Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Единый порядок обмена электронными документами с налоговой с 30.08.2020». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании пункта 5.1 статьи 23 Налогового кодекса, субъекты, которые должны отчитываться в электронном виде, также обязаны обеспечить прием документов от налоговой инспекции. О том, что документ получен, в ФНС необходимо сообщить в течение 6 дней начиная с того, когда он был отправлен налоговиками. Для этого в ответ на полученный документ нужно выслать электронную квитанцию о его приеме либо уведомление об отказе в приеме.
Для обмена документами в налоговой по ТКС нужно применять усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП):
В процессе электронного взаимодействия при направлении и получении документов также фигурируют следующие технологические электронные документы:
- подтверждение даты отправки;
- квитанция о приеме;
- уведомление об отказе в приеме;
- извещение о получении (формируется на каждый документ и технологический электронный документ);
- информационное сообщение о представительстве в налоговых отношениях (в случае подписания представителем плательщика).
Участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать хранение:
- всех отправленных и принятых документов и технологических электронных документов (кроме извещения о получении электронного документа) с УКЭП;
- квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.
Не реже 1 раза в сутки нужно проверять поступление документов.
Перечень документов, которые ФНС может направлять через интернет
Новый Порядок направления документов, используемых налоговыми органами при реализации своих полномочий, предусматривает 48 наименований, которые разрешено направлять через информационную систему. С их полным перечнем можно ознакомиться ниже.
| № | Название |
|---|---|
| 1 | Требование о представлении пояснений |
| 2 | Уведомление о контролируемых иностранных компаниях |
| 3 | Уведомление о вызове налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) |
| 4 | Налоговое уведомление |
| 5 | Решение о приостановлении операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств |
| 6 | Решение об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) в банке и переводов его электронных денежных средств |
| 7 | Решение о проведении выездной налоговой проверки |
| 8 | Решение о приостановлении проведения выездной налоговой проверки |
| 9 | Решение о возобновлении проведения выездной налоговой проверки |
| 10 | Справка о проведенной выездной налоговой проверке |
| 11 | Решение о проведении выездной налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков |
| 12 | Решение о приостановлении проведения выездной налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков |
| 13 | Решение о возобновлении проведения выездной налоговой проверки консолидированной группы налогоплательщиков |
| 14 | Акт о воспрепятствовании доступу должностных лиц налогового органа, проводящих налоговую проверку, на территорию или в помещение (за исключением жилых помещений) проверяемого лица |
| 15 | Постановления о проведении осмотра территорий, помещений лица, в отношении которого проводится камеральная налоговая проверка, документов и предметов |
| 16 | Решение о продлении или об отказе в продлении сроков представления документов (информации) |
| 17 | Постановление о производстве выемки, изъятия документов и предметов |
| 18 | Протокол о производстве выемки, изъятия документов и предметов |
| 19 | Постановление о назначении экспертизы |
| 20 | Протокол об ознакомлении проверяемого лица с постановлением о назначении экспертизы и о разъяснении его прав |
| 21 | Акт налоговой проверки |
| 22 | Извещение о времени и месте рассмотрения материалов налоговой проверки |
| 23 | Решение об отложении рассмотрения материалов налоговой проверки в связи с неявкой лица, участие которого необходимо для их рассмотрения |
| 24 | Решение о привлечении к участию в рассмотрении дела о налоговом правонарушении свидетеля, эксперта, специалиста |
| 25 | Протокол рассмотрения материалов налоговой проверки; |
| 26 | Решение о проведении дополнительных мероприятий налогового контроля |
| 27 | Решение о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения |
| 28 | Решение об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения |
| 29 | Решение о принятии обеспечительных мер |
| 30 | Решение об отмене обеспечительных мер |
| 31 | Решение о замене обеспечительных мер |
| 32 | Решение о приостановлении исполнения решений налогового органа, принятых в отношении физического лица |
| 33 | Решение о приостановлении исполнения решений налогового органа, принятых в отношении физического лица |
| 34 | Решение об отмене решения о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения в части привлечения физического лица к ответственности за совершение налогового правонарушения |
