Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работодателю написать рекомендательное письмо для сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рекомендательное письмо от работодателя – это своего рода портрет соискателя. В нем отражены все его сильные и слабые стороны как профессионала, перечислены регалии и достижения на бывшем месте работы, отмечены качества личности. Рекомендация способна как перекрыть путь к желанной работе, так и стать «пропуском» в новую жизнь. Все зависит от того, насколько серьезно к таким документам относится будущий работодатель.
Вы ищете нового работника: нужны ли рекомендации?
Рекомендательное письмо от работодателя сотруднику просят далеко не везде. Тому подтверждение – статистика. Одно из свежих исследований представила компания интернет-рекрутмента HeadHunter. Она опросила 500 эйчаров на тему важности рекомендаций. Как оказалось, 23% кадровиков и рекрутеров просят показать письма. А половина участников опроса призналась, что резюме и рекомендация – почти одно и то же. 47% считает, что рекомендательное письмо служит просто дополнительным плюсом в копилку соискателя.
Мы тоже провели собственный опрос среди эйчаров и выявили несколько причин, почему не стоит доверять рекомендациям:
- рекомендации порой выступают инструментом для мести, когда бывший сотрудник не поладил с начальством. Тогда в письме появляется негативная оценка, конечно, незаслуженная. Другой момент – работодатель не хочет портить жизнь человеку, жалеет его, поэтому пишет превосходную рекомендацию;
- рекомендацию составляет человек, с которым кандидата связывают особые отношения – они друзья, родственники или любовники;
- начальство не хочет прощаться с отличным специалистом, поэтому делает все, чтобы оставить его – например, пишет негативное рекомендательное письмо;
- начальнику некогда писать рекомендацию. Он поручает это дело увольняющемуся сотруднику, а потом просто подписывает документ;
- в рекомендациях указан телефон якобы руководителя, а на самом деле HR-специалист во время проверки разговаривает с родственником или другом соискателя. Понять, что это обман, не всегда удается.
Рекомендательное письмо: практика работодателей
В действительности рекомендательное письмо довольно просто составить тому сотруднику, который сумел сохранить хорошие отношения с работодателем и уходит не к прямым конкурентам, а предпочел сменить сферу деятельности или уйти на новую должность исходя, прежде всего, из мотивов личностного развития. Однако убедить своего работодателя в подобных честных намерениях можно только в том случае, если с ним сложились реально доверительные отношения.
В общем же какой-то обширной практики по деловому обороту рекомендательных писем не сложилось, поэтому о реальной статистике их применения сотрудниками можно судить лишь на основе отдельных интернет-опросов, которые, конечно, не отражают всей полноты картины, но тем не менее, служат определенным ориентиром.
Как оформить рекомендательное письмо в зарубежную компанию
Иностранные компании и зарубежные вузы часто просят отправить reference letter или letter of recommendation. Между ними есть небольшие отличия.
- Letter of recommendation. Отправляется в конкретное место трудоустройства или поступления. Рекомендатель пишет его, заранее зная, в какую компанию направит. Например, вы просите начальника составить рекомендацию в Google. Тогда у всех реквизитов будет конкретный получатель — физическое лицо или сама компания. Характеристики составляются в соответствии с требованиями или ожиданиями получателя. Посредничество соискателя здесь не нужно — начальник пишет и отправляет по адресу сам.
- Reference letter. Здесь нет конкретного получателя. Если вы уходите со старого места работы, но еще не определились с новым, то просите reference letter. Это более универсальная бумага — она будет актуальна одновременно для Google, Zara, Nestle или даже для детского магазина «Ромашка». Часто такие письма составляются с обращением “to whom it may concern”. Начальник пишет письмо и отдает работнику. Оно будет храниться у соискателя до нужного момента.
Эти форматы похожи на обычное рекомендательное письмо, которое мы учились писать в предыдущих разделах, поэтому все основные принципы остаются в силе.
Структура рекомендательного письма от работодателя
Письмо-рекомендация считается официальным документом, поэтому составлять его нужно в соответствии с определенными нормами. Обязательные пункты письма:
-
Наименование документа и заголовок.
-
Смысловая часть.
-
Подпись.
-
Дата.
Печать организации-отправителя является необязательным атрибутом.
Желательно придерживаться следующих советов при оформлении письма:
-
Первый абзац смыслового блока стоит посвятить личному отношению автора к сотруднику и нюансам знакомства с ним. Если письмо составляется непосредственным начальником, следует указать стаж работы рекомендуемого человека в организации, перечислить должностные обязанности работника и проекты, в которых он участвовал. Также здесь оценивается эффективность сотрудника и достигнутые им результаты. Завершается абзац общим итогом написанного и сформулированным мнением автора относительно данного специалиста.
