Кадровое делопроизводство с нуля

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство с нуля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чтобы любой специалист по управлению персоналом чувствовал себя уверенно при внеплановой проверке ведомств, центр РУНО разработал курсы для кадровиков. По статистике более 50% сотрудников кадровых служб регулярно совершают ошибки, а законодательство в этой сфере постоянно меняется, и приходится успевать следить за правильностью ведения документации. Без дополнительного обучения здесь не обойтись.

Должность специалиста по кадровому учёту является во многом начальной, но и она требует стремиться к дальнейшему развитию:

• Читайте и занимайтесь по книгам. Вам надо поддерживать актуальными свои знания в сфере законодательства и кадрового делопроизводства. А различные самоучители помогут подготовиться к дальнейшему росту по карьерной лестнице.

• Ищите программы повышения квалификации. Ваша должность при желании даёт перспективы дальнейшего движения. Изучайте новые тренды, к примеру, решения для автоматизации, тот же электронный документооборот. Они помогут упростить вашу работу и повысить её продуктивность.

• При любом опыте, специалисту важно иметь практику. Обеспечит её трудоустройство по профилю. Если вы начинающий специалист, вам будет полезно пройти стажировку.

Какие качества нужно развивать

Стать хорошим специалистом в кадровом учёте, вам поможет целенаправленное развитие таких качеств, как:

• Терпение (работа с документами зачастую занимает достаточно много времени и терпит того, чтобы от неё лишний раз отвлекались)

• Аккуратность (вы будете оформлять и подготавливать важные бумаги, которые не терпят помарок)

• Внимательность (одна ошибка в документах может привести к негативным последствиям для организации и даже лично для вас, будьте внимательным)

• Пунктуальность (ваш труд таков, что вы не можете отложить исполнение своих обязанностей в долгий ящик, надо всё делать своевременно)

Кадровый учет в организации: пошаговая инструкция

Когда мы предлагаем воспользоваться нашими рекомендациями и ниже перечисленными этапами, мы говорим о двух случаях.

• Когда вы уже являетесь руководителем фирмы, но понимаете, что набор персонала ведется «кое-как», то есть нет определенной системы, а все документы хранятся в хаотичном порядке. Сперва необходимо заказать аудит, выявить ошибки и нарушения, которые стоит устранить, а только после этого следует начать восстанавливать всю систему с нуля.
• Вы только начинаете предпринимательскую деятельность или в случае в ИП вы нанимаете первого сотрудника – с его появлением сразу следует организовать делопроизводство.

Теперь перейдем непосредственно к шагам.

Шаг 1. Назначение кадровика

Вся деятельность предприятия регламентируется законодательством, поэтому нужно хорошо ориентироваться в Трудовом кодексе и нормативных актах — ведь в будущем придется выполнять следующие задачи:

• вести документацию по приему, увольнению и переводам персонала на другие должности;
• составлять приказы, договоры, положения, заявления;
• заниматься трудовыми книжками;
• вести личные дела работников;
• работать с больничными, отпусками и декретами;
• готовить документацию для начисления пенсии, пособий и компенсаций;
• вести воинский учет;
• работать с архивом;
• выявлять причины текучки кадров.

• Постановка кадрового делопроизводства с нуля начинается с назначения кадровика и подготовки базовой кадровой документации.
• Под каждую ситуацию (прием, увольнение, перевод, отпуск, декрет и т. д.) нужно заранее разработать пакет кадровых документов.
• Положения (внутренний распорядок, оплата труда, депремирование, дисциплинарные взыскания, инструктаж и т. д.) должны быть созданы еще до того, как возникнет спорный момент с работником.
• Наименование фирмы, перечень уполномоченных на подпись лиц и сроки их назначения нужно сверять с уставом организации.
• За некорректное ведение кадрового учета отвественных лиц и компанию могут наказать.

Как быстро и эффективно наладить кадровый учет в организации?

Правильный выбор программного обеспечения для ведения кадрового учета – залог успешной работы специалистов по персоналу. Точность отражения данных и своевременный учет уберегут от штрафов, а наличие готовых шаблонов увеличат скорость обработки документации. Все это есть в СБИС! Обращайтесь к нашим специалистам: они подберут для вас выгодные тарифы, установят и настроят программное обеспечение, обучат персонал.

Для организации кадрового учета в компании подойдет лицензия СБИС Управление персоналом. Тут вы найдете полный пакет инструментов для создания полноценного учета по сотрудникам, а также возможность создания электронного архива кадровых документов, ведения досье на персонал, готовые системы мотивации, HR-портал и многое другое.

СБИС Учет и контроль рабочего времени будет полезен тем, кто хочет наладить контроль прихода и ухода сотрудников, наладить и использовать различные системы рабочих графиков, автоматически заполнять табели для расчета зарплаты. сотрудников.

