Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсационные выплаты за разъездной характер работы в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Трудовом кодексе про разъездной характер работы упоминается дважды. В статье 57 говорится, что условия, его определяющие, должны быть включены в трудовой договор. В статье 168.1 говорится о возмещении связанных с такой работой расходов. Однако явных признаков разъездной работы не приводится. Нет единого мнения о них и среди специалистов, хотя эта тема не первый год обсуждается представителями налогоплательщиков и властей.
- Заработную плату начислять нужно в соответствии с установленной системой оплаты труда на основании табеля учета рабочего времени. В табеле фиксируется отработанное время водителем, включая работу в выходные дни и в ночные часы, сверхурочная работа, если водители привлекаются. В отношении водителей необходимо учитывать особенности их труда и отдыха, время управления автомобилем.
- Водителям с разъездным характером работ или работой в пути работодатель обязан возмещать расходы, связанные с такой работой. Фиксированные суммы компенсации трудовым законодательством не установлены, как и лимит по России и зарубежью не установлен. Расходы возмещаются на основании подтверждающих документов.НДФЛ и страховыми взносами данные выплаты не облагаются, так как они признаются компенсационной выплатой, предусмотренной законодательством.
- Размер и порядок возмещения расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.
Приказы в связи с разъездной деятельностью
В организации перечень должностей, отнесенных к типу разъездной работы, может подлежать корректировке. Во избежание изменения регламента в целом допускается определение данного перечня конкретным положением руководства.
Процедура регистрации командировки и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве примера можно использовать бланки для командировочного удостоверения (для разработки маршрутного листа). Каждый выдаваемый документ требует подписи руководства и подписи работника.
Внимание! Приказ о направлении работника с разъездным характером работы в командировку не издается.
Упрощенный документооборот
Как показывает практика, далеко не всегда командированный сотрудник может сохранить оправдательные бумаги. Бывает так, что к отчетной дате часть билетов утеряна, нет чеков с заправок, квитанций и пр. Но ведь без них сотруднику не будут возмещены расходы. Для таких случаев и предусмотрен упрощенный документооборот.
Руководитель предприятия определяет и утверждает размер надбавки за разъездной характер работы. Эта сумма должна учитывать:
- Среднюю стоимость проезда на общественном транспорте.
- Оплату аренды жилья.
- Внеплановый или незначительный ремонт транспортного средства.
- Услуги связи (мобильный телефон, факс).
Целесообразно устанавливать фиксированную доплату за разъездной характер работы водителям, экспедиторам, мерчендайзерам и другим сотрудникам, выполняющим трудовую функцию за пределами предприятия, но в границах одной местности.
Как отражать выплаты, предназначенные для компенсации затрат, возникших у сотрудников во время нахождения в командировке?
В соответствии с инструкцией к плану счетов бухучета, утвержденной приказом Минфина № 94н от 2000 г., для обобщения сведений обо всех расчетах с сотрудниками предприятия, за исключением операций по оплате труда и расчетов с подотчетными работниками, используется сч. 73. Информация о расчетах с персоналом по суммам, полученным на операционные и административно-хозяйственные расходы, отражается на сч. 71. Вместе с тем многие эксперты считают, что использование этого счета будет некорректным, если компания не выдает средства под отчет, а возмещает затраты, понесенные работником. Принимая это во внимание, бухгалтеру следует составлять такие записи:
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 73 – принятие к учету затрат в виде возмещения стоимости расходов после их подтверждения.
- Дт сч. 73 Кт сч. 50 – выплата компенсации работнику.
Если руководствоваться положениями ст. 129 ТК, то доплаты, надбавки, в т. ч. за работу в особых условиях, признаются элементом заработка. Соответственно, бухгалтер составляет такие записи:
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 70 – начисление сотруднику зарплаты с надбавкой.
- Дт сч. 70 Кт сч. 68 – удержание суммы НДФЛ с заработка.
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 69 – начисление страховых взносов.
- Дт сч. 70 Кт сч. 50 – выплата зарплаты с надбавкой.