-
Во втором абзаце описательной части следует подробно охарактеризовать человека с точки зрения его профессионализма, оценив его способность выполнять поставленные задачи, умение работать в команде, проявление при этом положительных и негативных качеств.
-
Затем подробно освещаются особенности характера и поведения соискателя. Описывается личное впечатление бывшего руководителя о сотруднике, полученное в результате длительного общения с ним, а также впечатление, которое произвел человек на других членов коллектива. В завершение смысловой части следует сделать краткое резюме на основе сказанного: соответствует ли данный сотрудник выбранной им должности на новом месте или нет. Если есть оговорки по этому поводу, их стоит обязательно указать. Необходимо писать о человеке, ничего не приукрашивая и не скрывая важных деталей, так как автор рекомендации в каком-то смысле ответственен за данного человека, представляя его будущему работодателю.
-
Завершается письмо контактными данными руководителя.
Ошибки и неуместная информация в рекомендательных письмах
Зачастую неграмотно оформленная рекомендация не только никак не помогает соискателю в устройстве на новую должность, но и препятствует этому.
Для того чтобы ваше письмо-рекомендация действительно прибавляло вес предоставленному сотрудником резюме, не допускайте следующих ошибок:
-
Желательно предварительно ознакомиться с вакансией, на которую претендует ваш подчиненный. Внимательно изучите требования к данной должности и ориентируйтесь на них при составлении письма.
-
Избегайте использования ярких цветов в оформлении документа. Не нужно также злоупотреблять иллюстрациями, диаграммами и т. п. Обычного текста, оформленного в строгом деловом стиле, будет достаточно.
-
Не перебарщивайте с похвалой и восторгами в адрес рекомендуемого. Такой текст вряд ли вызовет у потенциального работодателя доверие.
-
В то же время не следует подвергать работника излишней критике. Ведь письмо составляется с целью рекомендовать сотрудника, а не принизить его.
Как написать рекомендацию
Когда согласие получено, приступаем к составлению отзыва. Оформлять его допустимо на листке А4, но желательно на фирменном бланке компании. Обязательных требований закон не оговаривает. Но по общепринятым правилам документооборота известно, как написать рекомендации сотруднику, — в свободной форме, но в деловом стиле.
Вот стандартная структура рекомендательного письма:
- В шапке указывают данные о предприятии (наименование, адрес, реквизиты).
- Посередине — наименование документа.
- Затем дата составления и город.
- Основная часть — отзыв о сотруднике.
- Внизу пишут, что рекомендуют (или нет) на определенную должность.
- Затем указывают, по какому телефону есть возможность уточнить детали.
- Внизу указывается должность составителя, подпись и ставится печать организации.
Целью отзыва является характеристика человека как профессионала в своем деле. Документ пишут кратко и лаконично. Указывать следует лишь объективные сведения о конкретном сотруднике, чтобы они уместились на одной странице.
Образец рекомендательного письма
Бехтерева Елена Петровна была принята на работу в компанию «Метрополис» в июле 2006 года на должность специалиста по внутренне-экономической деятельности. Она, зарекомендовав себя как грамотного и ответственного специалиста, с мая 2008 года была назначена начальником отдела продаж.
Бехтерева Елена Петровна очень креативный руководитель. Ее профессионализм и организаторские качества позволили за первые два месяца работы на руководящей должности увеличить продажи компании вдвое.
В 2014 году руководством ЗАО «КомерцСервис», в структуру которого и входила компания «Метрополис», в связи с концентрацией ресурсов на других направлениях бизнеса было принято решение о ликвидации этой компании.
Восемь лет совместной работы позволяют мне без колебаний и с полной ответственностью утверждать, что Бехтерева Елена Петровна очень перспективный специалист в области внутренне-экономической деятельности. Считаю, что Бехтерева Елена Петровна может представлять серьезный интерес для компаний, которые по своему профилю близки к тому, чем она занималась на протяжении 2006–2014 годов.
Советы по составлению сильного рекомендательного письма
Если вы просите кого-то написать письмо для вас или составляете письмо для кого-то другого, вот несколько моментов, о которых следует помнить:
-
Рекомендательные письма должны быть положительными. Это не место для перечисления чьих-то личных или профессиональных недостатков. Кандидаты всегда должны выбирать рекомендации, в которых они уверены, что могут хорошо о них отзываться, а рекомендации должны соглашаться только в том случае, если они считают, что могут достоверно рассказать о лучших качествах собеседника.
