели, которые будут максимально удобными и отвечать требованиям конкретной организации. Важные факторы, которые могут повлиять на выбор:
- «проходимость» – параметр аппарата, на который оказывает влияние количество производимых операций (например, в кассовом аппарате супермаркета нужна высокая проходимость, а для фирмы, реализующей услуги, этот параметр не имеет значения);
- максимальное количество выбиваемых чеков в день – у каждой модели есть своя рекомендованная норма, фактор связан с особенностями деятельности организации;
- скорость печати чеков – зависит от необходимого темпа обслуживания клиентов;
- возможность автоотреза чека – важна при высокой проходимости и скорости печати, практически не имеет значения при низкой нагрузке аппарата;
- порт подключения кассового аппарата – у некоторых моделей разъем порта подходит не ко всем компьютерам, лучше выбирать кассы, оснащенные USB-портом и шнуром;
- мобильность или стационарность – иногда передвижные модели очень практичны, когда нужно, например, самому поехать к важному заказчику для заключения сделки, при этом удобнее иметь в офисе еще и стационарную модель на случай прихода еще одного клиента;
- наличие модели у поставщика – при прочих равных условиях лучше выбрать более доступную модель, доставки которой не придется долго ожидать.
Процедура фискализации и завершение регистрации ККТ в налоговой
Фискализация заключается в активации ФН.
После того как пользователь получает от сотрудников контролирующей организации РНМ, он формирует отчёт о регистрации ККТ.
До этого в соответствии со ст. 4.2. п.3 No 54-ФЗ заявитель заносит в установленный в кассе ФН:
- присвоенный ФНС РНМ, который сообщается заинтересованному лицу в течение суток после подачи письменного запроса о госрегистрации;
- ФИО ИП или полное название юридического лица;
- информацию о фискальном накопителе и о самой кассе;
- другие данные, которые будут нужны для формирования отчета.
После этого он направляет отчёт в бумажном виде, через ЛК налогоплательщика или через сайт ОФД в отделение ИФНС. На это отводится один рабочий день.
Фискализацию нужно проводить очень внимательно.
Для этого в режиме реального времени следует предпринять пять шагов:
- Открыть специальную программу, предлагаемую производителем ККМ. К примеру, производитель Атол предлагает EcrRegistration.exe.
- Используя программу, в соответствии с местным часовым поясом провести синхронизацию времени на ККМ и на ПК.
- Указать в программе информацию о компании, названии магазина, адрес его расположения, индивидуальный номер налогоплательщика и присвоенный аппаратуре РНМ.
- Внести сведения о применяемой компанией или индивидуальным предпринимателем системе налогообложения.
- Активировать ФН и распечатать тестовый кассовый чек, который нужно всегда сохранять для проверки.
Если во время оформления допущена ошибка, то надо подготовить отчет об изменении регистрационных параметров, который также в течение суток направляется в это же отделение контролирующего органа.