По мнению экспертов, такое отграничение в бухгалтерском учете облегчит работодателю задачу по разделению сумм, облагаемых НДФЛ и взносами по страхованию, и средств, освобожденных от обложения.
Нюансы исчисления налогов и сборов в связи с компенсацией сотруднику расходов при разъездной работе
Налог на доходы физических лиц. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), в том числе связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
Выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, которые трудятся в пути или работа которых имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению НДФЛ. Такие разъяснения представлены Минфином в Письме от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230.
Обратите внимание! Положения п. 3 ст. 217 НК РФ не распространяются на надбавку к окладу работника с разъездным характером работы, производимую в фиксированном размере. Такая надбавка является составной частью системы оплаты труда, действующей в организации, и облагается НДФЛ по общим правилам.
Ошибка: Работник не ознакомился с локальными нормативными актами компании и устроился на работу. Работодатель установил ему надбавку к зарплате за разъездной характер работ, которая оказалась меньше, чем фактически понесенные расходы.
Комментарий: Сотрудник в момент трудоустройства должен проверить, в каких документах (включая трудовой договор) закреплен порядок выплаты компенсации за разъездную работу.
Ошибка: Сотрудник не сохранил документы, подтверждающие расходы в период поездки и требует возмещения затрат от работодателя.
Комментарий: Если наниматель оплачивается фактически понесенные расходы сотрудника, ему нужны подтверждающие документы, чтобы оправдать расходы на выплату компенсации перед налоговой службой.
Ошибка №1: Гражданин работает не официально и претендует на выплату компенсации
Комментарий: К сожалению законодательством не запрещено трудоустройство, которое подразумевает неофициальное оформление. Это одна из распространенных нарушений, так как важным условием является трудоустройство официально. Профессия дальнобойщик не может быть подработкой, поэтому должна оплачиваться не только заработная плата, но и компенсация если таковая должна быть.
Ошибка №2: Руководителю выгодно не оплачивать компенсацию, правда ли это утверждение?
Комментарий: Достаточно спорное мнение о том, что руководителю выгодно не производить компенсацию за разъездной характер работы.
Профессии, предполагающие разъездной характер работы
Законодательством не зафиксирован список профессий, при которых действует разъездной порядок. Статья 168.1 ТК указывает, что на конкретном предприятии такой список должен быть установлен во внутренних документах по усмотрению руководства. Таким образом окончательное решение вопроса о том, является ли режим труда конкретного сотрудника разъездным, принимает администрация.
Однако на практике часто это вопрос решается следующим образом. Разъездной считается деятельность тех лиц, которые для выполнения своих профессиональных обязанностей должны находиться в постоянных поездках. В качестве примера можно упомянуть водителей или специалистов, выезжающих к клиентам по вызову (например, слесарь-сантехник, которого вызывают граждане для устранения протечек).
Вот еще несколько таких примеров:
- проводники в вагонах железнодорожного транспорта;
- стюарды;
- работники, которые занимаются снабжением;
- экспедиторы.
Если рассматривать бюджетную сферу деятельности, то к разъездному можно отнести труд представителей таких профессий:
- врачи скорой помощи;
- пожарные;
- спасательные службы;
- сотрудники МВД, несущие патрульно-постовую службу.
Иногда разъездной характер деятельности может быть указан не в локальных нормативных актах предприятия, а в ведомственных документах. Так, например, относительно сотрудников, работающих в МЧС, этот факт закреплен в приказе МЧС РФ No 3 от 10 января 2008 года.
Относительно водителей этот вопрос урегулирован в ведомственном приказе Минтранса No 15 от 20 августа 2004 года, который установил Положение, регламентирующее режим труда и отдыха водителей.
Распространенные вопросы
Вопрос №1: Регулируется ли выплата компенсации на законодательном уровне, если дальнобойщик работает свыше той нормы (в часовом периоде), которая была ему озвучена и прописана при трудоустройстве?
Ответ: Да, за данную компенсацию отвечает полностью Трудовой кодекс Российской Федерации, соответственно если график работы не соответствует действительности, то гражданин имеет право на получение компенсации, которая частично или полностью покроет ненормированный ми разъездной график работы.