| 35 | Акт об обнаружении фактов, свидетельствующих о предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации налоговых правонарушениях (за исключением налоговых правонарушений, дела о выявлении которых рассматриваются в порядке, установленном статьей 101 Налогового кодекса Российской Федерации) |
| 36 | Решение о привлечении лица к ответственности за налоговое правонарушение, предусмотренное Налоговым кодексом Российской Федерации (за исключением налогового правонарушения, дело о выявлении которого рассматривается в порядке, установленном статьей 101 Налогового кодекса Российской Федерации) |
| 37 | Решение об отказе в привлечении лица к ответственности за налоговое правонарушение, предусмотренное Налоговым кодексом Российской Федерации (за исключением налогового правонарушения, дело о выявлении которого рассматривается в порядке, установленном статьей 101 Налогового кодекса Российской Федерации) |
| 38 | Решение о возмещении (полностью или частично) сумм налога на добавленную стоимость |
| 39 | Решение об отказе в возмещении сумм налога на добавленную стоимость |
| 40 | Решение о возмещении (полностью или частично) суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению |
| 41 | Решение об отказе в возмещении (полностью или частично) суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению |
| 42 | Решение о возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке |
| 43 | Решение об отказе в возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке |
| 44 | Решение об отмене решения о возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке |
| 45 | Решение об отмене решения о возмещении суммы налога на добавленную стоимость, заявленной к возмещению, в заявительном порядке в связи с представлением уточненной налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость |
| 46 | Решение о возмещении суммы акциза, заявленной к возмещению |
| 47 | Решение об отказе (полностью или частично) в возмещении суммы акциза, заявленной к возмещению |
| 48 | Мотивированное заключение |
Преимущества для пользователей клиентов
- Формирование/подтверждение собственной позиции по практическим вопросам на основе самостоятельно найденной в КонсультантПлюс информации с обоснованием судебной практикой и финансовыми консультациями для принятия решений, обсуждения с сотрудниками, планирования и контроля выполнения стратегических решений;
- В решающий момент системы и сервис не подведут: нужная информация будет найдена оперативно;
- Минимизация рисков – работа с системой позволяет избежать ошибок и штрафов, грамотно подготовиться сотрудникам к сдаче отчетности и обоснованию финансовых предложений;
- Знание изменений в нормативных актах, особенностей бухгалтерского учета и налогообложения, применения льгот и использование с выгодой для компании, в том числе при стратегическом планировании;
- Обеспечение конфиденциальности информации о бизнесе;
- Экономия затрат и времени на информационно-правовое обслуживание
Где получать электронные подписи после 1 июля 2021 года
С 1 января 2022 года ФНС будет выдавать бесплатные электронные подписи для коммерческих и некоммерческих организаций, ИП и нотариусов. ЭП для бюджетников будет выдавать Федеральное казначейство, а для финансовых организаций — ЦБ РФ.
По-прежнему можно будет купить подпись в удостоверяющих центрах, но только тех, которые соответствуют новым повышенным требованиям.
Правила оформления электронных первичных документов
Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):
-
квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);
-
простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.
В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:
1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;
2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).
Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).
Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).
Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.
В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.
При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:
|
Изменения электронного первичного документа |
Обоснование |
|
Изменение размера граф и строк |
Пункт 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 |
|
Включение дополнительных строк (подразделов), которые предусмотрены унифицированной формой |
|
|
Добавление вкладных листов |
Какие результаты хотят получить
Реализация концепции, по мнению законодателей, позволит:
- До конца 2024 года перевести в электронную форму 95% выставляемых счетов-фактур*.
- Также до конца 2024 года перевести в электронную форму 70% формируемых хозяйствующими субъектами транспортных и товарных накладных*.
- Увеличить общее количество документов, направляемых хозяйствующими субъектами друг другу в сервисе ЭДО, не менее чем на 20% в год, начиная с 2022 года.
- Снизить количество истребуемых бумажных документов в рамках мероприятий налогового контроля не менее чем на 10% в год, начиная с 2023 года.