-
Важны конкретные примеры. Хотя список качеств полезен, подробные примеры, подтверждающие и иллюстрирующие эти качества, помогают работодателям лучше понять, как кандидат может проявить себя в различных реальных сценариях.
-
Лучше всего использовать лаконичные письма. В большинстве случаев объем личных рекомендаций не должен превышать одной страницы. Помните, что рекрутеры и менеджеры по найму заняты и могут рассматривать несколько кандидатов. Если письма будут описательными, но краткими, работодатели прочтут их полностью.
-
Избегайте частных деталей. В рекомендательном письме не следует подробно рассказывать о личных проблемах кандидата или других интимных вещах, о которых он, возможно, не хотел бы рассказывать потенциальному работодателю.
К кому обратиться за рекомендациями о характере
В качестве рекомендателя может выступать любой человек из вашей личной сети, который может рассказать о ваших лучших качествах. Вы также можете выбрать кого-то из своей профессиональной сети, кто знает вас лично (помимо работодателя).
Вот несколько примеров людей, которые являются отличными рекомендателями характера:
-
Коллега
-
Со-доброволец или лидер добровольцев
-
Коуч
-
Клиент или заказчик
-
Поставщик или деловой знакомый
-
Профессор или научный руководитель
-
Личный или профессиональный наставник
-
Сокурсник или выпускник образовательной программы
-
Сосед или друг
Лучше не выбирать тех, с кем у вас общие семейные отношения, включая супруга или родственников. Часто рекомендации от членов семьи не считаются объективными и вряд ли будут восприняты так же серьезно, как рекомендации от преподавателя или коллеги.
Кроме того, убедитесь, что выбранный вами человек сможет рассказать о ваших качествах, относящихся к данной должности или отрасли. Чтобы помочь им подготовиться, предоставьте описание вакансии и ваше текущее резюме и сообщите им об этом как можно раньше. Если кто-то предоставил для вас характеристику, выразите свою признательность благодарственной запиской или электронным письмом.
Выбор правильной характеристики может сыграть решающую роль в определении того, продвинет ли вас работодатель в процессе найма. Если вас выбрали в качестве рекомендателя, тщательно составьте свое сообщение, чтобы подчеркнуть положительные качества, которые ваш собеседник может предложить работодателю. Хотя профессиональные навыки и опыт работы, указанные в резюме, очень важны, личность кандидата, его характер и мягкие навыки также являются важной частью окончательного решения работодателя.
Примеры рекомендательных писем
Приведём конкретные примеры рекомендательных писем
Сотруднику
Васильева Анна Константиновна работала в редакции газеты «Ивановский рабочий» заведующей отделом экономики с 04.12.2010 г. по 12.07.2018 г. За время работы она проявила себе вдумчивым и знающим журналистом, подготовила большое количество публикаций, которые нашли отклик у читателей.
Анна Константиновна обладает хорошими организаторскими способностями, обучает молодых сотрудников, готовит из них профессионалов высокого уровня.
За время работы А.К. Васильевой тираж газеты вырос на 3 тыс. экземпляров.
Анна Константиновна удостоена высшей награды областного Союза журналистов — «Золотое перо» — в 2015 году. Она имеет благодарности, награждена почётными грамотами. А.К. Васильева увольняется из газеты, так как переезжает в город Краснодар.
Редактор газеты И.В. Смирнов (подпись) 15.07.2018 г.
Чего не следует писать в рекомендациях
Несмотря на то, что составление рекомендации полностью отдано на откуп работодателя, при её написании следует придерживаться определенных правил и избегать некоторых вещей.
В частности, нужно стараться не давать негативных, ничем не подкрепленных отзывов (т.е. писать такие, конечно, не возбраняется, но только, если тому есть доказательства и подтверждения, например, письменные свидетельства о дисциплинарных взысканиях и т.п.), но тут же следует иметь ввиду, что такой документ вряд ли будет когда-либо применён по назначению.
В рекомендацию не следует вносить недостоверную, непроверенную или заведомо ложную информацию – при вскрытии таковых фактов пострадает репутация не только того, кому выдан документ, но и того, кто его выдал.