Вопрос №2: Можно ли самостоятельно определить норму компенсации?
Ответ: В законодательстве отсутствуют к сожалению нормы, которые должны быть в любом случае оплачены сотруднику, который выполняет свои трудовые обязанности честным трудом. Соответственно нет определенной цифры, которая бы была нормой для оплаты компенсации дальнобойщику. В среднем применяет такая формула как: стоимость одного рабочего дня умноженная на количество дней компенсации. Однако стоит отметить, что не всегда заработная плату является официальной, поэтому прежде чем устраиваться на работу следует уточнить график работы, оплату и дату официального трудоустройства.
Как отражать выплаты, предназначенные для компенсации затрат, возникших у сотрудников во время нахождения в командировке?
В соответствии с инструкцией к плану счетов бухучета, утвержденной приказом Минфина № 94н от 2000 г., для обобщения сведений обо всех расчетах с сотрудниками предприятия, за исключением операций по оплате труда и расчетов с подотчетными работниками, используется сч. 73. Информация о расчетах с персоналом по суммам, полученным на операционные и административно-хозяйственные расходы, отражается на сч. 71. Вместе с тем многие эксперты считают, что использование этого счета будет некорректным, если компания не выдает средства под отчет, а возмещает затраты, понесенные работником. Принимая это во внимание, бухгалтеру следует составлять такие записи:
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 73 – принятие к учету затрат в виде возмещения стоимости расходов после их подтверждения.
- Дт сч. 73 Кт сч. 50 – выплата компенсации работнику.
Если руководствоваться положениями ст. 129 ТК, то доплаты, надбавки, в т. ч. за работу в особых условиях, признаются элементом заработка. Соответственно, бухгалтер составляет такие записи:
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 70 – начисление сотруднику зарплаты с надбавкой.
- Дт сч. 70 Кт сч. 68 – удержание суммы НДФЛ с заработка.
- Дт сч. 20 (26, 44) Кт сч. 69 – начисление страховых взносов.
- Дт сч. 70 Кт сч. 50 – выплата зарплаты с надбавкой.
По мнению экспертов, такое отграничение в бухгалтерском учете облегчит работодателю задачу по разделению сумм, облагаемых НДФЛ и взносами по страхованию, и средств, освобожденных от обложения.
Компенсация разъездного характера работы
Поскольку в разъездах трудятся гораздо больше людей, чем это закреплено законодательно, работодателям приходится закреплять их надбавки самостоятельно. Чтобы установить размер компенсации за разъездной характер работы, документы необходимо оформить следующие:
- отдельный пункт в трудовом договоре. В соответствии со статьей 57 ТК РФ, разъезды — это существенное условие труда. Работодатель должен предупредить о них заранее, а работник — согласиться или отказаться;
- раздел в коллективном договоре. В нем следует указать перечень профессий и должностей, предполагающих разъезды, суть соответствующей деятельности, документы для учета поездок (времени, выданных суточных и т. п.). Взамен можно издать целое положение, где этот вопрос будет освещен максимально подробно;
- должностная инструкция. При наличии в ней пункта о постоянном труде в пути надбавки будут обоснованными.
Компенсация разъездного характера работы осуществляется на основе подтверждающих документов. Это могут быть билеты на транспорт, счета из гостиниц, чеки с заправочных станций. Сюда же относятся счета из заведений общепита или чеки из магазинов, доказывающие наличие расходов на питание.
Другой вопрос – компенсация за разъездной характер работы. Обязанность выплачивать ее сотрудникам установлена статьей 168.1 Трудового кодекса. Цель данной выплаты – компенсировать расходы подчиненных, необходимость в которых возникла в связи с разъездными условиями труда. В частности, компенсации подлежат следующие денежные траты работника:
- на транспорт;
- на мобильную связь;
- на проживание в гостинице или съемном жилье;
- на платные услуги, если их оказание потребовалось в ходе работы, и т.д.
Все возможные расходы, подлежащие компенсации, согласовываются с руководством. Также сторонами может оговариваться их максимальный размер. Чтобы получить законную компенсацию, расходы нужно обязательно подтверждать документально.