Направление документа по ТКС
Включает в общем случае следующие этапы:
| 1 | Отправитель формирует документ в электронной форме, подписывает его УКЭП и направляет по ТКС оператору ЭДО. При этом отправитель фиксирует дату отправки. |
| 2 | Оператор ЭДО в течение 1 часа направляет отправителю извещение о получении электронного документа и не позднее следующего рабочего дня – подтверждение даты отправки. Отправитель, получив подтверждение даты отправки, в течение 1 часа направляет оператору извещение о получении электронного документа. |
| 3 | Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня после дня передачи ему отправителем документа направляет получателю документ и подтверждение даты отправки, подписанное УКЭП оператора. Получатель, получив документ и подтверждение даты отправки, в течение 1 часа направляет оператору 2 соответствующих извещения о получении электронного документа. |
| 4 | При получении документа и отсутствии оснований для отказа в его приеме получатель формирует квитанцию о приеме, подписывает ее УКЭП и направляет оператору. Квитанцию о приеме получатель направляет отправителю по ТКС в течение 6 рабочих дней со дня отправки документа отправителем. |
| 5 | Оператор ЭДО, получив квитанцию о приеме или уведомление об отказе, в течение 1 часа направляет получателю извещение о получении электронного документа. Оператор ЭДО не позднее следующего рабочего дня после передачи ему квитанции о приеме или уведомления об отказе в приеме направляет квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме отправителю. Отправитель, получив квитанцию о приеме или уведомление об отказе, в течение 1 часа направляет оператору извещение о получении электронного документа. |
При наличии оснований для отказа в приеме документа получатель формирует уведомление об этом, подписывает его УКЭП и передает оператору для направления отправителю.
С 25 августа 2015 г. введен новый Порядок направления документов налоговыми органами в электронной форме, который заменил ранее действовавший Порядок, утвержденный приказом ФНС России от 17.02.11 г. № ММВ-7-2/169@.
Настоящий Порядок разработан для проведения налоговыми органами мероприятий налогового контроля и предусматривает 48 различных видов документов вместо 23 документов «старого» Порядка.
Участниками информационного обмена при направлении данных документов в электронной форме по ТКС являются налогоплательщики, плательщики сборов, налоговые агенты, их представители, операторы электронного документооборота, налоговые органы (п. 2 Порядка).
Ранее в письме ФНС России от 22.04.15 г. № ЕД-4-15/6906@ налоговые органы отмечали, что положения НК РФ не обязывают налогоплательщика направлять квитанцию в налоговый орган исключительно со стационарного рабочего места должностного лица организации. В этом случае электронную квитанцию о приеме документов из налоговой инспекции может отправить законный или уполномоченный представитель налогоплательщика. Напомним, что законными представителями налогоплательщика-организации признаются лица, уполномоченные представлять организацию на основании закона или ее учредительных документов (ст. 27 НК РФ), а уполномоченным представителем налогоплательщика признается физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами, регулируемых законодательством о налогах и сборах на основании доверенности (ст. 29 НК РФ). Пунктом 5 Порядка предусмотрено, что участники информационного обмена обеспечивают хранение всех отправленных и принятых документов, а также технологических электронных документов с квалифицированной электронной подписью (далее – КЭП).
Участники информационного обмена не реже одного раза в сутки должны проверять поступление документов и технологических электронных документов (п. 6 Порядка). Так, большинство операторов электронного документооборота предлагают налогоплательщикам контролировать входящую корреспонденцию с помощью электронной почты или сервиса смс-уведомлений.
В обновленном Порядке указано, как определяется дата получения электронного документа. Так, датой направления (отправки) налогоплательщику (представителю налогоплательщика) документа в электронной форме по ТКС считается дата, зафиксированная в подтверждении даты отправки (п. 10 Порядка). При получении налоговым органом квитанции о приеме документа датой его получения налогоплательщиком (представителем налогоплательщика) в электронной форме по ТКС считается дата принятия, указанная в квитанции о приеме (п. 11 Порядка).
Ввод электронного документооборота призван сделать отношения предпринимательства и налоговой проще, прозрачнее, оперативнее. ЭДО также позволяет экономить. Законы разрабатываются таким образом, чтобы это было выгодно для всех: и предприятий, и контролирующих органов. ЭДО действительно удобен, но, тем не менее, малый и средний бизнес добровольно использует его лишь примерно в десяти процентах случаев. Почему так происходит?