Что такое рекомендательное письмо и чем оно может помочь при трудоустройстве
Рекомендательные письма пришли в Россию из Европы, где были в ходу ещё несколько веков назад. В то время рекомендательное письмо фактически использовалось в качестве резюме, и без этого документа не было никакой возможности устроиться на более или менее приличную работу не только на службу в государственном или коммерческом предприятии, но даже горничная или повар нуждались в рекомендациях, чтобы работать в хорошем доме и с приличной зарплатой. В советское время традиция предоставлять рекомендации при устройстве на работу видоизменилась. На место рекомендациям пришли характеристики, которые, в принципе, можно считать идентичными рекомендательным письмам по своему назначению. В последние десятилетия в России традиция предоставлять рекомендации при трудоустройстве возрождается. Наличие рекомендаций (устных или письменных) позволяет кандидату подтвердить перед лицом потенциального нанимателя, что, во-первых, его резюме правдиво и, во-вторых, прошлое рабочее место было покинуто не по причине конфликта или недобросовестного исполнения обязанностей.
Надо отметить, что рекомендательные письма бывают нужны не только при устройстве на новую работу. Рекомендации могут потребоваться в самые различные инстанции в разнообразных жизненных ситуациях, например:
- в банк при оформлении кредита или ипотеки;
- в высшее учебное заведение для рассмотрения возможности предоставления гранта на учёбу;
- в государственные учреждения для оформления пособий.
В рекомендательных письмах могут нуждаться не только физические лица, но и юридические. Рекомендации играют очень большую роль при оформлении кредитов, при участии в тендерах и в других ситуациях.
Основные правила оформления рекомендательных писем
Рекомендации можно запросить устные либо письменные. Устные рекомендации рекрутёр может получить от указанного соискателем человека посредством телефонного разговора либо при личной встрече. Своевременной подготовкой письменных рекомендаций чаще всего должен озадачиться сам соискатель. Чаще всего сам соискатель и составляет это письмо, а руководитель лишь читает уже оформленный документ, а затем своей подписью подтверждает, что со всем изложенным согласен.
Мой опыт показывает, что в некоторых компаниях написание рекомендательных писем поручают даже pr-специалистам. В этом случае работник не должен пускать всё на самотёк и надеяться, что добрый пиарщик напишет «как нужно». Лучше проявить инициативу и подготовить хотя бы шаблон текста о себе самостоятельно, даже если писательским даром вы обделены. Пиарщик исправит пунктуационные и грамматические ошибки в письме, суть которого будет передавать то, что нужно именно вам.
Как таковые формальные требования к оформлению рекомендательных писем отсутствуют, тем не менее существует набор базовых принципов, соблюдение которых облегчит создание документа и последующее его использование. Рекомендательное письмо традиционно следует оформлять на фирменном бланке предприятия. В свободном деловом стиле рассказывается о сотруднике и о тех его качествах, которые хочется выделить особо. В заключении письма ставится подпись лица, его составляющего, его фамилия и инициалы. Необходимо также указать должность составителя и контактную информацию (телефон и адрес электронного почтового ящика). В письме также важно обязательно указать дату составления. Письма десятилетней давности едва ли смогут служить убедительным аргументом при трудоустройстве. Печать компании может не ставиться на таком письме, если печати в принципе не существует.
Имеет ли право предприятие требовать рекомендацию при приеме на работу
ТК РФ запрещает запрашивать рекомендации на работника без его разрешения. Информация о трудовой деятельности сотрудника конфиденциальна и не подлежит разглашению.
По крайней мере, по закону.
Чтобы получить характеристику, HR нужно письменное согласие кандидата.
Но на практике кадровики часто не брезгают проявлять инициативу и звонить бывшим работодателям с расспросами.
Если рекрутер сообщает вам о плохих отзывах с предыдущей работы, но никаких разрешений вы ему не давали, смело говорите, что такое поведение квалифицируется как вмешательство в личную жизнь.
И у вас есть все права на подачу судебного иска.
Не волнуйтесь, судиться не придется. А вот шансы получить работу после такого заявления у вас возрастут многократно.
Как составить рекомендательное письмо сотруднику
Начинать письмо необходимо с названия, а именно словами «Рекомендательное письмо». Далее в тексте можно отразить, например, следующие моменты:
- подтвердить тот факт, что податель письма действительно трудился в обозначенной компании в такой-то временной период вместе с человеком, который теперь составляет рекомендацию;
- описать должностные обязанности сотрудника, характер работы, которую он исполнял, и его успехи в этом деле;
- охарактеризовать профессиональные качества работника, наличие достижений, продвижения по службе, благодарностей;
- обозначить причины ухода;
- сформулировать свои рекомендации и выразить своё мнение о человеке, его талантах, умениях и перспективах дальнейшего профессионального развития.