В данном случае работодатель возмещает работнику расходы по факту. То есть работнику выплачивается ровно столько, сколько он потратил в поездках.
Данный вариант чаще всего используют организации, где работники ездят в длительные служебные поездки по регионам и за границу. Работодатель компенсирует им стоимость билетов и аренду жилья.
Фиксированная компенсация за разъездной характер работы
Ответ на вопрос, вынесенный в подзаголовок, нужно искать в трудовом законодательстве. Ведь именно оно определяет, из каких сумм состоит доход работника, в каких случаях ему положены помимо зарплаты какие-то дополнительные суммы.
Поездкам работника в связи с выполняемыми им трудовыми обязанностями в Трудовом кодексе РФ посвящена целая гл. 24 (ст. ст. 166 — 169 ТК РФ).
Анализ норм ст. ст. 166 и 168.1 позволяет сделать вывод, что с точки зрения трудовых отношений нужно проводить четкое различие между командировкой сотрудника, то есть разовой поездкой по заданию работодателя в другую местность, и работой разъездного характера, то есть такой ситуацией, когда сама суть должностных обязанностей сотрудника заключается в поездках (как, например, у курьера или у различных специалистов, работающих «по вызову»). Более того, Трудовой кодекс по признаку поездок в рабочее время выделяет и еще одну категорию сотрудников — тех, чья работа проходит непосредственно в пути: это могут быть водители, экспедиторы, проводники и т.п.
Далее для каждой из этих трех категорий Трудовой кодекс вводит правила по денежным выплатам. Так, при командировках работнику положено оплатить проезд в обе стороны, проживание, а также выплатить суточные и компенсировать прочие расходы, понесенные в командировке и в связи с ней (ст. 168 ТК РФ). В точности такие же правила ст. 168.1 ТК РФ устанавливает и для работников, которые трудятся в пути или чья работа носит разъездной характер. Проще говоря, им также нужно возместить расходы на проезд, проживание вне места жительства и выплатить суточные и оплатить прочие расходы.
Таким образом, по своей сути выплаты, которые получают сотрудники, работающие в пути или постоянно находящиеся в разъездах, являются обычными компенсациями (ст. 164 ТК РФ). И поэтому с точки зрения трудового законодательства ничем не отличаются от командировочных расходов.
Перейдем к следующему вопросу — какими документами подтвердить законность «разъездных» выплат. Первый и самый важный документ, который требуется оформить для того, чтобы сотрудники могли законно получать выплаты, связанные с подвижным характером работы, является трудовой договор. В нем согласно ст. 57 Трудового кодекса обязательно нужно указывать на характер работы, если он отличается от обычного. Это значит, что в трудовых договорах сотрудников, которые работают в пути или работа которых связана с разъездами, нужно на этот факт прямо указать отдельной строкой (а лучше отдельным пунктом, чтобы инспектору было проще найти).
Организации нужно также позаботиться об утверждении соответствующими приказами руководителя положений о размере возмещения сотрудникам расходов, связанных с подвижным характером работы, и о порядке такого возмещения (ст. 168.1 ТК РФ). Но это еще не окончательный список. Та же ст. 168.1 требует, чтобы работодатель отдельным приказом или распоряжением утвердил перечень работ, профессий, должностей, которым полагаются данные компенсации. Заметим, что сотрудники контролирующих органов также указывают на необходимость выполнения данных требований ТК РФ (см., например, Письмо ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).
После того как все названные документы оформлены, соответствующие работники с ними ознакомлены, можно производить и сами выплаты. При этом расходы на проезд и проживание обычно возмещаются не просто так, а на основании документов, подтверждающих фактически понесенные расходы. Суточные же выплачиваются в том порядке и размерах, которые утвердила организация. В случае с подвижным характером работы суточные могут выплачиваться как за общее количество рабочих дней в месяце, так и за количество дней, реально проведенных сотрудником в разъездах, если такой учет возможен (например, в случае с водителями-дальнобойщиками, экспедиторами). Как видим, в отличие от командировочных расходов порядок документального обоснования выплат в данном случае упрощен. Так, не требуется составлять отдельный распорядительный документ (приказ) каждый раз, как сотрудник отправляется в путь, не требуется оформлять ему четкое задание, а сотруднику не нужно писать отчеты.