Объяснить это можно только привычкой, так как переход на ЭДО имеет множество преимуществ для компаний:
-
позволяет максимально снизить риск ошибок,
-
он экономит время и ресурсы предприятия,
-
ускоряет проверки и получение обратной связи от контролирующих органов,
-
гарантирует актуальность регламентов заполнения форм,
-
упрощает и снижает затраты на хранение документации, делает его более надежным и безопасным,
-
зарегистрированные оператором ЭДО документы соответствуют актуальному законодательству и имеют юридическую силу,
-
ФНС прогнозирует, что в будущем с развитием ЭДО сдача бухгалтерской и налоговой отчетности упразднится.
Электронный документооборот: понятие, основные преимущества
Система электронного документооборота – механизм обмена документами не на бумажном носителе, а в электронном виде.
В течение последних нескольких лет популярность электронного документооборота стремительно растет. Компании внедряют систему для внутреннего пользования, а также для обмена документами с контрагентами. Неоспоримыми преимуществами электронного документооборота являются:
- Экономия расходов. Главным преимуществом электронного документооборота является существенное снижение расходов компании, связанных с приобретением канцтоваров (в частности бумаги), а также почтовых расходов, обусловленных необходимостью отправки документов контролирующим органам и контрагентам.
- Оптимизация трудовых ресурсов. Практика показала, что электронный документооборот снижает потребность организации в трудовых ресурсах. Данный факт объясняется тем, что доступ к электронным документам предоставляется автоматически, без привлечения дополнительных сотрудников.
- Удобство пользования. Создание, подписание, внесение правок в электронный документ осуществляется автоматически. У сотрудников и руководства нет необходимости исправления и переписывания документов. Кроме того, просмотр электронного документа доступен гораздо большему количеству пользователей.
- Скорость документооборота. Документ, отправленный по телекоммуникационным каналам связи, поступает к получателю мгновенно.
Подтверждение получения электронного документа
На основании пункта 5.1 статьи 23 Налогового кодекса, субъекты, которые должны отчитываться в электронном виде, также обязаны обеспечить прием документов от налоговой инспекции. О том, что документ получен, в ФНС необходимо сообщить в течение 6 дней начиная с того, когда он был отправлен налоговиками. Для этого в ответ на полученный документ нужно выслать электронную квитанцию о его приеме либо уведомление об отказе в приеме.
К выполнению этого правила нужно отнестись со всей тщательностью, особенно если получено уведомление о вызове в налоговый орган, а также требование о представлении документов или пояснений. Если пренебречь ответной квитанцией либо отправить ее позже срока, то через 10 дней после его окончания банковский счет налогоплательщика может быть заблокирован по требованию ФНС. Эти полномочия налоговой службы установлены нормой подпункта 2 пункта 3 статьи 76 НК РФ.
Стоит пояснить, что санкции распространяются лишь на тех налогоплательщиков, которые обязаны обмениваться документами с ФНС посредством интернет. К тем, кто решил сдавать отчетность в электронном виде добровольно, подобные санкции не применяются. В этом случае, если налоговая инспекция не получить в установленный срок квитанцию о приеме документа, он будет направлен налогоплательщику почтой.
- После 01.01.2017 налогоплательщики, отчитывающиеся по НДС, при проведении камеральной проверки деклараций по НДС запрошенные налоговиками пояснения (документы) должны будут направлять в ФНС только в электронной форме. При подаче в ФНС пояснений (документов) в бумажной форме они будут считаться непредоставленными.
- С 01.01.2017 заявление о постановке на учет (снятии с учета), уведомление о выборе подразделения ФНС для постановки организации по месту нахождения ее обособленного подразделения можно сдавать не только лично в ФНС, через почту или ТКС, но еще и через личный кабинет, однако с условием, что подаваемые документы будут подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) (п. 5.1 ст. 84 НК РФ).