Документы кадрового учёта

Единого перечня кадровых документов, обязательных для всех компаний, законодательством не предусмотрено. Существуют только отдельные документы, ведения которых требует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, есть кадровые документы, которые могут запросить контролирующие ведомства: трудовая инспекция, налоговая, прокуратура и другие госорганы. Поэтому их ведение тоже является обязательным

Перечень обязательных документов зависит от размеров бизнеса. Например, микропредприятия могут вести упрощённый кадровый учёт. Это значит, что организации микробизнеса освобождены от необходимости оформления ряда локальных нормативных актов.

В общий список обязательных кадровых документов входят:

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;
• трудовые книжки;
• личные дела;
• личные карточки;
• приказы (о приёме на работу и об увольнении, о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска за свой счёт, о премировании или применении дисциплинарного взыскания и другие);
• штатное расписание и ЛНА о внесении в него изменений;
• графики отпусков и уведомления персонала об отпусках;
• командировочные документы;
• табели по учёту рабочего времени работников;
• должностные инструкции;
• положение об оплате труда;
• расчётный лист;
• согласие на обработку персональных данных и др.

Понятие кадрового учета

Термин «кадровое делопроизводство» описывает комплекс процедур по организации работы с документами, которые готовятся в связи с подбором персонала. Правила регулируются действующим законодательством РФ, а фактическая организация его на предприятиях регулярно проверяется контролирующими органами.

Кадровый документооборот необходим в компании для того, чтобы:

• Юридически фиксировать все кадровые перемещения в компании, в том числе: прием на работу, перевод, отпуск, больничный, увольнение, дисциплинарное взыскание и т.д.
• Документируйте существующие условия труда в компании, обеспечивайте прозрачность и строгую регламентацию условий труда
• Перед государственной статистикой выявляйте проблемные зоны и ищите резервы, пригодные для использования.
• Подготавливать отчетную документацию о состоянии государства и своевременно направлять ее в государственные органы.
• В случае проверки предоставить проверяющим документы, подтверждающие факт соблюдения компанией норм ТК РФ.

Для того чтобы грамотно организовать кадровый учет в компании, необходимо изучить следующие нормативно-правовые акты:

1. Трудовой кодекс РФ, в том числе статьи № 62, 66, 67, 68, 84.1 и др.
2. ГОСТ Р 7.0.8 — 2013. В нем описаны общие требования к процессу организации делопроизводства в компании.
3. ГОСТ Р 7.0.97 — 2016. Этот документ содержит требования к составу реквизитов документов и правила их оформления.
4. Закон «Об индивидуальном (персональном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
5. Закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ
6. Приказ Федерального архива от 20.12.2019 № 236. В этом документе содержатся требования к срокам хранения кадровых документов.
7. Постановление Правительства РФ от 10 октября 2003 г. № 225. Содержит инструкцию по ведению и заполнению трудовых книжек. С 01.09.2021 вместо него действует приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н .
8. Статья 5.27 КоАП РФ содержит данные о штрафах, которые могут быть наложены на работодателя в случае выявления отсутствия обязательных кадровых документов.

Обязательные кадровые документы

Кадровые документы делятся на три основных вида:

• Обязательный, который необходим в любой компании, вне зависимости от типа и количества сотрудников.
• Рекомендованная, которая может быть выдана по требованию работодателя.
• Кроме того, которые обязательны к регистрации только при выполнении конкретной работы или связаны с внутренними особенностями компании.

ВАЖНЫЙ! Основная группа документов, входящих в категорию обязательных, может быть затребована при проверках Пенсионного фонда РФ, Инспекции труда и ФНС, а их отсутствие влечет за собой штрафные санкции.

В список необходимых документов входят:

• Правила внутреннего рабочего графика. Этот документ содержит правила приема на работу работников, порядок увольнения, режим труда и отдыха, дисциплинарные взыскания и т д. Правила составления документа изложены в ст. 100, 189 и 190 ТК РФ.
• График отпусков. Документ призван определить условия предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работникам компании. Он должен быть утвержден не позднее, чем за 14 дней до окончания календарного года. Правила оформления описаны в ст. 123 ТК РФ.
• Кадровый план. Этот документ определяет численность штата и его состав, регулирует наименования должностей, ставки заработной платы и т д. Он является источником информации о штатной численности, а также о текущих потребностях компании в тех или иных специалистах. Необходимость подготовки этого документа закреплена в ст. 57 и 15 ТК РФ.
• Журнал прохождения ориентаций. В нем фиксируется тот факт, что сотрудники компании прошли обучение технике безопасности. Подпись работника освобождает работодателя от ответственности в случае возникновения чрезвычайной ситуации по его вине. Оформление документа предусмотрено ст. 212 ТК РФ.
• Инструктаж по охране труда и технике безопасности. Один из основных документов, фиксирующий правила, которым сотрудники компании должны неукоснительно следовать, находясь на рабочем месте. Необходимость этого документа описана в ст. 212 ТК РФ.
• График. Необходимость регистрации закреплена в ст. 91 ТК РФ. Это обязательный документ, предназначенный для учета фактически отработанного работниками времени. На основании данных в табеле составляется начисление заработной платы.
• Положение о защите персональных данных работников. Регистрирует согласие сотрудников на обработку их персональных данных и гарантирует, что компания не будет передавать эту информацию третьим лицам. Документ регламентирует порядок получения сведений о работнике, способы их обработки, хранения и защиты. Документ необходим для регистрации в соответствии со ст. 86 и 88 ТК РФ.
• Положение об оплате труда. В нем закреплен порядок начисления заработной платы, оплаты работы в выходные и праздничные дни, работы сверх установленной нормы и т д. Ее необходимость описана в ст. 135 ТК РФ.
• Книга учета трудовых книжек. Книжка – это отдельный документ, в котором фиксируется передача трудовой книжки работодателю или работнику при увольнении.
• Журнал учета форм для рабочих тетрадей. В этом документе фиксируется факт получения предприятием чистых трудовых книжек и факты их расходов.