Коль мы затронули тему налогообложения «разъездных» выплат, нельзя не остановиться на вопросах начисления страховых взносов и НДФЛ. Тут в отличие от налога на прибыль и УСН все достаточно просто. Поскольку выплаты, производимые в порядке ст. 168.1 ТК РФ, являются компенсационными и напрямую связаны с выполнением работником своих трудовых обязанностей, страховые взносы на обязательное социальное страхование на них начислять не нужно (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, Письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.2010 N 406-19). При этом взносы не начисляются на всю сумму компенсации при условии, что она соответствует размерам, установленным во внутреннем нормативном акте организации (том самом приказе руководителя, о котором мы говорили в начале статьи, — п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ, Письмо ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П).
Схожим образом решается вопрос и с НДФЛ. Раз данные выплаты являются компенсационными, то от НДФЛ они освобождены на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. А поскольку лимитирование суточных в данном пункте введено только для командировочных расходов, «разъездные» суточные освобождаются от налога на доходы физических лиц в полном размере (Письмо Минфина России от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230).
И в заключение еще несколько слов о важности документального оформления «разъездных» выплат. Обратите внимание, что во всех документах организации речь должна идти именно о тех выплатах, которые предусмотрены ст. 168.1 ТК РФ, то есть о компенсации проезда, проживания, прочих расходов, связанных с поездкой, а также о суточных. Именно эти выплаты будут признаваться компенсационными и освобождаться от зарплатных налогов.
Если же в документах фигурируют еще и надбавки к заработной плате за разъездной характер работы, то они уже будут лишены льготного статуса, поскольку по своей сути являются уже не компенсацией, а частью заработной платы (ст. 129 ТК РФ). А заработная плата облагается страховыми взносами и НДФЛ на общих основаниях (Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19).
- Бухгалтерские
- Кадровые
- Юридические
- Статистические
- Экономические
- Должностные инструкции
- Основные средства
- Нематериальные активы
- Товарно-материальные ценности
- Затраты на производтво
- Денежные средства
- Расчеты с персоналом
- Расчеты с бюджетом
- Готовая продукция
- Финансовые результаты
- Капитал и резервы
- Учетная политика
- Учет и оплата труда
Компенсация за разъездной характер работы
В компаниях различных сфер деятельности есть штатные сотрудники, работа которых требует постоянных разъездов или выполняется в процессе передвижения.
Так как нет четкого определения понятия «разъездной» в Трудовом кодексе РФ, у предпринимателей возникает масса вопросов.
Чем отличается компенсация за разъездной характер работы от надбавки, и что нужно знать о нюансах налогообложения по этим возмещениям?
В Трудовом кодексе РФ определение работы, связанной с разъездами, встречается в нескольких статьях:
- Ст. 168.1 ТК РФ работодатель обязан возместить все расходы сотрудников (проезд, аренда помещения для жилья, прочие затраты), чья деятельность связана с разъездами, работой в экстремальных (полевых) условиях и участием в экспедициях.
- Ст. 57 ТК РФ обязывает включать в трудовой договор условия, определяющие разъездную работу.
- Ст. 166 ТК РФ указывает, что поездки работников, относящиеся к прямым рабочим обязанностям, не являются командировками.
Размер и формы оплаты сотруднику компенсаций и доплат за все расходы во время выполнения обязанностей в разъездах устанавливаются нормативными актами и обязательно прописываются в трудовом договоре.
В зависимости от установленных условий в нормативных актах предприятия и вида работ, возмещение сотруднику может иметь следующие формы:
- Компенсационные выплаты.
- Доплата, включенная в общий объем заработной платы.
Эти виды возмещений имеют существенные отличия и должны четко разграничиваться. Доплата, включенная в объем зарплаты сотрудника, выплачивается регулярно и имеет фиксированный размер. Такая надбавка начисляется сотруднику за работу, связанную с опасными условиями, загрязненной средой, иными нюансами.