Рекомендации! Если вы пользуетесь ТКС (личным кабинетом), но ранее не представляли документы в ФНС в электронной форме, то при первой возможности отправьте письмо (уведомление) одним из указанных электронных способов и проследите, за какое время ваше письмо дошло до инспекции, приняли ли его и выслали ли вам квитанцию о получении (уведомление). При наличии неполадок в отправке или длительном неполучении (более 5 дней) письма подразделением ФНС обратитесь за разъяснениями к вашему оператору ТКС или в ИТ-отдел ФНС. Будьте готовы к тому, что ФНС постепенно будет полностью переводить налогоплательщиков на электронную форму документооборота.
Порядок документооборота с ФНС
Налогоплательщик после отправки отчета получает следующие документы:
1. Подтверждение даты отправки отчета
Это электронный документ, формируемый специализированным оператором связи, содержащий данные о дате и времени отправки декларации. Формируется сразу после отправки отчета.
Дата представления отчета, которая указывается в квитанции о приеме, соответствует дате, зафиксированной в подтверждении даты отправки.
2. Извещение о получении либо сообщение об ошибке.
- Извещение о получении — электронный документ, подтверждающий факт получения отчета налоговым органом. Формируется налоговым органом, поступает в течение 6 часов после отправки отчета. При поступлении извещения о получении документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов дальнейшей проверки отчета налоговым органом.
- Сообщение об ошибке — электронный документ, формируемый налоговым органом, содержащий информацию об ошибках. Поступает от ИФНС в течение 6 часов после отправки отчета. Если вам пришло сообщение об ошибке, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в сообщении, и повторить процедуру отправки отчета.
3. Квитанция о приеме либо уведомление об отказе.
- Квитанция о приеме — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт приема отчета. Поступает от ИФНС в течение следующего рабочего дня после отправки отчета. При получении квитанции о приеме документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов ввода данных в базу налогового органа.
- Уведомление об отказе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт отказа в приеме сведений с указанием причин отказа. Поступает от ИФНС в течение 6-12 часов после отправки отчета. Если пришло уведомление об отказе, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в уведомлении, и повторить процедуру отправки отчета.
4. Извещение о вводе либо уведомление об уточнении.
- Извещение о вводе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме. Если пришло извещение о вводе, это значит, что отчет принят. Документооборот завершен.
- Уведомление об уточнении — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции, но содержащий сообщение о необходимости предоставить уточнения. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме . Если пришло уведомление об уточнении, это значит, что отчет принят, но требует уточнений. Необходимо отправить корректирующий отчет, внеся необходимые уточнения.
Какой порядок представления документов существует?
В течение пяти дней со дня получения поручения налоговый орган по месту учета лица, у которого истребуются документы (информация), направляет этому лицу требование о представлении документов (информации). К данному требованию прилагается копия поручения об истребовании документов (информации) (пункт 4 статьи 93.1 НК РФ).
Налогоплательщик на основании п.2 статьи 93 НК РФ может представить истребуемые документы:
— на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;
— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС России форматам.
Кроме того, в НК РФ предусмотрены следующие способы представления документов:
— лично;
— через представителя;
— по телекоммуникационным каналам связи;
— через личный кабинет налогоплательщика.
Представление электронных документов в ходе камеральной налоговой проверки
В конце каждого отчетного периода, как известно, организации представляют в налоговую инспекцию декларации и другие документы, на основе которых и проводится камеральная налоговая проверка. В рамках камеральной проверки налоговый орган может направить в организацию требование о представлении некоторого комплекта документов.
На сегодняшний день существует два варианта представления налоговой отчетности: бумажный и электронный. Если ваша компания ведет свой документооборот исключительно в бумажном виде, то весь процесс – от получения требования до представления документов в налоговую – происходит «по старинке». Другое дело, если у вас неоднородный архив – часть документов в электронном виде, а часть в бумажном. Нужно ли распечатывать электронные документы, перед тем как отправить в ФНС?
|
Согласно ст. 93 Налогового кодекса РФ, для отправки в ФНС допускаются как документы, изначально созданные в электронном виде с использованием электронной подписи, так и сканы документов, подписанные электронной подписью. Стоит отметить, что ФНС определяет порядок истребования электронных документов и порядок их представления налогоплательщиками. |