Пошаговая инструкция по созданию кадрового учёта в ООО с нуля

1. Прежде чем брать кадровую документацию, заполните специальные льготы (можно использовать порталы Консультант+ или Гарант). Это действующий регламент.
2. Здесь необходимо учитывать учредительные деловые бумаги организации. Начать нужно будет с назначения директора компании. Изучите устав самой организации (здесь порядок приема на работу директора, оклад, трудовые книжки и т.д.)
3. Какие документы необходимы работодателю?
   • Правила внутреннего распорядка работы, штатного расписания компании.
   • Расписание всех праздников, трудовые книжки, а также отдельные трудовые договоры.
   • Книга по учету движения трудовых книжек и вложений в нее, а также специальная книга, где фиксируются доходы и расходы.
   • Табель учета рабочего времени, трудовая книжка (личная), форма расчетной бумаги, которая утверждается руководителем компании.
   • Деловые документы по обработке персональных данных работников, платежных ведомостей и всех заказов и т.д.
4. Процесс становления режиссером. Из решений учредителей вы узнали дату, когда директор вступил в должность и приступил к исполнению своих обязанностей, поэтому дата в итоге не должна отличаться. Затем составляется трудовой договор.
5. Создание основных правил плана работы в организации, а также штатного расписания и других локальных действий (используйте для этого специальную программу). Самое главное проверить все на наличие опечаток или ошибок!
6. Здесь заполняем бланки трудовых договоров с работниками и другую документацию (там уже должны быть сведения о должностях, заработной плате и рабочем времени).
7. Необходимо учитывать задачи по ведению самих трудовых книжек (кроме директора еще никого не нанимали, поэтому вся ответственность за ведение трудовых книжек лежит на нем).
8. Уже идет процесс найма новых работников.

Курсы кадрового делопроизводства в учебном центре «ГЦДПО» в Москве – обучение начинающих кадровиков «с нуля» в 2023 г. и профессиональное повышение квалификации. Основы организации кадровой службы, ведения делопроизводства и управления персоналом (правовые, административные и психологические аспекты).

Кадровое делопроизводство (КДП) – основа управления человеческими ресурсами любой организации, вне зависимости от форм собственности и численности предприятия.

Знание Трудового кодекса РФ и способов применения норм трудового права – это ключевые требования, предъявляемые к сотрудникам кадровой службы, бухгалтерам и руководителям любого уровня.

Практически любой кадровый документ имеет юридическую (коммерческую) ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Получение квалификации затруднительно для тех, кто осваивает кадровый документооборот с нуля. Для тех, кто имеет опыт работы в данной сфере, такое обучение не вызывает сложностей.

Обучение протекает в несколько этапов:

1. Изучение основ. В первую очередь будущего специалиста знакомят с нормативной базой, регулирующей работу кадровой службы. Особенно важно знать Трудовой кодекс в актуальной на момент обучения редакции. Для получения теоретических знаний используют профильную литературу и специально разработанные методические указания.
2. Использование программного обеспечения. Работа с кадровой документацией организации неразрывно связана с использованием ПО. Оно позволяет облегчить и оптимизировать работу и исключить ошибки при оформлении деловых бумаг. Офисные программы очень удобны для учета рабочего времени или формирования графика отпусков.
3. Изучение учредительной документации. Каждое предприятие имеет свои особенности. На данном этапе кадровик должен ознакомиться со спецификой работы в компаниях с разными организационными формами.

Изучать курсы кадрового делопроизводства можно на дневной или заочной форме. В настоящий момент допускается дистанционное обучение. Такой вариант позволяет учиться с мягким графиком.

После окончания курса вы сможете

Уволиться с нелюбимой работы

Повысить квалификационный уровень

Больше зарабатывать и расширить сферу услуг

Успешно взаимодействовать с людьми

Стать эффективным руководителем

Развивать профессиональные навыки

Похожие записи:

• В 2023 году увеличились минимальные и максимальные размеры пособий
• Губернаторские выплаты за третьего ребенка в 2023 году в ростовской области
• Инструкция по заполнению декларации по НДС