Компенсация назначается работнику за фактические затраты, которые он понес в пути. Они подтверждаются первичными документами, квитанциями, чеками. Если подтверждающие документы отсутствуют и реальный объем расходов определить невозможно, компенсационные выплаты получают статус официальной надбавки и присоединяются к зарплате.
Законодательно установлено, что налогообложение компенсаций имеет определенные нюансы. Как и ранее, в 2017 году возмещаемые расходы освобождаются от взносов в социальные фонды и НДФЛ, но включаются в расчет по налогу на прибыль (ст. 217 НК РФ).
Процедура оформления Трудового Соглашения
Фактически организация обязуется компенсировать какие-либо взаимосвязанные с разъездным видом деятельности должностного лица расходы. Поэтому все нюансы прописываются в нормативном акте местного характера или трудовом/коллективном соглашении. Очень значимо правильность формы вышеперечисленных документов:
- Так, ТД обязан содержать условия о разъездном характере работы, а они в свою очередь прописываются во всех подробностях в руководстве для исполнителя. В Положении о разъездном характере работы приводится список направлений, который мы упомянули раннее, а также регламентируются порядок оформления поездок и возмещения, оформления бумаг и размер выплат. Это Положение санкционируется нанимателем и активизируется соответствующим его приказом.
- В должностных указаниях лиц из перечня Положения обязательно указывается, что они получают компенсацию именно за характер их всегдашней работы. Также должен быть составлен приказ, содержащий сроки поездки по должностным обязательствам, в соответствии с которым выдаются суточные. В свою очередь работник обязан предоставлять квитанции, билеты и прочее, что подтвердит совокупность растрат.
Компенсация за разъездной характер работы 2017 года и далее, как и во все предыдущие года, не подлежит налогообложению, поскольку попадает в категорию не подлежащих НДФЛ выплат.
Компенсация затрат на поездки по подтверждающим документам
Если наниматель и работник договорились о том, что расходы, возникшие в поездке по работе, будут возмещены после предъявления подтверждающих документов, значит затраты будут компенсироваться по факту. Служащий по возвращении из поездки получит ровно столько денег, сколько ему пришлось потратить. Обычно такая схема работает на предприятиях, в которых сотрудники вынуждены ездить в продолжительные служебные поездки за рубеж или в другие регионы страны. Как правило, возмещается стоимость проездных билетов и проживания в отеле или съемной квартире.
Работник должен знать о том, что сумма компенсации должна быть выплачена ему в полном объеме, НДФЛ удерживаться не будет, также как и страховые взносы. Вся сумма, о которой написано в локальном документе, коллективном договоре или в контракте, будет выдана на руки. Даже если наниматель ссылается на то, что компенсация является значимой суммой и составляет приличную часть зарплаты, и что проверяющие органы могут его оштрафовать, нужно требовать всю сумму, поскольку:
- возмещение расходов не является частью зарплаты, а значит не должно облагаться взносами;
- компенсация выдается для покрытия дополнительный затрат сотрудника, которые были необходимы для исполнения трудовых обязанностей;
- возмещение расходов происходит с позволения нанимателя.
Что касается выплаты суточных, закон не обязывает работодателя следовать какой-то определенной схеме выплат — суточные могут быть выплачены в фиксированной сумме, в процентах от зарплаты пропорционально дальности поездки и т.д. Перечень документов, которые подтвердили бы понесенные расходы, также определяет наниматель и закрепляет список в локальном акте. Это могут быть:
- путевой лист, маршрутный лист, чек, квитанция (при поездке на личном автомобиле или служебной машине);
- проездной билет на общественном транспорте (при совершении поездки на метро, маршрутном такси, автобусе, электричке, троллейбусе и т.д.);
- кассовый чек, бланк строгой отчетности (при проживании в отеле);
- журналы, служебные записки и иные формы, которые служат для документального контроля за передвижением сотрудника.
Если речь идет о торговых представителях, курьерах, экспедиторах, которые каждый день находятся в разъездах, заводится журнал учета поездок по работе. Если же поездки случаются редко, можно сохранять служебные записки. Форма обоих документов законом не установлена, поэтому начальство может разработать их самостоятельно.